基于醫院科研檔案電子信息化建設的幾點思考

文/福建省立醫院科研處 鄭富豪

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基于醫院科研檔案電子信息化建設的幾點思考

文/福建省立醫院科研處 鄭富豪

【摘要】本文從檔案電子信息化定義出發，闡述了檔案電子信息化的特點和意義、探討檔案電子信息化建設的要點和注意事項，闡明了檔案電子信息化系統構建是未來醫院科研檔案管理發展的必由之路，對于推動醫院科研檔案持續發展和合理利用具有重要意義。

【關鍵詞】檔案；電子信息化；構建；保密；思考

醫院科研檔案是醫院科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等形式的科技資料，是科研活動的真實記錄，是醫院檔案的重要組成部分。

一、醫院科研檔案電子信息化特點及意義

檔案電子信息化與傳統的紙質檔案管理相比較，具有以下特點：

（一）儲存空間小。檔案電子信息儲存較傳統紙質空間儲存相比較而言，需要空間較小，能夠按分門別類的將不同類型的檔案整理歸納。

（二）檔案電子信息化提高科研人員的利用率。檔案電子信息化，科研人員可以利用歸納整理好的檔案，通過軟件系統，根據自己在系統中的權限獲取自己所需檔案方面的信息。

（三）檔案電子信息化提高了科研檔案管理人員的工作效率。科研檔案信息化后，科研管理人員可以利用檔案電子信息平臺及時發布相關科研檔案信息，同時根據科研人員享有的權限以及科研人員需求，及時為他們提供所需要的檔案信息。科研管理人員所有的檔案管理行為在電腦系統上就能完成，很大地提高了工作效率。

（四）電子信息化體現了科研項目的過程管理，為成果產出服務。科研檔案電子信息化能夠很好體現科研項目的過程管理。從課題申報、課題評審、課題立項、課題執行、課題驗收結題到科研課題論文成果申報等一系列過程，通過檔案電子信息化對各個階段的科研檔案督促科研人員及時將相關信息和資料上傳到系統；檔案電子信息化強化了科研項目執行的監督，更好地做好了科研項目的過程管理，而科研項目過程管理極為重要，良好的科研過程管理為科研實驗的質量、科研論文產出提供良好保障。

二、構建電子信息化要點

（一）做好科研檔案信息化工作需做好軟件建設和硬件準備。構建電子化信息檔案需要做好軟件建設和硬件準備。需要將傳統的檔案電子化，做好數據庫建設等工作。

（二）構建檔案電子信息系統要注意規范化編碼。構建檔案電子信息系統要注意規范化編碼。電子信息化需要將規范科研檔案電子化，制訂相應的檔案管理規范化準則和標準；規定一定的格式和編碼；規范化編碼便于醫院內部各個軟件系統的兼容和協同，同時規范化編碼也便于電子檔案的開發和利用；這樣也有利于醫院內部整合資源；提高工作效率和決策效率，減少了溝通和交流環節。

（三）科研檔案電子信息化需開發系統不能的功能。構建科研檔案電子信息化，需要完善數據庫的結構和功能；電子檔案管理系統需要以下幾個功能：

1.錄入功能。錄入功能是指及時將新歸檔的科研檔案錄入整理到系統中，錄入功能是實現電子檔案信息化的基礎功能，也是實現電子檔案查詢和檢索的前提。

2.查詢和檢索功能。檔案電子信息化后要做到檔案的分類管理，同時將設計查詢和檢索功能；

3.導入功能。電子信息化要設計導入功能，將一些科研檔案批文、論文等能及時導入系統中去。

4.跨數據檢索功能。完善的科研檔案電子化需要能將醫院科研檔案信息系統將圖書館數據庫建立聯合檢索功能，科研人員能夠利用醫院科研檔案信息系統以及醫院圖書館數據庫資源在同一平臺上實現跨庫檢索，為科研人員提供一站式服務，更好地滿足科研人員的需求。

（四）兼容和擴展特性。醫院檔案電子信息化系統要注意系統的兼容性和擴展性。系統的兼容性是指科研檔案管理系統要與醫院其他行政職能部門所擁有的系統兼容。如與醫院人事管理系統、醫務系統都能比較好的協同，這些系統可以作為醫院大系統的子系統，作為大系統的一個部分為臨床科研人員，醫院領導決策提供服務。對于擴展特性，電子信息系統應具有擴展特性；即隨著科研人員對科研檔案需求不斷提高，有些尚未實現的功能可以隨著科研人員探索以及科研檔案事業的發展而不斷完善。

三、構建電子信息化的注意事項

（一）注意知識產權保護，做好權限分級準入。在檔案信息化過程中，要注意知識產權的保護，一些不宜公開的科研檔案成果應設置保密功能。同時在構建檔案電子信息系統中要做好權限設置工作，根據不同職稱、級別以及人員類型設置不能的權限。如需特別的檔案資料，超出權限的應向管理員提出申請并說明理由。

（二）做好資源整合和部門協調工作，提高效率，為領導決策服務。電子信息系統構建過程中要注意系統的兼容性，要整合各種資源，注意與其他各相關行政職能部門所擁有系統的兼容性，以提高工作效率，為科研人員提供全方位服務，同時為領導決策提供服務。

（三）電子信息化要注意科研人員的需求，做好用戶體驗和評價。科研人員在運用科研檔案資源的過程中，個體化差異是比較大的。科研管理人員尤其是檔案管理人員應該嘗試從科研人員需求出發，提供定制服務功能。

總而言之，醫院科研檔案電子信息化建設意義重大，在建設過程中要把握以上幾個方面，為醫院行政部門和領導決策服務，為廣大醫院科研人員服務，提高醫院科研檔案利用水平，加快醫院科研成果產出，促進醫院科研工作良好有序發展。

【參考文獻】

[1]孫鳳英.基于電子化的醫院科研檔案管理[J].中國管理信息化,2015,18(1):203-204.