試析學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的“失范”及對(duì)策

文/魚臺(tái)縣實(shí)驗(yàn)小學(xué) 梁霄；魚臺(tái)縣人力資源和社會(huì)保障局 盛金輝

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試析學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的“失范”及對(duì)策

文/魚臺(tái)縣實(shí)驗(yàn)小學(xué) 梁霄；魚臺(tái)縣人力資源和社會(huì)保障局 盛金輝

【摘要】檔案管理是學(xué)校日常工作中的關(guān)鍵內(nèi)容，對(duì)學(xué)校多項(xiàng)工作的正常進(jìn)行都有著重要作用，如果學(xué)校檔案管理信息質(zhì)量不高，將影響學(xué)校正常運(yùn)作，因此，保障檔案管理信息化建設(shè)的有效性至關(guān)重要。在實(shí)際情況中，雖然許多學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)取得了一定成績(jī)，但是受人為因素及外部客觀因素的影響，依舊存在多種問(wèn)題。很多高校的檔案管理信息化建設(shè)都存在一定缺陷，投入不足、運(yùn)作不規(guī)范，給學(xué)校運(yùn)作帶來(lái)不利影響。本文主要對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的失范以及對(duì)策進(jìn)行分析，提出了一些建議。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息化不斷發(fā)展，我國(guó)各學(xué)校檔案管理信息化程度也不斷提高，給學(xué)校相關(guān)工作的正常進(jìn)行帶來(lái)了便利。在實(shí)際情況中，很多學(xué)校雖然建設(shè)了信息化檔案管理，但是在資金投入以及人力投入方面較少，相應(yīng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)也不高，致使檔案信息的準(zhǔn)確性以及時(shí)效性都難以保障，進(jìn)而影響檔案管理工作正常進(jìn)行。因此，學(xué)校管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理化建設(shè)的重要性，完善相關(guān)制度規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，提高工作人員責(zé)任意識(shí)，從而更好保障檔案管理效果。

一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

檔案管理在學(xué)校運(yùn)作中發(fā)揮著重要作用，但是很多學(xué)校管理人員并沒(méi)有較好的檔案管理意識(shí)，相關(guān)管理工作中存在缺陷，致使檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和真實(shí)性降低。很多學(xué)校都只是偏重于教學(xué)方面，忽視了檔案管理，致使學(xué)校的檔案工作停滯不前，難以發(fā)揮出作用。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)知度不足，在實(shí)際工作中沒(méi)有對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，也沒(méi)有對(duì)檔案管理體系進(jìn)行有效完善，致使檔案管理工作存在不規(guī)范性，給相應(yīng)工作的正常開(kāi)展帶來(lái)不利影響。有些教師沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)教學(xué)的重要性，對(duì)檔案資源沒(méi)有進(jìn)行有效利用，在實(shí)際教學(xué)中忽視了對(duì)檔案信息的收集與整合，致使檔案信息的作用難以發(fā)揮。

有些學(xué)校雖然進(jìn)行了一定的檔案管理工作，但忽視了對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)的審核，致使許多專業(yè)素質(zhì)不高的工作人員進(jìn)入檔案管理工作崗位，由于這些工作人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理相應(yīng)業(yè)務(wù)工作沒(méi)有較好認(rèn)知度，致使檔案管理工作存在著多種隱患，不僅降低了各類檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，而且給學(xué)校相關(guān)工作的正常開(kāi)展帶來(lái)不利影響。

二、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)監(jiān)管。在檔案管理信息化建設(shè)中，如果管理人員不加快管理思想及管理方式的轉(zhuǎn)變，將難以保障檔案管理工作的正常進(jìn)行，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)管有重要作用。管理人員必須提高檔案管理意識(shí)，將其置于學(xué)校日常工作中的重要位置；管理人員必須對(duì)檔案信息化管理建設(shè)的目標(biāo)及方向進(jìn)行明確，根據(jù)自身情況制定出合理的管理方案，滿足檔案管理工作的需求；管理人員需要求工作人員對(duì)各種信息技術(shù)進(jìn)行熟練運(yùn)用，合理配置各類檔案資源，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，以保障檔案管理質(zhì)量。學(xué)校需提高檔案信息的利用率，將其用于教學(xué)工作中，從而更好保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。

（二）完善檔案管理信息化建設(shè)體系。基于檔案管理信息化建設(shè)的重要性，管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，對(duì)學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行合理分析，完善檔案管理信息化體系，并細(xì)化相應(yīng)條例；管理人員須根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)需求引入相關(guān)設(shè)備進(jìn)行引入，并配置專業(yè)技術(shù)人員；為了保障檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，管理人員需要求工作人員將各類檔案信息電子化，并合理分類、有效歸檔。由于檔案信息處于不斷變化狀態(tài)，所以工作人員必須及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性，以保障相應(yīng)工作的正常開(kāi)展。

（三）優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)方式。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要多方面共同作用，才能保障建設(shè)質(zhì)量，因此，學(xué)校必須選擇高

素質(zhì)人才擔(dān)任檔案信息化管理人員，嚴(yán)格審核工作人員任職資格。在對(duì)工作人員進(jìn)行聘用時(shí)，學(xué)校必須對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，選擇具有計(jì)算機(jī)技能強(qiáng)、職業(yè)素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的人員進(jìn)行檔案管理工作，這樣才能保障檔案管理各環(huán)節(jié)的順利開(kāi)展。學(xué)校須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)專業(yè)人才的培養(yǎng)，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，這樣才能更好地保障檔案管理信息化建設(shè)的效果。

三、結(jié)束語(yǔ)

在實(shí)際情況中，檔案管理信息化建設(shè)包含多種內(nèi)容，對(duì)學(xué)校多項(xiàng)工作的正常開(kāi)展都有著一定影響，這就要求學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，加強(qiáng)對(duì)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。但是實(shí)際檔案管理中依舊存在較多問(wèn)題，所以教師必須提高檔案管理信息化建設(shè)的安全性、規(guī)范性，引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，并及時(shí)處理存在的各種問(wèn)題，這樣才能更好保障檔案管理工作正常進(jìn)行，維護(hù)學(xué)校的穩(wěn)定運(yùn)作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王希元.中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案與建設(shè),2011(7):72-73.

[2]張志紅.探析學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中的不足與建議[J].華章,2014(19):313-313.