新醫改環境下的醫院檔案規范化管理

岳鳳娥

（濰坊市婦幼保健院病案室，山東 濰坊 261041）

新醫改環境下的醫院檔案規范化管理

岳鳳娥

（濰坊市婦幼保健院病案室，山東 濰坊 261041）

隨著新醫改進程的不斷深入和推進，促進了我國醫院醫療水平和管理水平的不斷提高，特別是檔案管理工作，在新醫改背景下提出了新要求，使我國的醫院也逐步認識到了醫院檔案管理工作的重要性，不斷采取有效措施促進檔案管理工作規范化進程。但是，目前我國多數醫院在檔案管理方面仍存下許多不足，如管理理念落后、重視程度不夠、缺乏專業人才等，影響醫院檔案管理質量。本文則對新醫改環境下的醫院檔案規范化管理探討。

新醫改；醫院檔案；規范化管理

醫院檔案內容主要包括醫護人員的人事檔案和患者的病歷檔案、科技檔案以及各種文書檔案，是醫院管理工作中的重要組成部分，對于醫院來講，檔案管理是一項非常重要的工作[1]。如何充分的利用好醫院檔案，使其發揮最大的價值，需要我們不斷去努力。

1 新醫改環境下的醫院檔案管理現狀

1.1 檔案管理意識淡薄：當前的醫院對醫療設備、先進的醫療技術等方面過于重視，希望通過先進的設備和技術來逐步提高醫療水平，而忽視了檔案管理的重要性，使得檔案管理人員的管理意識也開始淡薄，不能及時完成檔案的收集整理以及裝檔工作。工作責任意識是保證檔案完整性的關鍵，如果缺乏責任意識，就容易導致檔案的不完整，甚至會丟失重要的文件、資料，造成無法預估的損失。檔案管理意識和責任意識是醫院檔案管理規范化的重要因素[2]。

1.2 管理制度上的缺失：大部分醫院根據自身的工作特點和實際情況，制定檔案管理制度，但是，制度的這些檔案管理制度大多都會存在內容不全面、職責劃分不明確、隨意性大等缺點，需要不斷進行完善和優化。如：有一些醫院在檔案管理制度上規定了管理人員的工作職責，但是卻缺乏相應的考核、獎懲制度去約束他們的行為，檔案不完整和丟失落實不到具體人員，造成了檔案管理中的嚴重混亂。更讓人擔憂的是，醫院檔案管理制度上的缺失對檔案管理工作帶來的嚴重后果，并沒有得到醫院領導的重視，也未采取措施去解決，這就與新醫改對檔案管理的要求存在很大的差距[3]。

1.3 傳統分散式檔案管理模式根深蒂固：目前，我國的大部分醫院的檔案管理工作讓受到傳統檔案管理模式的影響特別深，采用分散式的管理方式，人事檔案由人事部門管理，患者病例檔案則由病案室管理，各個設備產生的資料分別有負責不同設備的科室單獨管理。這種分散式的管理，就導致檔案管理缺乏統一的管理規則，不僅浪費了大量的人力進行管理，還不能形成規范化的管理，致使檔案管理丟失和損壞現象更為嚴重。

1.4 檔案管理人員的專業素質低：目前，大部分醫院對醫療人員的專業素質和技能水平重視程度比較高，而忽視了檔案管理人員的專業技能。所以，檔案管理人員幾乎沒有培訓與繼續教育的機會，再加上檔案管理人員思想松散，產出懶惰心理，不注意對自身專業水平的提高，因此，他們的專業素質和技能水平長期停滯不前。另外，大多數的醫院檔案管理人員都是非專業化的管理人才，基本上都是從其他科室的崗位上調過來的，根本沒有接受過專業的學習，對檔案管理的知識一點都不了解，這就導致了檔案管理人員的整體素質不高，其檔案管理工作質量可想而知。

2 新醫改環境下的醫院檔案規范化管理

2.1 增強檔案管理意識：為了進一步推進檔案管理的規范化，就要引起醫院全體人員尤其是領導對檔案管理工作的重視，逐步讓他們認識到檔案管理對醫院運行和發展的重要性，不斷加大對檔案管理投入，并把檔案管理同醫療工作放到同等重要的位置。通過各種宣傳方法，逐漸增強檔案管理在醫院管理中的重要性，提高醫院領導和各醫療工作人員對檔案管理工作的重視度。檔案管理人員也要不斷提高工作效率，充分發揮檔案在整個醫院運行中的重要作用，改變醫院領導對檔案管理的觀念。另外，還要加強對檔案文件、資料價值宣傳，讓醫院各個部門的人員能夠對檔案管理有新的認識，在以后的工作中，能積極配合檔案管理人員的工作[4]。

2.2 不斷完善檔案管理制度：傳統的檔案管理模式和制度已經不能適用于新醫改背景下檔案管理工作，醫院應不斷進行制度創新，積極引入先進的管理模式，從而制定出能達到新醫改對檔案管理的要求和適合醫院工作特點的檔案管理制度，對檔案管理工作進行制度上的規范。這樣就能有效提高檔案管理工作效率，明確檔案管理人員的職責范圍，在以后的工作中能將責任具體到相關人員。為了能使檔案管理制度得到貫徹執行，還應該實施考核制度和獎懲制度。另外，檔案管理必須進行統一管理，改變傳統管理模式中的分散化管理，不同的檔案要全部由檔案管理部門進行統一整理、歸檔，使檔案管理工作逐步實現規范化管理。

2.3 引入先進的檔案管理技術：醫院檔案管理技術和先進管理設備是實現檔案管理規劃化的關鍵。隨著信息技術和計算機的不斷發展，利用計算機技術對檔案進行信息化管理，不僅是適應了信息化社會的發展要求，更是新醫改對醫院檔案管理工作的新要求。通過計算機技術實現檔案無紙化管理，不僅節省了大量的存儲空間，還降低了檔案管理丟失和損壞的風險。利用計算機技術建立一套完善的檔案管理系統，進一步開發檔案信息資源，滿足醫療、科研等方面的需要，不斷實現檔案信息共享，充分發揮檔案管理工作在醫院發展中的作用，從而提高醫院的醫療服務質量和科研水平，使醫院獲得更大的經濟效益和社會效益[5-6]。

要想更好地促進醫院檔案管理工作的現代化，先進技術，以及設施設備的引入，資金成本的大量投入是必由之路。首先，計算機管理軟件必須要擁有，用于科研活動，文書的建立等等各項工作，各項業務的檔案也要及時建立機讀檢索目錄，通過原來文本的掃描，將其存入到計算機里面，在想用的時候查找起來會十分方便，這種檢索系統不僅查找速度快效率高，能夠節省很多物力，人力，同時相對于人工檢索，計算機檢索能夠有效保證檢索的準確率；再者，對于檔案管理，也要配置相應的保護措施，這對于檔案使用時間的加長，以及檔案資源內容完整性的保護都具有重要意義[7-8]。

2.4 全面提高醫院檔案管理人員的綜合素質：在新醫改背景下，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求，因此，為了適應檔案管理工作的高要求，檔案管理人員的專業素質和專業技能也需要不斷提高。檔案管理人員需要具備更加豐富的知識，不斷掌握更多先進的管理技術，如果僅依靠引入專業化的人才還是不夠的，醫院應增強對檔案管理人員培訓的重視程度，定期為檔案管理人員提供培訓的機會，讓他們的管理水平、專業素養得到不斷提高，同時也要對檔案管理人員的責任意識進行教育，逐步增強他們的責任感。此外，醫院還應該設置有關檔案管理人員的考核制度，定期對檔案管理人員進行嚴格的考核和評價，根據考核結果，有獎有懲，不斷提升檔案管理人員的工作積極性。

針對新醫改環境下醫院檔案管理中的問題，我們應該在改變管理模式、提高重視度、引進先進管理技術、加強專業化人才培養等方面采取有效措施，不斷提高檔案管理的規范化水平，充分發揮檔案管理工作在醫院發展中的作用，使醫院檔案管理工作能在新醫改環境下不斷得到提高和發展，從而為提高醫院的醫療服務質量和服務水平做出一定的貢獻，使醫院能獲得更大的經濟效益和社會效益。

[1] 于洪飛.醫院檔案管理的問題與思考[J].當代醫學,2013,20(27):18.

[2] 劉磊.醫院檔案管理對策分析[J].醫學信息,2014,27(16):35-36.

[3] 黃桂敏.新醫改時期醫院綜合檔案管理工作的思考[J].中國醫藥指南,2013,11(16):781.

[4] 張愛曾.新醫改下醫院檔案管理的改進方法分析[J].中國農村衛生,2015,(6):68.

[5] 李霞.醫院檔案管理在新醫改下的改進策略[J].中文信息,2015, (8):65.

[6] 田偉.新醫改環境下醫院檔案管理的優化思路研究[J].辦公室業務,2015,(13):66.

[7] 何姝婧.新醫改下醫院檔案管理中存在的問題及改進策略[J].中國醫藥科學,2012,2(15):163-164.

[8] 張燕.醫院檔案管理的現狀問題與對策研究[J].科技創新導報, 2011,8(30):224.

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1671-8194（2017）07-0291-02