淺談如何做好檔案利用工作

趙一

【摘要】本文就如何做好檔案利用工作，從檔案的前期管理以及提高檔案管理工作人員素質等方面做了論述，以期對檔案事業的健康發展有所促進，更好地服務于社會。

【關鍵詞】檔案；管理；利用；服務

隨著社會的不斷進步和發展，檔案已經成為社會和人們生活中的一項重要的工作內容。如何加強檔案的管理工作，適應社會和人們需要，主要體現在檔案的利用工作上。檔案利用工作，是指檔案部門為了滿足利用需要，向利用者提供檔案材料，為利用者服務的工作，也就是如何使利用者利用檔案更好地為社會各項事業服務的工作。利用是檔案工作的根本目的，是檔案工作賴以生存和發展的基礎，它在檔案工作中處于中心環節，占有突出地位，充分認識檔案利用工作的重要意義，將有利于我們更加努力地做好檔案利用工作。

一、 檔案利用工作在社會實踐中的作用

檔案利用工作是以利用者為服務對象，以提供館室儲藏檔案為手段采取多種形式和方法，開發和提供檔案是為黨和國家各項事業服務的工作。檔案利用工作是一項服務性的工作，它通過多種方式為利用者實際提供檔案資料，進行咨詢服務。它的特點是直接傳遞檔案信息為各項工作服務，促進社會主義物質文明和精神文明建設。所以這項工作常常被人們稱為“檔案的利用服務工作”。社會團體各企事業單位都花費大量的人力物力來保存檔案，其目的都是為了提供“利用”。檔案部門只有做好了檔案的利用工作，才能充分發揮其作用。

一個檔案部門工作成績的大小，衡量它的標準，首先要看它利用工作的開展情況，為各部門提供了多少檔案，這些檔案的提供究竟取得了多少社會效益和經濟效益，從中體現出檔案部門工作成績的大小。檔案的利用工作不僅推動了基礎工作的發展，也對檔案工作起到了有效的宣傳。

二、 如何做好檔案利用工作

檔案來源于人們的社會活動，具體說就是在各機關、團體、企事業單位工作中，以及個人在私人活動中產生出來的。每個人都有可能形成檔案和利用檔案，經過長期的實踐，人們對檔案的認識不斷加強，檔案利用工作也在不斷提高。

（一）做好檔案的前期工作。檔案的前期工作是檔案利用工作的基礎，前期工作的好壞直接影響著利用工作的效果。其所進行的收集、整理、鑒定、保管等一系列準備活動都為檔案的利用工作打下了基礎，檔案利用工作是建立在基礎工作之上的，沒有基礎工作就沒有利用工作，基礎工作薄弱，利用工作則不能展開，這兩項工作相輔相成，相互制約，相互促進，不可分割，兩者構成檔案工作的全部內容。做好基礎工作最終目的是為了查找利用，所以利用工作在整個檔案過程中占主導地位，但它是建立在基礎工作之上，不能離開基礎工作而存在和發展。就一項基本建設項目來說，前期文件和后期文件不能分離，就一個規劃方案來說，依據性材料、方案性材料等不能分家。更不允許雜亂無章，或任意割裂分散。這一切工作的收集整理都為竣工檔案的立卷歸檔打下了基礎，只有這些基礎工作做好了，檔案的利用工作才能發揮它重大的作用。

在檔案工作中既要搞好基礎工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設，又要提高檔案的利用價值。提高檔案利用工作的能力，為社會建設各方面服務，這也是檔案工作的最終目的。要實現檔案的有效利用，必須下大力量做好檔案的一切基礎工作，只有基礎工作做好了，才能充分發揮檔案的作用，才能及時準確地提供高質量的檔案信息，為社會經濟發展以及黨和國家各項工作的長遠需要服務。

（二）全面提高檔案工作人員的素質，更好地為檔案利用工作服務。檔案工作人員對檔案工作要認真負責、扎實、細致，要做到一絲不茍，來不得半點馬虎，在長期的工作實踐中養成一種自覺的工作作風，必須具備為利用者服務的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。在業務上指導利用者，幫助選擇所需要的檔案資料。嚴格執行各項檔案制度，耐心解答利用者提出的問題并認真聽取利用者對檔案工作的意見和建議。在實踐中不斷提高工作效率和個人素質。要做好利用工作還必須進一步明確服務思想，端正服務態度，必須具備高度的重任感和群眾觀點，千方百計為利用者服務，處處為利用者著想。同時還要解放思想，開動腦筋，及時解決工作中的難題，不斷改革，以適應社會各方面的需要。檔案工作屬于服務性的工作，通過各種形式的服務來實現管理，寓管理于服務之中，這也是檔案工作的目的。但它只是一項輔助性的工作而不是主體工作，對檔案工作的地位和作用既要充分認識，又不能強調過分。明確服務性，就要擺正位置，搞好服務，甘當配角，從而要求檔案人員學習專業，熟悉掌握專業技術，了解需要，更好地為社會各方面服務，在服務中求發展。

總之，在新的形勢下，隨著市場經濟的發展，檔案工作要服從于經濟建設。各檔案管理工作人員，要根據各自單位的特點和實際情況，不斷提高管理水平，加強調查研究，加強綜合分析能力，提出加強改進檔案工作的建議，使檔案事業健康地向前發展，為社會主義建設事業發揮更大作用。

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