淺議如何提高職業院校檔案利用工作

鄧燕

【摘要】本文從高職院校檔案管理的現狀出發，分析存在的問題，提出解決方案，重點從增強檔案管理人員服務意識、創新檔案利用的方式和內容、提高編研工作水平等方面論述了新形勢下如何提高職業院校檔案利用工作。

【關鍵詞】職業院校；檔案；利用

開發利用檔案信息資源，滿足教學、科研、管理、服務等工作的需要是高等職業學院檔案管理的最終目的，也是院校檔案工作其它環節的落腳點和歸宿。在廣大教學、科研人員的實踐中產生的教學科研成果成為高等職業院校檔案部門保存數量最大、最為豐富的館藏信息資料，管理和開發這些信息資源對高等職業院校的發展具有十分重要的意義?，F階段檔案信息服務內容不斷豐富，檔案信息服務范圍的迅速擴大以及用戶對檔案信息服務要求的逐步提高等，都需要檔案管理工作必須有所創新，始終圍繞著利用的優化原則來展開，其主要目的就是為了有效地利用院校檔案資源，最大限度地滿足利用需求。高等職業院校檔案管理人員要從滿足社會需要、學校需要、師生需要的角度，不斷創新檔案管理工作。

一、不斷增強檔案管理者的服務意識

學校檔案利用者是指在學校的教學、科研、管理等活動中，需要利用檔案信息資源的各職能部門或個人。學校檔案利用者（包括教師、科研人員、行政管理人員和學生以及社會其他人員）對學校檔案信息資源的要求和愿望。由于院校不同利用者的知識結構、心理素質、社會實踐活動及年齡閱歷的不同，造成了對檔案信息需求方向的不同。因此，學院檔案管理部門要從用戶需求特點和規律出發，以庫藏檔案信息為服務內容，對檔案信息進行多層次、多角度的揭示，增強檔案信息服務的主動性和能動性，預見性和針對性，以滿足不同利用者的需求，從而實現檔案利用的效益最大化。要充分滿足檔案利用者的信息需求，要重點把握好以下幾個方面。首先要了解用戶的需求，并使之細化和具體化，做到有針對性、目的性、有效性地指導利用實踐工作。其次檔案管理人員要增強主動意識，要主動深入基層，深入實際，調查和了解本校黨政、教學、科研等各項管理工作的特點及對檔案需求的內容和規律性，為開展檔案利用工作提供參考性信息。比如學校管理者，他們的管理職能決定了他們的需求是帶有全局性、綜合性的檔案信息，檔案管理部門就要注意收集與這些有關的上級指導性文件及學?；顒有纬傻母鞣N文件材料、工作總結等；學校的教學人員肩負著教書育人的重任，檔案部門要注意收集上級傳達的有關教學工作的文件，各專業的教學規劃、教學大綱、教學計劃、課程設置、教學改革、教育教學評估及各種教研活動中有保存價值的檔案，教學工作人員以此為依據，不斷總結教學經驗，更新教學內容，改進教學方法，從而提高教學質量；學生對檔案的需求則是用來指導畢業論文和答辯，進行就業指導的一些畢業論文、調查報告、數據分析及證明材料等。再次注意創設良好的高校檔案利用者需求的心理環境，以便保證用戶需求的順利實現。要注重為用戶提供最簡便最直接的檢索方式，讓用戶以最快的速度查到自己需要的資料，保證用戶需求的順利實現。要建立反饋機制，根據利用者對現存檔案實際利用的評價，不斷了解利用效果和各方面的利用需求，為檔案的收集、編研工作提供線索。

二、不斷創新檔案利用的內容和方式

在職業學院檔案的利用方式上，要從查閱服務轉向咨詢式服務，從被動服務轉向主動、超前服務，從檢索工具式服務轉向網絡化、多途徑式服務。一是院校檔案應充分利用資源的優勢。通過舉辦校史展覽，教學成果、德育教育成果和校園文化特色展覽、出版學校規章制度及教科研成果的檔案文獻匯編，印發檔案知識宣傳普及冊及檔案資料利用指南等多種形式，更好地服務于檔案利用者。二是創新網絡環境下的服務創新。檔案在網絡環境下的創新，不能僅僅等于網上宣傳欄，要盡可能地提供本校檔案資源，使其形成有序的信息群，最大限度地向利用者提供所需的信息，同時還要提供一個和檔案利用者相互交流的平臺。比如可以開發在線咨詢平臺，利用者可以通過電子郵件、QQ、網絡電話、語音交流等方式，向檔案工作者提出在檔案的利用過程中，涉及到檔案信息管理和提供信息服務中遇到的問題，由檔案工作者進行解答，全面滿足用戶的咨詢需要。還可以提供在線閱覽，各院校檔案部門可根據自身實際情況來確定不同服務對象，這些服務對象也可以注冊、登記，成為電子文件中心或電子檔案館會員，由檔案部門對這些會員實行區分管理和授權查閱權限等。

三、不斷創新檔案的編目和編研工作

檔案的編目和編研工作必須進行創新，全面、系統、準確，全方位、多層次、網絡化的編研成果將會受到高校利用者的歡迎。檔案編研工作創新應從以下幾個方面著手：一是要立足于學校實際調研，檔案管理只有在十分熟悉檔案的保藏情況下，立足院校教學、科研、管理和學校工作特點，根據利用的實際需要，因時、因地、因事選擇最佳編研課題，真正發揮其服務功能。二是多角度合作編研。檔案管理人員在自己編研的同時，還要積極主動與校內有關職能部門的編研力量實行橫向多角度、多層次、全方位的立體合作編研。這樣既能增強編研力量，又能提高編研工作的時效性，又可以全面提升編研成果的質量水平。三是注重編研工作的現代化。在編研工作手段上，要積極采用現代化技術，進行電子化和網絡化的建設，提高編研工作效率，對編研成果實行網絡化管理，及時有效地獲得編研信息，更好地實現高層次檔案信息資源的共享。

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