煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用措施

文/陳愛瑾

為了加快檔案信息化建設(shè)，建立強(qiáng)大的檔案資源體系、利用體系和安全管理體系，同煤集團(tuán)投入專項(xiàng)資金用于檔案現(xiàn)代化建設(shè)和信息化建設(shè)，在生產(chǎn)、科學(xué)、技術(shù)、文化、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史資料，為企業(yè)發(fā)展提供基礎(chǔ)信息服務(wù)。

一、檔案原始材料的技術(shù)保護(hù)措施

1.應(yīng)用縮微技術(shù)做好檔案原件的保護(hù)工作

同煤集團(tuán)檔案館在20年的實(shí)踐中，完善并規(guī)范了縮微技術(shù)，通過編號(hào)、整理、拍攝、沖洗、檢測，將館藏文書檔案 （1949～2012年）全部進(jìn)行了縮微拍攝，完成了200多萬畫幅的縮微膠片母片，需要時(shí)再制作拷貝片。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行目錄錄入，將相關(guān)信息輸入計(jì)算機(jī)上找到相應(yīng)的目錄，再到縮微庫里將縮微膠片提出來，在閱讀器上還原放大，并可將原件復(fù)印，時(shí)間短，速度快，不需到庫房提出原件翻閱，很好地保護(hù)了檔案原件。另外，應(yīng)用縮微技術(shù)，經(jīng)過二次、三次加工，編寫檔案專題，豐富館藏結(jié)構(gòu)，為檔案現(xiàn)代化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

2.推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化技術(shù)

檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容，一是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，二是載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化。

檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立。傳統(tǒng)的檔案借閱是利用手工檢索工具查到檔案目錄，再去庫房提卷，不但時(shí)間長，而且效率低。如今應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索，輸入需要的信息，即可在計(jì)算機(jī)上調(diào)出用戶所需的資料目錄。

同煤集團(tuán)編寫了《檔案信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)》用于全公司的檔案信息管理，2005年，又開發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版“檔案管理系統(tǒng)”軟件，在全集團(tuán)100多家二級(jí)單位聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，檔案館也將1949～2016年的全部各門類檔案目錄都錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，并將掃描后的檔案原文掛接到檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的發(fā)文登記、收集、整理、鑒定、編研、借閱、保管、提供利用、打印等九個(gè)模塊由產(chǎn)生到終結(jié)的管理。系統(tǒng)管理員可查看所有用戶的檔案，便于指導(dǎo)和監(jiān)督各用戶使用計(jì)算機(jī)的情況。只要給用戶授予權(quán)限，用戶在自己的辦公室就可以查閱檔案。2017年全面改版的由CS架構(gòu)變成BS架構(gòu)的“檔案管理平臺(tái)”已經(jīng)完成，連接局里的OA辦公系統(tǒng)，及時(shí)收集上傳電子文件，實(shí)現(xiàn)了檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，發(fā)布網(wǎng)絡(luò)信息，提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

載體檔案數(shù)字化技術(shù)（全文數(shù)據(jù)的建立）。同煤集團(tuán)檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)，一種是利用掃描儀直接將文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)；一種是利用縮微膠片掃描儀，將膠片上的內(nèi)容數(shù)字化，然后送入計(jì)算機(jī)處理，以此實(shí)現(xiàn)檔案文件原文數(shù)字化。第三種形式是直接產(chǎn)生的電子文件，和OA辦公系統(tǒng)上產(chǎn)生的有電子簽章的電子文件及時(shí)收集，連同簽發(fā)紙一塊進(jìn)行歸檔。還有項(xiàng)目檔案中形成的電子圖紙文件、隱蔽工程的聲像、數(shù)碼照片也及時(shí)收集歸檔。

二、建立檔案信息傳輸平臺(tái)，在公眾網(wǎng)上開通檔案網(wǎng)站

單位檔案數(shù)字化完成后，下一步就是建立自己的檔案網(wǎng)站。同煤集團(tuán)利用升級(jí)后的B/S架構(gòu)的《檔案管理平臺(tái)》系統(tǒng)，將有用的檔案信息發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上，開放檔案信息資源，讓利用者根據(jù)自己的需要選擇信息，通過因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

信息的發(fā)布必然要求檔案管理者鑒定哪些是不需要保密可以上傳的，哪些是絕密不可以上傳的，對(duì)此，須建立利用審批機(jī)制，確保檔案信息安全。未經(jīng)開放審核、審批的檔案，一律不得對(duì)外開放，嚴(yán)防有損國家安全和國家利益以及公民權(quán)益的不宜公開檔案被公開利用。凡擬在網(wǎng)上公開的已開放檔案、公司公開信息及其他信息，同樣要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審核、審批，確保檔案信息安全。

三、加強(qiáng)檔案信息化網(wǎng)站集群系統(tǒng)工程建設(shè)

長期以來，各檔案館檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的軟件，十分散亂，不僅省與省之間有差別，即使同一個(gè)省的不同企業(yè)也存在著不小差別。為此，要打造一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一軟件、統(tǒng)一路徑。這樣檔案數(shù)字化就更加便捷，更利于檔案的管理和利用，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。檔案網(wǎng)站集群系統(tǒng)，也就是整合各級(jí)各類檔案館區(qū)域內(nèi)檔案網(wǎng)站信息資源，統(tǒng)一檔案的功能模塊、版面形式、信息溝通渠道和安全管理模式，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)同一類型檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。檔案信息化網(wǎng)站集群系統(tǒng)工程的開展，必將促進(jìn)各級(jí)各類檔案館從封閉狀態(tài)逐步走向開放，這樣檔案館可在自己建立的檔案網(wǎng)站上舉辦展覽，開放檔案目錄，開放政府部門已開放的現(xiàn)行文件，建立館藏檔案信息專題數(shù)據(jù)庫，開通開放館藏檔案的全文檢索和閱覽服務(wù)，接受社會(huì)群眾網(wǎng)上提交的查檔預(yù)約單等服務(wù)。

檔案館檔案網(wǎng)絡(luò)集群系統(tǒng)工程建立后，一旦并入互聯(lián)網(wǎng)，它就成為網(wǎng)絡(luò)中的一種管理系統(tǒng)，檔案用戶之間、檔案館與檔案網(wǎng)絡(luò)之間、檔案館與檔案利用者之間的地理距離將因網(wǎng)絡(luò)的連接而消失，彼此間的交流與合作將在檔案工作的管理中普及。廣大檔案用戶在辦公室或家庭的計(jì)算機(jī)終端前，都可以對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問并查閱自己所需的檔案信息，從而為檔案的利用拓展了空間。這樣，館際交流、互通有無、豐富館藏結(jié)構(gòu)將成為現(xiàn)實(shí)。

四、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化推動(dòng)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，只有基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能促進(jìn)檔案數(shù)字化規(guī)范化。檔案收集時(shí)，要嚴(yán)格按照依據(jù)國家檔案局第10號(hào)令編制的《大同煤礦集團(tuán)有限責(zé)任公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》，檔案整理時(shí)，要按照《大同煤礦集團(tuán)有限責(zé)任公司檔案分類辦法》，以保證歸檔文件門類齊全，載體形式多樣。

檔案數(shù)字化之前，必須對(duì)“浩瀚”的檔案庫房資源有所選擇和鑒定。對(duì)那些使用頻率大、保存價(jià)值高的檔案率先進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，提供數(shù)字產(chǎn)品在網(wǎng)絡(luò)以供使用；對(duì)使用頻率小，需永久保存的縮微膠片，提供縮微品以供使用。爭取做到有所取舍，重點(diǎn)突出，減少不必要的人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

同時(shí)，要加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)要求檔案工作者不僅具有牢固的檔案專業(yè)知識(shí)，具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，還要求掌握計(jì)算機(jī)通信、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)以及其他專業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)縱向知識(shí)。特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝，檔案人員要有埋頭苦干、樂于奉獻(xiàn)、銳意進(jìn)取的精神，要接受專業(yè)培訓(xùn)，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精，作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)，懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理的一專多能的人才。

綜上所述，檔案館以數(shù)字化方式生存是新時(shí)期所賦予我們的使命，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館，建立檔案信息化網(wǎng)站集群是我們期待已久的一項(xiàng)系統(tǒng)工程。