事業(yè)單位檔案安全保障體系的構建策略

張日冰

【摘要】目前，公共檔案服務事業(yè)及國家的電子政務快速發(fā)展，加快了檔案信息化的建設，對檔案信息的安全性提出了很大的挑戰(zhàn)。加強事業(yè)單位檔案安全保障體系的建設已經迫在眉睫。本文著重研究分析了事業(yè)單位檔案安全保障體系的構建。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案；安全保障；策略

檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的促進作用，但由于事業(yè)單位沒有充分認識到對檔案安全管理的重要性，加上許多事業(yè)單位雖然設有專門的檔案室，但由于對檔案管理的不重視，這些檔案室大多數都變成了事業(yè)單位的雜物間，大多數人能隨意進出，安全性無法保證，如此就會對事業(yè)單位的檔案管理工作帶來嚴重的影響，從而引發(fā)文件丟失、秘密外泄等等問題。所以，事業(yè)單位應該重視起檔案的安全管理，針對可能因為疏忽管理而出現的問題提出相應的解決辦法。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）忽視檔案管理工作的重要性。在實際檔案管理工作中，很多事業(yè)單位由于沒有認識到檔案信息管理的重要性，導致對檔案信息管理工作認識的缺乏，阻礙了檔案管理工作的有效發(fā)展，使得檔案的管理工作得不到進一步的發(fā)展，長此以往檔案管理工作就很難適應未來社會快速發(fā)展的需求。再加上事業(yè)單位的檔案與事業(yè)單位的許多工作流程有著非常重要的聯系，檔案存儲的信息量也是非常巨大的，因此，事業(yè)單位的領導者應該重視起對檔案的管理工作。

（二）檔案管理工作者的綜合素質低。從事檔案管理工作，必須要有嚴謹的工作態(tài)度和對檔案工作的熱愛，還要具有服務人民的精神和高質量的工作素質。在工作中，要想確保事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性特點能得到充分的發(fā)揮，就需要組建一支擁有高質量綜合素質的檔案管理工作的團隊。然而現在的檔案管理工作者，都是其他部門的工作者兼職在做，由于平時工作繁瑣，根本沒有足夠的時間對檔案進行嚴謹的管理，這樣就會嚴重影響對事業(yè)單位檔案的科學管理。

（三）檔案現代化管理設備落后。隨著社會快速的發(fā)展，經濟在飛速發(fā)展的同時科技水平也在不斷地發(fā)展，現代化管理設備的使用范圍也越來越廣。然而許多事業(yè)單位的管理設備根本沒有跟上時代的腳步，仍然滯后，他們采用的是傳統(tǒng)的人工記錄與核實的管理，不僅速度慢，還很有可能造成工作上的失誤及疏漏，這樣傳統(tǒng)的檔案管理方式嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的有效性。在文件信息檢索工作上，由于設備的簡陋和傳統(tǒng)的落后的手工檢索方式，會導致檢索信息的速度慢、效率低以及準確性差等問題，在無形中也增加了檔案管理者的工作量。

二、事業(yè)單位檔案管理安全體系的建設

（一）加強檔案管理者的安全保障意識。檔案安全保障體系的執(zhí)行者是人，同時人也是確保檔案安全管理成功的第一要素，所以“人”要形成強烈的檔案管理安全保障意識，這里的“人”不僅僅指檔案的管理工作者，還包括檔案的形成者和使用者，這些人都必須要有“安全第一”的管理理念。在開展檔案安全管理工作之前，需要進行檔案安全保障性的教育活動，樹立人們正確科學的檔案信息安全觀，從自己開始，自覺地在行動及思想上保障檔案信息的安全。

我們了解到，檔案管理的工作人員在檔案管理中起到了很重要的作用。在工作中，檔案管理者要面臨的問題很多，只有提升了檔案管理工作人員的信息安全素質，才能保障檔案信息安全性，讓檔案管理更加科學、安全，才能跟得上社會的發(fā)展和進步。

（二）檔案安全管理工作制度的完善。保障檔案信息安全的基礎就是要建立完善的檔案信息安全管理制度，在檔案管理工作中，不同的檔案管理環(huán)節(jié)應該制定不同的安全管理制度，還有檔案的性質不同，也要制定不同的安全管理制度。例如：瀕危檔案的排查制度或者是珍貴檔案的保護制度等等，還有對于不同地方檔案的備份管理制度以及相關的檔案管理應急制度也都要得到事業(yè)單位檔案管理部門的重視。

檔案安全管理制度的完善，是檔案安全管理工作的首要任務，當然，后期對制度的執(zhí)行和監(jiān)督也是非常重要的。完善的檔案安全管理制度是提高檔案安全管理工作質量的前提，所以，相關的檔案管理工作領導者，應該重視起對檔案安全管理制度的制定與執(zhí)行。

（三）先進的檔案安全管理手段。先進的檔案安全管理技術及專業(yè)管理人才的科學管理手段是保障檔案安全管理的重點。目前，網絡科學技術的使用在生活中隨處可見，檔案的網絡化管理也隨之在不斷進步，所以檔案安全性的管理問題也不單單存在于對紙質檔案的安全管理了，其安全管理技術已經擴展到多種技術，這些技術通過不同的層次和角度解決了檔案安全管理的問題，多種安全管理技術形成的屏障保護了檔案存儲的信息。

在先進的檔案安全管理技術中，需要專業(yè)人才來進行管理，所以檔案安全管理工作者的管理技術水平決定了事業(yè)單位檔案信息管理信息安全的程度。由此看來，適當地對檔案工作人員進行相關專業(yè)能力的培訓，不僅讓其能適應先進的檔案安全管理技術，對檔案信息安全管理工作也能有所提高。

（四）加快檔案的信息數字化進程。正是由于現代社會網絡的大量使用，檔案信息化的建設也加快了前進的步伐。目前，檔案信息數字化的現象已經是越來越多了。檔案的信息數字化不僅對檔案原件的保護提供了便捷，還提高了檔案的服務能力，同時大大地減少了人為或者是自然災害對檔案信息所造成的損失。

隨著檔案信息數字化進程的加快，數字化的信息安全問題也受到了越來越多人的關注，因此，在檔案數字化信息推進的步伐中，對數字化的檔案信息安全一定要重視，建立起完善的管理制度及操作體系。還需要注意的是，由于數字化的檔案信息容易被盜取和丟失，信息資料也容易被改寫，所以針對這類問題，檔案管理工作者一定要加強信息安全的管理，確保數字化的檔案信息的安全。

三、結語

傳統(tǒng)的檔案工作模式，由于事業(yè)單位對檔案信息管理的不重視，大多都是由一些沒有接受過專業(yè)培訓的人員來進行檔案管理，這些管理人員缺乏相關專業(yè)的知識，整體管理素質低，當然也就不能有效合理進行檔案信息管理的工作了。再加上傳統(tǒng)的檔案信息管理根本不能滿足現代化信息發(fā)展的趨勢，所以事業(yè)單位檔案管理就有了新的發(fā)展方向，為了確保事業(yè)單位的檔案信息安全，加強事業(yè)單位的檔案安全保障體系的建設是非常重要的。

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