試析學校檔案管理信息化建設的“失范”及對策

文/魚臺縣實驗小學 梁霄；魚臺縣人力資源和社會保障局 盛金輝

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試析學校檔案管理信息化建設的“失范”及對策

文/魚臺縣實驗小學 梁霄；魚臺縣人力資源和社會保障局 盛金輝

【摘要】檔案管理是學校日常工作中的關鍵內容，對學校多項工作的正常進行都有著重要作用，如果學校檔案管理信息質量不高，將影響學校正常運作，因此，保障檔案管理信息化建設的有效性至關重要。在實際情況中，雖然許多學校檔案管理信息化建設取得了一定成績，但是受人為因素及外部客觀因素的影響，依舊存在多種問題。很多高校的檔案管理信息化建設都存在一定缺陷，投入不足、運作不規范，給學校運作帶來不利影響。本文主要對學校檔案管理信息化建設的失范以及對策進行分析，提出了一些建議。

【關鍵詞】學校；檔案管理；信息化建設

隨著信息化不斷發展，我國各學校檔案管理信息化程度也不斷提高，給學校相關工作的正常進行帶來了便利。在實際情況中，很多學校雖然建設了信息化檔案管理，但是在資金投入以及人力投入方面較少，相應檔案管理人員的職業素質也不高，致使檔案信息的準確性以及時效性都難以保障，進而影響檔案管理工作正常進行。因此，學校管理人員必須認識到檔案管理化建設的重要性，完善相關制度規范，加強對檔案管理工作的監督，提高工作人員責任意識，從而更好保障檔案管理效果。

一、學校檔案管理信息化建設存在的問題

檔案管理在學校運作中發揮著重要作用，但是很多學校管理人員并沒有較好的檔案管理意識，相關管理工作中存在缺陷，致使檔案信息數據準確性和真實性降低。很多學校都只是偏重于教學方面，忽視了檔案管理，致使學校的檔案工作停滯不前，難以發揮出作用。一些學校領導對檔案管理的認知度不足，在實際工作中沒有對檔案管理各環節進行明確，也沒有對檔案管理體系進行有效完善，致使檔案管理工作存在不規范性，給相應工作的正常開展帶來不利影響。有些教師沒有認識到檔案對教學的重要性，對檔案資源沒有進行有效利用，在實際教學中忽視了對檔案信息的收集與整合，致使檔案信息的作用難以發揮。

有些學校雖然進行了一定的檔案管理工作，但忽視了對檔案管理工作人員職業素質的審核，致使許多專業素質不高的工作人員進入檔案管理工作崗位，由于這些工作人員缺乏專業培訓，對檔案管理相應業務工作沒有較好認知度，致使檔案管理工作存在著多種隱患，不僅降低了各類檔案信息的準確性和真實性，而且給學校相關工作的正常開展帶來不利影響。

二、學校檔案管理信息化建設的方法

（一）加強檔案管理信息化建設監管。在檔案管理信息化建設中，如果管理人員不加快管理思想及管理方式的轉變，將難以保障檔案管理工作的正常進行，因此，加強檔案管理信息化建設的監管有重要作用。管理人員必須提高檔案管理意識，將其置于學校日常工作中的重要位置；管理人員必須對檔案信息化管理建設的目標及方向進行明確，根據自身情況制定出合理的管理方案，滿足檔案管理工作的需求；管理人員需要求工作人員對各種信息技術進行熟練運用，合理配置各類檔案資源，促進檔案管理的規范化和科學化，以保障檔案管理質量。學校需提高檔案信息的利用率，將其用于教學工作中，從而更好保障檔案管理工作的正常開展。

（二）完善檔案管理信息化建設體系。基于檔案管理信息化建設的重要性，管理人員必須加強對檔案管理的重視，對學校實際情況進行合理分析，完善檔案管理信息化體系，并細化相應條例；管理人員須根據檔案管理信息化建設需求引入相關設備進行引入，并配置專業技術人員；為了保障檔案信息的準確性和真實性，管理人員需要求工作人員將各類檔案信息電子化，并合理分類、有效歸檔。由于檔案信息處于不斷變化狀態，所以工作人員必須及時進行更新，確保檔案數據的時效性，以保障相應工作的正常開展。

（三）優化檔案管理信息化建設方式。在檔案管理信息化建設過程中，需要多方面共同作用，才能保障建設質量，因此，學校必須選擇高

素質人才擔任檔案信息化管理人員，嚴格審核工作人員任職資格。在對工作人員進行聘用時，學校必須對檔案管理各環節進行明確，選擇具有計算機技能強、職業素質高、責任意識強的人員進行檔案管理工作，這樣才能保障檔案管理各環節的順利開展。學校須加強對相關專業人才的培養，建立完善的檔案信息數據庫，充分發揮出信息技術的作用，促進檔案管理的規范化，這樣才能更好地保障檔案管理信息化建設的效果。

三、結束語

在實際情況中，檔案管理信息化建設包含多種內容，對學校多項工作的正常開展都有著一定影響，這就要求學校加強對檔案管理信息化建設的重視度，加強對各環節的監督，促進檔案管理的規范性。但是實際檔案管理中依舊存在較多問題，所以教師必須提高檔案管理信息化建設的安全性、規范性，引進各種先進技術，提高檔案管理人員職業素質，并及時處理存在的各種問題，這樣才能更好保障檔案管理工作正常進行，維護學校的穩定運作。

【參考文獻】

[1]王希元.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].檔案與建設,2011(7):72-73.

[2]張志紅.探析學校檔案管理信息化建設中的不足與建議[J].華章,2014(19):313-313.