關于高職院校人事檔案管理的幾點思考

羅凱嘉

摘要：隨著多媒體技術、計算機網(wǎng)絡技術和現(xiàn)代通訊傳輸技術的發(fā)展，各種電子新型載體出現(xiàn)，對高職院校傳統(tǒng)的人事檔案管理產(chǎn)生了極大的影響。當今的高職院校的人事檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代高職院校建設發(fā)展的需要。本文分析高職院校人事檔案管理工作存在的問題并提出相應的對策。

關鍵詞：高職院校；人事檔案；檔案管理

人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的歷史記錄，是考察人才，科學用人的重要依據(jù)，在干部選拔任用、人員調(diào)動、職稱評審、退休等方面發(fā)揮著非常重要的作用。高職院校現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設，限制高職院校各方面工作。

一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱、管理思想陳舊

高職院校領導不重視檔案管理工作，認為檔案的管理僅僅是學校輔助性的工作。高職院校沒專門負責檔案管理的機構部門，只是從人事部門安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒意識到檔案管理的重要性。學校對于人事檔案工作不夠重視，投入的財力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當作主要工作內(nèi)容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯、查閱困難等缺點。對于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。

（二）檔案管理制度不健全

在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數(shù)的高職院校沒有制定關于規(guī)范管理人事檔案的相關規(guī)章制度。檔案管理工作缺少制度的規(guī)范，導致當前檔案管理工作繁雜、混亂、無章可循。檔案管理的大部分工作需要根據(jù)規(guī)章制度開展，對于檔案進行嚴格的管理、審查，以及對檔案資料的收集、完善和歸檔。同時，很多學校沒有安排專門的檔案管理崗位，即使有專人的管理也是缺乏檔案管理知識的背景，無形中使檔案管理工作專業(yè)度不夠，檔案工作做不好。

（三）檔案管理信息化程度低

高職院校人事體制改革不斷深化，無形的加重了人事檔案的工作，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足當下新形勢的需要，高職院校檔案信息化的建設工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎設施落后，收集、整理、歸類等一系列的工作還需依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。

（四）工作人員不夠專業(yè)

檔案管理工作的開展，歸根到底要依靠“人”來推動。高職院校的檔案管理工作人員通常都學歷不高，沒有檔案管理知識背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時安排人員負責，沒有形成長期化、延續(xù)化，專業(yè)化的管理模式。對人事檔案管理投入的經(jīng)費不足，工作人員沒有太多的系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓以及技術指導，使得檔案管理能力得不到提升。

二、加強高職院校人事檔案管理的幾點思考

（一）更新觀念，提高對檔案管理工作的認識

為適應高職院校人事的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對檔案管理工作的認識。檔案的管理不僅僅是簡單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務。在工作中，要加強檔案服務的主動性、及時性，使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├谩n案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱晉升、評優(yōu)評獎等提供真實可靠的檔案信息。高職院校領導及檔案工作人員務必跟上發(fā)展形勢，轉換觀念，提高對檔案管理工作的認識。

（二）建立健全人事檔案管理制度

任何工作開展之前都需要制定相關制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規(guī)范和章程，確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化和標準化。人事檔案管理必須明確職責，對人事檔案工作中存在的問題，要及時研究、及時解決，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項工作得到落實。

（三）運用信息化手段進行管理

傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)為載體存儲資料，而應用計算機后，電子文件取代了紙質(zhì)材料，檔案管理將進入信息化的時代。越來越多的高職院校利用現(xiàn)代技術手段管理人事檔案，將檔案的資料數(shù)字化、集成化、高效化，通過信息檢索系統(tǒng)進行人事檔案的檢索，為高職院校人事調(diào)動、科研開發(fā)、人員晉升、評優(yōu)評獎等各種用途提供方便、快捷、準確的服務。檔案信息電子化實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息的共享，規(guī)范了檔案管理的各項工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計算機能力，將檔案電子化、數(shù)字化，建立起存儲信息的數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，發(fā)揮了檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。

（四）提高工作人員的素質(zhì)

加強對檔案工作人員的培養(yǎng)，打造一支具有高素質(zhì)、高水平的專業(yè)隊伍。加大對檔案人員教育培訓力度，鼓勵支持他們參加檔案管理工作培訓、研討會、學歷教育，甚至到外地考察學習、交流經(jīng)驗等。通過多種是培訓途徑，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統(tǒng)的培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)、工作素質(zhì)。人事檔案管理是一項專業(yè)程度較高的工作，工作人員應具備檔案管理的知識背景，最好是有檔案管理類的技術職稱資格。

三、結語

高職院校的人事檔案管理是為師資隊伍管理和利用提供相關人事數(shù)據(jù)和信息服務，在為學院選拔干部、職稱評聘等工作提供了真實可靠的信息。高職院校應重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務目的，拓寬人事檔案利用領域，使人事檔案更好的服務于高職院校的發(fā)展。

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