房產(chǎn)檔案服務(wù)社會查詢利用應(yīng)把握的幾個(gè)環(huán)節(jié)

張雪梅

房產(chǎn)檔案的終極利用價(jià)值是向社會各屆提供服務(wù)，房產(chǎn)檔案查詢中心（以下簡稱“中心”）就是檔案館（室）對外服務(wù)的窗口和紐帶。連云港市市區(qū)常住人口110萬，每年到房產(chǎn)檔案查詢中心尋求查詢服務(wù)的達(dá)到4萬余人次，且查詢數(shù)量及次數(shù)每年呈明顯上升趨勢，客觀反映出房產(chǎn)信息資源的社會價(jià)值性越來越顯現(xiàn)，也折射出經(jīng)濟(jì)社會活動對房產(chǎn)檔案信息的需求與日俱增。隨著工作量的加大，在接待查詢的過程中我們遇到了許多問題，在“讓信息多跑路，讓群眾少跑腿”的今天，既要保證依法依規(guī)開展查詢業(yè)務(wù)，又要在便民利民上下功夫。為此，我們采取了一系列應(yīng)對措施，真正做到高效、便捷、公信、嚴(yán)謹(jǐn)。

一、房產(chǎn)檔案的信息涵蓋及其價(jià)值利用延伸

（一）房產(chǎn)檔案一般涵蓋豐富、真實(shí)而客觀的信息內(nèi)容

一是，申請表、房屋權(quán)利設(shè)立、變更 、轉(zhuǎn)讓、消滅或限制的具體依據(jù)以及申請人提交的其他資料，如申請人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法定代理人的身份證明、授權(quán)委托書等材料。

二是，登記機(jī)構(gòu)進(jìn)行房屋登記、調(diào)查、權(quán)利的設(shè)立、變更 、轉(zhuǎn)讓等工作中直接形成的文字、圖表、聲像等不同形式的資料，如各類合同、房屋登記審核表、分戶平面圖、勘測調(diào)查表、房屋墻界表等。

三是，在房屋登記過程中形成的其他各種信息和文件資料，如有關(guān)房產(chǎn)權(quán)利歸屬的判決書、裁決書、仲裁文書及公證文書、房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件以及其他契證、賬、表、卡、冊等資料。

登記資料內(nèi)容多，類別復(fù)雜，資料從收集、整理、審核到歸檔是一個(gè)系統(tǒng)完整的過程。同時(shí)，紙質(zhì)檔案和電子檔案實(shí)現(xiàn)同步進(jìn)行，從技術(shù)層面上極大地方便了查詢利用。

（二）房產(chǎn)檔案信息利用空間巨大

1.民間個(gè)人房產(chǎn)檔案查詢量激增

根據(jù)國家調(diào)控房地產(chǎn)的要求，購房者在繳納稅收、辦理房產(chǎn)抵押的過程中，均需開具住房情況查詢證明，我中心年均出具首套房、二套房證明3萬余份，為國家宏觀政策的落實(shí)、當(dāng)事人享受優(yōu)惠政策提供了依據(jù)。同時(shí)，隨著二手房交易日益增多，房產(chǎn)檔案信息對交易雙方都可提供相應(yīng)的服務(wù)。對賣方而言，可以證明房屋所有權(quán)歸屬、房屋坐落、面積、來源等；對買方而言，可以查詢意向購買的二手房是否有“官司在房”、有無抵押、有無被查封凍結(jié)等情況，可以買到“放心房”。再如，離婚財(cái)產(chǎn)分割時(shí)，夫妻雙方若有隱匿房產(chǎn)等亦可依規(guī)進(jìn)行查詢，為保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益奠定基礎(chǔ)。

2.公安、檢察、法院、紀(jì)檢監(jiān)察部門等國家行政司法機(jī)關(guān)查詢需求量大

房產(chǎn)檔案具有歷史原始記錄和法律依據(jù)的重要特征，公安機(jī)關(guān)在辦理信貸詐騙、合同詐騙等刑事案件過程中，必然依法開展偵查活動，涉及到房產(chǎn)認(rèn)證、查封、凍結(jié)等。隨著詐騙手段花樣翻新，各類刑事案件不斷高發(fā)，受害人的權(quán)益受損嚴(yán)重，房產(chǎn)信息的提供對公安機(jī)關(guān)偵查辦案、保護(hù)合法、打擊犯罪起到不可或缺的作用。紀(jì)檢、檢察機(jī)關(guān)在辦理涉及干部貪污受賄、非法占有房產(chǎn)等方面的案件時(shí)，一定程度上也依賴于房產(chǎn)檔案信息所反映的真實(shí)情況。法院目前在房產(chǎn)檔案查詢業(yè)務(wù)中所占的比例最大，大量的經(jīng)濟(jì)糾紛或其他與房產(chǎn)有關(guān)的民事案件，都需要依法調(diào)取相關(guān)當(dāng)事人的房產(chǎn)信息，取得合法有效的證據(jù)，以便及時(shí)查封保全或依法拍賣。

3.城市建設(shè)和企業(yè)投資也有大量的房產(chǎn)檔案查詢服務(wù)需求

目前，城市在進(jìn)行舊城改造、道路拓寬、改善市民居住環(huán)境的過程中，需要提前查詢拆遷范圍內(nèi)的房產(chǎn)信息，以便摸清房產(chǎn)底數(shù)，進(jìn)行方案設(shè)計(jì)，辦理拆遷凍結(jié)手續(xù)等。另外，許多開發(fā)公司整體樓盤項(xiàng)目大量資料的原件都保存在檔案查詢中心，隨著各種經(jīng)濟(jì)活動的頻繁發(fā)生，有的開發(fā)公司因經(jīng)營不善、資金斷鏈等形成爛尾樓，有的開發(fā)商甚至潛逃跑路。若新的開發(fā)公司依據(jù)相關(guān)合同接手“二手項(xiàng)目”，必須查詢當(dāng)初一手開發(fā)公司形成的各種原始資料和法定依據(jù)，以便繼續(xù)經(jīng)營，這些資料信息都彌足珍貴，使得經(jīng)濟(jì)活動得以正常進(jìn)行。

二、房產(chǎn)檔案信息查詢必須依法依規(guī)進(jìn)行

（一）房產(chǎn)檔案有其保密性，必須在規(guī)定范圍內(nèi)查詢利用，查閱、抄錄和復(fù)制房產(chǎn)檔案信息應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)并登記備案

房產(chǎn)檔案信息公開查詢是大勢所趨，也會對社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)步起到很大促進(jìn)作用，但在社會信用體系不完善的今天尚不具備條件，前來尋求查詢幫助的各屆人士目的不一，有的存有一定企圖，法律風(fēng)險(xiǎn)仍然存在。對當(dāng)事人的合法權(quán)益尤其是隱私權(quán)的保護(hù)必須高度重視。

（二）在檔案利用實(shí)踐中，通常查詢程序?yàn)椋翰樵內(nèi)颂峁┥矸葑C明及證件-填寫查詢申請表-資格審核認(rèn)定-提供查詢服務(wù)

在第一環(huán)節(jié)中，查詢申請人或代理人需出具身份證明或其他相關(guān)證明，如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)等應(yīng)當(dāng)提供本單位出具的介紹信以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)的工作人員的工作證件；房屋繼承人應(yīng)當(dāng)提交身份證明、繼承公證書；抵押權(quán)人應(yīng)當(dāng)提供身份證明、房屋他項(xiàng)權(quán)證等。

接下來，填寫房屋權(quán)屬登記信息查詢申請表，需如實(shí)填寫申請人或代理人姓名、聯(lián)系電話、證件類型、證件號碼等，明確房屋坐落或權(quán)屬證書編號，以及需要查詢的事項(xiàng)。申請人承諾按所填查詢目的查詢登記內(nèi)容并合法使用，產(chǎn)生的法律責(zé)任由申請人承擔(dān)。

第三個(gè)環(huán)節(jié)為審核程序，負(fù)責(zé)對外查詢檔案的工作人員要對查詢?nèi)藛T主體資格以及查詢房屋是否存在或是否辦理權(quán)屬登記等情況進(jìn)行初步核實(shí)。

最后，對符合查詢條件且查詢標(biāo)的存在的，打印房屋登記簿或原始登記材料，復(fù)印、摘抄或打印相關(guān)內(nèi)容。

特別注意的是，查詢原始登記憑證的，我們采取專人負(fù)責(zé)查詢的辦法，查詢?nèi)瞬荒苤苯咏佑|原始登記憑證，以確保原始憑證不被損壞或被惡意篡改。查詢機(jī)構(gòu)及其工作人員應(yīng)當(dāng)對房屋登記信息的內(nèi)容保密，不得擅自擴(kuò)大登記信息的查詢范圍，不得私自外傳。

三、推進(jìn)房產(chǎn)檔案查詢服務(wù)的便捷、高效

（一）加大硬件投入

為更好地提高檔案查詢的質(zhì)量和效率，我中心加大檔案現(xiàn)代化建設(shè)，近幾年陸續(xù)投入230余萬元用于檔案基礎(chǔ)建設(shè)。2010年，開發(fā)連云港市房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，對2006版掃描系統(tǒng)進(jìn)行升級和改進(jìn)，極大地提高了掃描速度和質(zhì)量；2011年，啟動房產(chǎn)GIS項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了空間數(shù)據(jù)集成，房屋申請、受理、審核、登簿、發(fā)證、歸檔等工作均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上傳遞；2012年，房產(chǎn)檔案數(shù)字化異地備份工作正式完成，確保數(shù)據(jù)在遭遇災(zāi)難狀況下能夠快速恢復(fù)；2012年，全面建立房屋電子登記簿并在檔案查詢中予以應(yīng)用，登記簿完整地記載了房屋自然狀況、權(quán)利狀況等內(nèi)容，可即時(shí)打印，極大地方便了當(dāng)事人的利用；2014年，重新購置一臺高效能電子檔案中間存儲服務(wù)器，對主服務(wù)器上的所有電子檔案進(jìn)行雙重備份。目前，檔案室共有計(jì)算機(jī)16臺，打印機(jī)14臺，高速掃描儀9臺，光盤刻錄機(jī)1臺，達(dá)到了檔案收集、整理、掃描、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱利用的數(shù)字化管理。

（二）建立“以檔案查詢利用者為中心”的服務(wù)理念

我中心認(rèn)真研究社會各屆查詢?nèi)藛T的現(xiàn)實(shí)和潛在的利用需求，圍繞這個(gè)核心開展檔案收集、整理、保管、編研等基礎(chǔ)工作，建立了利用者滿意度評定制度、利用者投訴制度等，完善了檔案答復(fù)率、檔案查全率、檔案查準(zhǔn)率、檔案服務(wù)滿意率等技術(shù)指標(biāo)。年均接待利用者4萬余人次，復(fù)制近10萬頁，出具各類房產(chǎn)證明5萬余份。

（三）實(shí)行政務(wù)公開，網(wǎng)上信息公開，提供查詢前咨詢服務(wù)

我中心從2013年以來，改革探索查詢應(yīng)用實(shí)踐，在連云港市房產(chǎn)網(wǎng)上公布房產(chǎn)檔案查詢中心辦公地點(diǎn)、接待時(shí)間、接待人員電話等，實(shí)行預(yù)約服務(wù)，許多群眾先期通過網(wǎng)上留言或電話咨詢，了解到查詢房產(chǎn)檔案應(yīng)符合的條件以及需要攜帶的手續(xù)或證件，有的通過咨詢得知不具備查詢資格或不允許查詢，避免了群眾為一件事跑多趟腿。

房產(chǎn)檔案信息不只是簡單的開發(fā)利用，必須深入了解利用者、查詢?nèi)说男畔⑿枨蠛屠锰攸c(diǎn)，以按章依規(guī)查詢、保護(hù)隱私權(quán)為底線，以方便群眾、高效公信為拓展空間，最大限度為社會各屆提供優(yōu)質(zhì)房產(chǎn)檔案查詢服務(wù)，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息應(yīng)有的社會價(jià)值。在未來可能實(shí)現(xiàn)的全國房產(chǎn)信息聯(lián)網(wǎng)查詢中，先期探索出安全高效的路徑。