高職院校文書檔案數字化管理研究

劉琴

【摘要】高職院校文書檔案的數字化管理是信息時代發展的必然趨勢，這不僅為檔案管理效率的提升帶來了契機，也為高職院校檔案管理工作帶來了新的挑戰。本文中，筆者將從高職院校文書檔案數字化的重要性談起，對高職院校文書檔案數字化管理的作用及途徑進行詳細分析，旨在為提高高職院校檔案管理水平提供參考。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；數字化建設

在科學技術飛速發展的今天，信息技術已經滲透到國民經濟和社會生活的各個領域，這其中也包括檔案管理領域。以往，高職院校檔案大多采用文書檔案形式，這種以紙質材料保存原始文件資料的方式雖然能夠有效、客觀地反映歷史，但其利用價值不高，管理難度較大，人力物力消耗也較大。因此，高職院校要適應時代發展要求，改變原有的檔案管理模式，加強文書檔案的數字化建設，推進檔案管理進程，最大限度提升檔案的利用效率。

一、高職院校文書檔案數字化管理的重要性

高校檔案數字化管理能夠憑借儲存技術、互聯網技術、計算機技術、掃描技術、多媒體技術等將文書檔案轉化為多種數字化形式，從而方便檔案信息的存檔與提取。為了順應時代發展的潮流，高職院校檔案管理有必要引入數字化管理模式，將傳統紙質檔案與數字化檔案結合起來，更好地發揮各自的優勢。

（一）數字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施。改變傳統文書檔案的管理模式，建立數字化檔案管理系統是檔案領域未來發展的總趨勢。高職院校選擇開放的數字化管理模式能夠實現檔案的科學化、數據化管理，更為高效地實現檔案儲存與利用，對于完善目前的檔案管理體系具有重要的積極作用。

（二）數字化檔案管理是強化信息安全性的必然選擇。當今社會，人們越來越重視信息的安全性，尤其是進入網絡時代以來，信息的安全性更是得到了全社會的高度關注。檔案信息作為記錄高職院校各項事業的重要依據，其信息的安全問題理應擺在檔案管理的首要位置。文書檔案數字化管理能夠借助最先進的互聯網加密技術實現對檔案信息的保護，合理分配信息使用權限，有效提升加強信息的安全性。

二、高職院校文書檔案數字化管理的作用

（一）提高了文書檔案管理的工作效率。科技進步催生了辦公自動化和無紙辦公的理念，檔案管理也勢必要向著新理念發展。數字化檔案管理能夠借助掃描技術、計算機技術、互聯網技術等高新技術的強大數據處理功能和存儲功能將文書檔案準確、完整地反映出來，并且更加及時地歸檔、更為快捷地調取，從而減輕檔案管理人員的工作強度，提升檔案管理的工作效率。

（二）加強了文書檔案的文獻質量。文書檔案是高職院校檔案中的重要部分，但一直以來，文書檔案缺乏相關部門的重視，大多只是交給檔案管理人員捎帶監管，加之紙質材料移交困難，交接幾次后，很多文書檔案都散落在不同的部門或個人手中，部分珍貴檔案甚至會隨著相關人員調動而遺失，檔案的連續性、完整性得不到保證。文書檔案的數字化管理能夠通過計算機建立起來的檔案管理平臺合理分配管理權限，有效解決檔案交接問題，提高文書檔案的質量，實現文書檔案的永久保存。

三、做好高職院校文書檔案數字化管理的路徑研究

（一）轉變觀念，提高認識。文書檔案的數字化管理是一項浩大的工程，需要高職院校各個部門的積極配合才能完成。一方面，高職院校領導要開拓思路、更新觀念，將文書檔案數字化管理提到議事日程上來，為檔案的數字化建設提供良好的發展環境，如購置設備、擴建館舍，增加必要的資金投入，升級檔案安全保護系統等等。另一方面，檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識，樹立做好檔案數字化的信心，認識到這項工作的緊迫性與使命性，認真做好收集整理、鑒別歸檔、保管移交等具體工作，確保檔案的完整、有效。

（二）應用先進技術，做好檔案加工。1.應用計算機技術做好檔案信息的檢索、處理、整合。隨著科技的發展，計算機的信息處理功能日益強大，大容量、高速度的計算機能夠快速對檔案信息進行檢索、歸檔等，極大地減輕了檔案工作人員的勞動強度。同時，存儲在計算機中的檔案信息還能夠實現統計、打印、傳遞、編目等多種功能，一次輸入、多樣化輸出，擴大了檔案信息的利用方式，提高了信息的利用效率。2.利用微縮技術翻拍、留存、傳遞檔案信息。微縮技術就是將文件按照一定比例縮小，通過感光材料拍攝下來，制成微縮復制品，進而完成存儲、傳遞、使用的一項技術。文書檔案的微縮復制品不僅能夠客觀反映檔案的載體和內容的原貌，還具有規格一致、保存時間永久、利用形式多樣化等優點，極大地減少了大量翻閱文書檔案的時間，方便了信息利用者。3.利用信息化軟件提升檔案管理效率。利用信息化軟件能夠實現管理工作各環節的統一和協調，不僅可以提供快速便捷的查閱服務，還可以擴大橫向、縱向查閱范圍，極大提高了檔案管理效率。以MIS軟件為例，這一軟件以Delphi程序的開發和應用為前提，在Windows系統中MIS軟件具有信息交互功能和服務可視化功能、超強的數據管理和網絡信息處理功能，是專門處理檔案管理的專業化技術軟件，有效提高了檔案管理工作效率。

（三）加強計算機網絡及數字化信息網絡建設。文書檔案數字化后最終是通過網絡傳播的，因此，高職院校計算機網絡與數字化信息網絡的建設就顯得尤為重要。這就要求高職院校在進行數字化檔案管理時，不斷引進最新的網絡技術，建立一套傳輸效率高、安全、穩定的信息網絡，將信息技術同檔案開發結合到一起，實現檔案信息資源跨區域、跨部門傳遞，方便使用者及時獲取有效信息。

四、結語

高職院校文書檔案數字化檔案管理勢在必行，我們要認真研究，合理規劃，加大科技投入，通過一系列行之有效的措施提高檔案管理與利用效率，使高職院校檔案的管理水平邁上一個新臺階。