館藏書畫檔案管理淺談

李霞

在檔案館工作多年，整理庫房時候發現多年前收錄的一批書畫檔案，已登記在冊，有收錄記錄。細想之，取出重新整理、重新入庫，使這部分書畫檔案與現有的館藏檔案更加融合，借用此次整理我校館藏書畫檔案的整理過程，對高校書畫檔案管理進行淺談。

追溯這批書畫檔案，主要來源學校組織的周年校慶系列活動，承辦的各種高層次的會議、學術活動等等。高校是教育的搖籃，優秀文化重地，在傳統文化熏陶下，社會上的文化名人、學校校友在高層次的交流活動、學術活動中，會產生不少書畫墨寶，這部分墨寶構成了我校收藏的書畫檔案的主體，隨著時間的推移，不斷的積累，書畫檔案越積越多，科學的規范的管理是勢在必行的。下面我將從兩個部分闡述我個人的觀點：

一、實物檔案的整理與收藏入庫

1、如何分類

書畫檔案，又稱為書畫收藏檔案的，在《高等學校檔案實體分類法》中雖然沒有注明書畫檔案的分類，在我校《文件材料歸檔范圍》中已提及書畫檔案應歸于實物檔案中，編碼為sw11。書畫檔案應歸于實物檔案中，收錄、整理、入庫、保存與普通實物檔案基本相似。

2、前期準備

書畫檔案入庫前，需要前期準備，本館內館藏書畫檔案不足百卷，均已時裝表完整的卷軸書畫作品。首先要清理，清理即將整理歸檔的書畫檔案，逐件清理上面的灰塵、蟲網蟲卵，用絨棉布清理正反面的黑霉點，再將全部書畫卷軸打開、平鋪，認真檢查書畫檔案有無破損，是否完整，做好標注。所做的標注不能直接做在書畫卷軸上，是要保證書畫的檔案的清潔與完整的，可以做成小標簽，用短線懸掛在卷軸上，固定。第二步進行合理的分類、排序，分類是否合理、科學直接影響到書畫檔案以后的利用情況，或者方便簡潔的發揮書畫檔案的作用。根據我館館藏書畫檔案現有情況分為書法、繪畫兩大部分，一般檔案排序原則上是按級別、按重要性等進行排序，書畫檔案的排序也應如此，書法檔案中先按作者作品集中擺放，再按照產生此書畫檔案的活動的重要性排序，同等條件下按照產生的時間排序，書法檔案排序之后，繪畫檔案再按照如此排序，有名人書法、大家書法的作品也應該按照重要性排在前列。

3、登記造冊

整理后按照拍好的順序登記造冊。這里的所說的登記造冊并不是檔案卷宗入檔案館時的“登記造冊”，本部分書畫檔案是從庫房中取出重新整理的，此步驟只是為了更方便的整理書畫檔案，也可以說是這部分書畫檔案查詢目錄的雛形，所以說，這步驟雖然簡單，卻是必不可少的。

4、檔案翻拍

以卷軸形式存在書畫檔案是以宣紙為主要材料的，比較脆弱，隨著時間流逝都會老化、褪變、最終損毀，加上經常性的利用使用，對檔案本身會造成不可逆的損傷，為減少對書畫檔案的損傷應該對書畫檔案進行無損傷翻拍，由于書畫檔案的實際情況，不適合掃描儀進行掃描復制，書畫檔案的翻拍應選用高分辨率的專業相機、在柔光的環境下進行。

第一步，翻拍工作要在光線充足的地方進行，最大限度的保證書畫檔案圖片的清晰度；有條件的話可以選用專業攝影棚開展此項；第二步，圖片的后期處理也要慎重。我館將翻拍圖片做成兩種尺寸，尺寸大的，是為了方便日后利用，減少或避免翻看、調卷對書畫檔案的損傷。翻拍圖片最大限度的保持書畫檔案的原有面貌，有技術條件的，可以轉化為二維碼，方便利用下載；制作尺寸小的翻拍圖片目的比較單純，主要用于書畫檔案目錄的查詢及檔案數字化數據庫的使用。目錄查詢是對外開放的，所以應該保證書畫作品的安全性，不必太清晰，能看清即可，也可以添加水印。制作完成圖片，用年度、檔號命名保存擬用，注意大小尺寸分別保存，并將此圖片的命名標注在初始目錄上。

5、包裝入庫

書畫檔案翻拍之后的工作就是將館藏書畫檔案包裝收藏入庫。首先選擇軟質無色紙作襯里，字畫面朝內，有軸心在內卷起，扎牢固定，注意不要弄掉先前懸掛好的小標簽。卷扎好的書畫檔案，不能和別的堅硬物品、有棱角的檔案一起堆放，更不可以將重物品壓在書畫檔案之上。困扎好的書畫檔案好獨立放置在定制的、不易變形的包裝盒內，平放在書畫檔案櫥內，不能豎放。在盒子表面統一位置貼好標簽、填寫好檔號，標簽上需要注明檔號等信息內容；貼上翻拍此件檔案的圖片；同時將此件的二維碼貼于旁邊，方面此件的下載利用。標簽、縮略圖片、二維碼高度都不應高于包裝盒側面（對外展示面）的高度。在書畫檔案存放櫥擺放時，標簽面應統一朝外，既美觀又方便查找。

二、實物檔案的數字化管理

6、錄入檔案管理系統

我校檔案的數字化管理基于我校檔案管理系統，在檔案管理系統中建立書畫檔案類別（是實物檔案子目錄），命名SW11（此命名只是為了管理方便，并不是基于檔案實體分類方案），普通檔案在檔案管理系統中是按照產生時間，分別錄入歸檔的，但是，此次整理館藏書畫檔案，并不是在同一時間段產生的，且時間跨度較大，如果按照產生時間錄入系統，并不方便管理，所以，此次整理是按照整理年度統一錄入檔案管理系統的。

按照正常步驟，對照“登記造冊”的初始目錄，完成檔案系統的目錄，并上傳掛接圖片，實現書畫檔案在線檢索查閱。翻拍、圖片制作都是此步驟的前期工作，前篇已經詳細敘述，在此不再贅述。

書畫檔案錄入完畢后，打印查詢目錄，個人建議書畫檔案的查詢目錄與一般檔案的查詢目錄稍作修改，添加書畫檔案的縮略圖片，以便提高書畫檔案后期利用與查找。如果需要使用原始圖片，在按照檔號調取。

7、書畫檔案數字信息安全

館藏書畫檔案納入檔案數字管理系統后，數字信息的安全也是相當重要的。對于所形成的書畫檔案數字信息（包含原始圖片、修改圖片及二維碼）一定要保持其完整性，按照規定不僅僅存放于我館的檔案數字管理系統中，還要分別存放在獨立的儲存介質中，給予書畫檔案數字信息最大程度的安全保障。

高校是教育的搖籃，優秀文化重地，在傳統文化熏陶下，館藏書畫檔案不僅僅是墨寶，更是我校的瑰寶，隨著時間的推移，不斷的積累，越積越多，科學的規范的管理是勢在必行的。對書畫檔案整理的淺談是以本次館藏書畫檔案的重整為契機的，只是本人在整理過程中的一點心得。

參考文獻：

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