電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

文/河南省南陽文化藝術(shù)學(xué)校 趙明霞

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電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

文/河南省南陽文化藝術(shù)學(xué)校 趙明霞

【摘要】進(jìn)入新世紀(jì)后，我國社會經(jīng)濟(jì)獲得高速發(fā)展，信息化特征不斷凸顯，在社會各個領(lǐng)域中電子檔案的運用范圍不斷擴(kuò)大，日常管理和辦公是其主要的服務(wù)對象。電子檔案所獨有的優(yōu)勢，讓日常工作更加輕松和便捷。筆者在本文中首先分析了中專學(xué)校檔案管理的實際情況，然后研究了在中專學(xué)校檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用，以期更好地促進(jìn)中專學(xué)校檔案的管理工作。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；中專；檔案管理；應(yīng)用

進(jìn)入新世紀(jì)后，科學(xué)技術(shù)獲得極大地發(fā)展，在社會各界各領(lǐng)域中科學(xué)技術(shù)有廣泛的使用，就當(dāng)前中專學(xué)校檔案管理而言，很多學(xué)校使用的檔案管理方式比較傳統(tǒng)。電子檔案是學(xué)校多種工作中形成的多種類型且具有較高使用價值的電子文件以及管理過程中使用軟件沉淀的相關(guān)數(shù)據(jù)。其有多種多樣的形式，如電子報表、圖紙、聲像等等，由于具有顯著地優(yōu)勢，在各種管理工作中扮演著重要的角色。筆者在本文中首先分析了中專學(xué)校檔案管理的實際情況，然后研究了在中專學(xué)校檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用。

一、中專學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）工作量過大。就中專學(xué)校的當(dāng)前情況而言，每一年需要進(jìn)行更改的檔案數(shù)據(jù)有很多，如遷入、記錄等，檔案的變動量甚至超過千萬，同時存在各種干擾因素，檔案變化不良量大而且煩瑣，具有顯著的跨區(qū)域特性，我們需要投入大量的人力、物力進(jìn)行維護(hù)、保存等。

（二）信息科技的提升，我們需要進(jìn)一步提升電子檔案管理的信息化程度。作為一種效率高、方便的處理方式，在中專學(xué)校檔案管理中并沒有把信息技術(shù)的多項優(yōu)勢充分發(fā)揮。還有很多中專學(xué)校檔案的主要形式為紙質(zhì)檔案，僅僅在交換、檢索等一些輔助環(huán)節(jié)上，電子檔案發(fā)揮部分作用，和新世紀(jì)背景下教育教學(xué)的實際發(fā)展需求相比，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法難以滿足其需求。當(dāng)前中專學(xué)校的電子檔案管理所處的階段為初期，很多工作人員對自動化軟件熟悉程度有待加深，也就意味著在中專學(xué)校檔案管理中，電子檔案管理并沒有把其優(yōu)勢充分發(fā)揮。

（三）檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)程度有待進(jìn)一步提升。不同學(xué)校存在不同的情況，這就導(dǎo)致制定的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性較差，有的學(xué)校之間制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度相互抵觸，從整體上提升國內(nèi)中專學(xué)校檔案管理水平勢在必行。

二、電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化電子檔案及網(wǎng)絡(luò)的安全性。實際上，借助網(wǎng)絡(luò)對電子檔案進(jìn)行傳輸?shù)臅r候安全性難以保障，也就意味著安全風(fēng)險無時不在，對此，我們要重視起來，使用多種有效的措施提高其安全性，其主要方法為：周期性檢查、更新、升級、維護(hù)相關(guān)軟硬件，定期的檢測、維護(hù)和清理相關(guān)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，同時還應(yīng)該設(shè)置專職的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督人員，對近些年存檔的文件定期的檢查，及時備份和更新比較重要的文件，同時，應(yīng)該重視身份證驗證建設(shè)等等，通過多種手段和措施，把傳輸、貯存、運作電子檔案過程中的安全風(fēng)險降到最低。不僅如此，運用電子檔案的時候，需要具有嚴(yán)格的步驟要求，必須嚴(yán)格要求各種操作行為，不能自己下載和改變，以便于其安全性能的提升。

（二）完善相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范操作流程。

1.強(qiáng)化工作人員的安全操作意識以及職業(yè)道德建設(shè)，重視培訓(xùn)工作，保障檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)以及管理技能進(jìn)一步提升，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作中的規(guī)范和要求，提升電子檔案應(yīng)用操作的熟練度，以便于在計算機(jī)接受和管理的時候更加熟練，實現(xiàn)現(xiàn)代化的電子檔案管理操作。

2.在實施管理具體電子檔案的時候，需要進(jìn)一步科學(xué)地完善相關(guān)制度，以實際情況為基礎(chǔ)，提升電子檔案管理的科學(xué)性。如：歸檔制度、保密制度等等，讓電子檔案在管理的過程中不斷提升安全程度。

3.實際工作的時候，應(yīng)該致力于保障構(gòu)建管理制度以及操作標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，統(tǒng)一各單位的儲存格式、處理方式，進(jìn)一步完善和規(guī)范檔案的收集、使用和保管等環(huán)節(jié)，最大限度地降低保管過程中的兼容性問題，以免實際工作中出現(xiàn)各種漏洞，提升電子檔案管理的水平和質(zhì)量。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式。在中專學(xué)校從事檔案管理的人員要深入挖掘館藏資源，重視加工、處理等環(huán)節(jié)，然后有效結(jié)合多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等技術(shù)，在高質(zhì)量、個性化服務(wù)理念的指引下，在保障安全的基礎(chǔ)上共享電子資源。同時，保存電子文件的時候需要以壓縮文件的格式儲存，也可以使用光盤進(jìn)行貯存，不管使用何種操作模式，都應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的實際情況加以確定并統(tǒng)一，作為檔案管理工作者應(yīng)該具有較強(qiáng)的服務(wù)意識，本著“以人為本”的服務(wù)原則，強(qiáng)化服務(wù)水平的提升，以便于保障學(xué)校檔案更好地服務(wù)于學(xué)校的管理、教師的工作和學(xué)生的學(xué)習(xí)。科學(xué)的構(gòu)建服務(wù)體系，更好地向用戶提供各種所需的服務(wù)。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，在中專學(xué)校檔案管理工作中，電子檔案管理扮演著重要的角色，發(fā)揮著重要的作用。作為管理中專學(xué)校檔案的人員，我們應(yīng)該對新歷史背景下電子檔案管理中存在的問題、出現(xiàn)的新情況進(jìn)行總結(jié)、分析、研究并創(chuàng)新，不斷優(yōu)化電子檔案的管理方式和形式，出臺科學(xué)的操作流程和相關(guān)制度，讓電子信息更加安全更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

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