電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用

文/河南省南陽文化藝術學校 趙明霞

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電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用

文/河南省南陽文化藝術學校 趙明霞

【摘要】進入新世紀后，我國社會經濟獲得高速發展，信息化特征不斷凸顯，在社會各個領域中電子檔案的運用范圍不斷擴大，日常管理和辦公是其主要的服務對象。電子檔案所獨有的優勢，讓日常工作更加輕松和便捷。筆者在本文中首先分析了中專學校檔案管理的實際情況，然后研究了在中專學校檔案管理中電子檔案管理的應用，以期更好地促進中專學校檔案的管理工作。

【關鍵詞】電子檔案；中專；檔案管理；應用

進入新世紀后，科學技術獲得極大地發展，在社會各界各領域中科學技術有廣泛的使用，就當前中專學校檔案管理而言，很多學校使用的檔案管理方式比較傳統。電子檔案是學校多種工作中形成的多種類型且具有較高使用價值的電子文件以及管理過程中使用軟件沉淀的相關數據。其有多種多樣的形式，如電子報表、圖紙、聲像等等，由于具有顯著地優勢，在各種管理工作中扮演著重要的角色。筆者在本文中首先分析了中專學校檔案管理的實際情況，然后研究了在中專學校檔案管理中電子檔案管理的應用。

一、中專學校檔案管理的現狀

（一）工作量過大。就中專學校的當前情況而言，每一年需要進行更改的檔案數據有很多，如遷入、記錄等，檔案的變動量甚至超過千萬，同時存在各種干擾因素，檔案變化不良量大而且煩瑣，具有顯著的跨區域特性，我們需要投入大量的人力、物力進行維護、保存等。

（二）信息科技的提升，我們需要進一步提升電子檔案管理的信息化程度。作為一種效率高、方便的處理方式，在中專學校檔案管理中并沒有把信息技術的多項優勢充分發揮。還有很多中專學校檔案的主要形式為紙質檔案，僅僅在交換、檢索等一些輔助環節上，電子檔案發揮部分作用，和新世紀背景下教育教學的實際發展需求相比，這種傳統的檔案管理方法難以滿足其需求。當前中專學校的電子檔案管理所處的階段為初期，很多工作人員對自動化軟件熟悉程度有待加深，也就意味著在中專學校檔案管理中，電子檔案管理并沒有把其優勢充分發揮。

（三）檔案管理操作的標準程度有待進一步提升。不同學校存在不同的情況，這就導致制定的規章制度和標準統一性較差，有的學校之間制定的檔案管理標準、制度相互抵觸，從整體上提升國內中專學校檔案管理水平勢在必行。

二、電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用

（一）強化電子檔案及網絡的安全性。實際上，借助網絡對電子檔案進行傳輸的時候安全性難以保障，也就意味著安全風險無時不在，對此，我們要重視起來，使用多種有效的措施提高其安全性，其主要方法為：周期性檢查、更新、升級、維護相關軟硬件，定期的檢測、維護和清理相關設施和網絡服務器，同時還應該設置專職的網絡安全監督人員，對近些年存檔的文件定期的檢查，及時備份和更新比較重要的文件，同時，應該重視身份證驗證建設等等，通過多種手段和措施，把傳輸、貯存、運作電子檔案過程中的安全風險降到最低。不僅如此，運用電子檔案的時候，需要具有嚴格的步驟要求，必須嚴格要求各種操作行為，不能自己下載和改變，以便于其安全性能的提升。

（二）完善相關規章制度，規范操作流程。

1.強化工作人員的安全操作意識以及職業道德建設，重視培訓工作，保障檔案管理人員職業素養以及管理技能進一步提升，進一步強化檔案管理工作中的規范和要求，提升電子檔案應用操作的熟練度，以便于在計算機接受和管理的時候更加熟練，實現現代化的電子檔案管理操作。

2.在實施管理具體電子檔案的時候，需要進一步科學地完善相關制度，以實際情況為基礎，提升電子檔案管理的科學性。如：歸檔制度、保密制度等等，讓電子檔案在管理的過程中不斷提升安全程度。

3.實際工作的時候，應該致力于保障構建管理制度以及操作標準的規范性，統一各單位的儲存格式、處理方式，進一步完善和規范檔案的收集、使用和保管等環節，最大限度地降低保管過程中的兼容性問題，以免實際工作中出現各種漏洞，提升電子檔案管理的水平和質量。

（三）優化服務方式。在中專學校從事檔案管理的人員要深入挖掘館藏資源，重視加工、處理等環節，然后有效結合多媒體技術、信息技術等技術，在高質量、個性化服務理念的指引下，在保障安全的基礎上共享電子資源。同時，保存電子文件的時候需要以壓縮文件的格式儲存，也可以使用光盤進行貯存，不管使用何種操作模式，都應該根據學校的實際情況加以確定并統一，作為檔案管理工作者應該具有較強的服務意識，本著“以人為本”的服務原則，強化服務水平的提升，以便于保障學校檔案更好地服務于學校的管理、教師的工作和學生的學習。科學的構建服務體系，更好地向用戶提供各種所需的服務。

三、結束語

總而言之，隨著時代的發展和進步，在中專學校檔案管理工作中，電子檔案管理扮演著重要的角色，發揮著重要的作用。作為管理中專學校檔案的人員，我們應該對新歷史背景下電子檔案管理中存在的問題、出現的新情況進行總結、分析、研究并創新，不斷優化電子檔案的管理方式和形式，出臺科學的操作流程和相關制度，讓電子信息更加安全更好地服務于學校的發展。

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