如何提高水利水電檔案管理的科學性

文/新疆水利水電勘測設計研究院 鄒鐵民

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如何提高水利水電檔案管理的科學性

文/新疆水利水電勘測設計研究院 鄒鐵民

【摘要】水利水電事業的高速發展，其檔案的利用價值越來越受到社會各界的重視，隨著檔案包含的信息內容越來越多，其管理難度也在逐步上升，各單位對檔案的管理要求也不斷提高。因此，如何提高水利水電檔案管理的科學性，使其更好地為水利水電事業的發展服務，為科學研究提供更全面、詳細的資料逐漸成為水電檔案管理工作的一項重要任務。

【關鍵詞】水利水電；檔案；管理；科學性

提高檔案管理的科學性，能使水利水電勘察設計工作的真實性得到維護，因此，提高管理的科學性是目前水利水電管理工作的重中之重。想要更好地實現這一目標，就必須堅持科學發展觀的領導，使檔案管理工作更具科學性。

一、準確把握水利水電檔案形成的過程和特點

要做好水利水電檔案的管理工作，就必須從檔案的形成階段入手，準確把握其特點，在此過程中，工作人員要利用先進的科學技術，將科學技術與檔案管理相結合，提高管理的科學性。以往的檔案錄入工作一般都是由人工抄寫的形式來進行，檔案的查找實質上是圍繞著一個工作項目開展的，因此文件材料總體的程序和內容都緊密聯系在一起，形成一個有機的整體。在檔案的形成過程中，要做到面向社會，提高檔案的社會性，通知結合水利水電的具體工作特點，不斷加檔案的利用率和宣傳力度。

二、加快檔案管理的信息化、科學化建設

（一）夯實基礎提高水利水電科學管理水平。在檔案的管理過程中，資源的搜集、歸檔等都是必要的工作環節，這是檔案管理中最基本的工作，更是提高檔案管理科學化水平的基礎。夯實基礎主要可以從實施科學的流程和采用科學規范的標準兩個方面入手，對檔案的搜集、歸納等每個環節都加以控制，使水利工作實現統籌。在紙質檔案方面，要使用較耐用的紙張，在折疊時也要嚴格按照國家規定的折疊方法，從而優化檔案的管理與保存工作。同時要加強硬件基礎設施建設，優化檔案保存的環境，降低紙張的破壞程度，盡可能地延長檔案的保存時間。

（二）加快水利水電檔案信息化管理進程。信息化建設是目前檔案工作的重中之重，已經成為檔案管理主要的方法。加快信息化管理過程，可以建立檔案管理的相關系統，使檔案管理實現全國聯網，形成一個系統化的檔案網絡，便于檔案資料的查找和使用。還可以加強建立信息化的檔案數據庫，對紙質等載體的檔案進行數字化建設，完整、系統的信息數據庫建設能夠使檔案的查找更加快捷，有效地增強檔案的實用性，數據庫的存儲比紙質材料的存儲量更大，使水利檔案管理更加科學化。

（三）加強水利水電檔案規范化管理。水利水電相關單位要根據國家的相關規定和法律，制定完整的檔案管理制度，對檔案進行更加規范化的管理。對檔案資料的搜集、管理、安保方面都進行嚴格的規范，對檔案管理工作的義務進行明確的規定，在檔案的形成與管理過程中都要保證其完整性、真實性。在查閱檔案資料時，要進行登記，嚴格對檔案的使用進行記載，讓管理工作更加有條理。

三、優化資源與創新服務機制

（一）整合信息資源。信息資源的整合和優化是檔案科學化管理的重要部分，也是現在信息技術不斷發展的要求。目前的信息資源已經不能很好地滿足服務的需要，因此水利水電單位的檔案資源要向一體化、科學化發展。主要途徑就是加強規劃工作，使各部門之間不斷加強協作，保證各部門都參與到這個工作中來。還要保證檔案記載的完整性和科學性，在不同的主題中，要根據具體情況對資料進行細致的歸納和分析，使檔案內在價值不斷得以體現，使檔案的信息蘊含量不斷增加。最后要將整合好的資料進行聯網，更好地為社會提供服務，使檔案資料的查閱和使用更加方便，提高檔案的使用效率。

（二）創新服務機制。堅持服務理念是檔案工作的基礎，現代的檔案工作已經不再停留在傳統意義上保存資料的層面上，而是向服務功能逐漸轉變。因此，在檔案相關工作中，要不斷創新服務機制，使服務的領域不斷拓寬，不斷促進水利水電管理的科學性。要做到這一點，首先要加強歸檔力度，在服務的內容上進行創新，保證查閱到的資料不斷更新，在檢索工具上也要實現創新，使檢索體系向系統化的方向發展。

在服務機制方面，工作人員要不斷轉變服務理念，要真正從使用者的角度考慮，更要主動對檔案使用者進行服務，同時也要加強檔案的后續服務工作。最后是要對不同層次的數據庫進行建設工作，要對使用者的使用權限進行嚴格的規定，對檔案使用者的身份也要進行嚴格把關，還要不斷加強檔案材料的保密工作，確保檔案的安全性。

總而言之，提高水利水電檔案管理的科學性需要工作人員從各個方面進行工作上的完善，因此還要注重對檔案管理人員素質的培養，加強檔案管理隊伍的建設，認真負責檔案相關的各項工作。水利水電檔案管理科學性的提高有利于檔案資料向系統化、完整化發展，能夠有效地促進檔案相關各項工作的發展。

【參考文獻】

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