淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用

文/青島市市南區拆遷服務中心 呂玉潔

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淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用

文/青島市市南區拆遷服務中心 呂玉潔

【摘要】計算機技術的普及改變了人們的生活方式，也在檔案管理中得到大量的應用和普及。解決了檔案管理中的許多問題。多媒體在檔案信息化建設過程中得到廣泛的應用。本文將就在檔案信息化過程中應用多媒體技術的必要性、應用過程中產生的問題等進行分析，明確其在檔案信息化過程中應用的相關事項。

【關鍵詞】多媒體技術；檔案管理；信息化建設

隨著計算機技術、網絡通信技術的迅速發展，人類進入信息化和現代化的時代，各領域、各行業中對網絡技術的應用也越來越廣。檔案管理工作也逐步進行信息化建設，檔案的信息化是指應用現代信息技術以數字化建設為核心對檔案資源進行開發、管理以及提供服務。將實體保管為重點的檔案管理模式向以檔案數字化為社會提供服務模式進行轉變。多媒體技術在檔案信息化過程中被廣泛應用于處理文字、圖形、聲音、圖像等檔案信息，并建立具有信息聯系的交互性計算機系統，通過人為干預使計算機在處理信息時更人性化。

一、檔案信息化建設過程中應用多媒體技術的必要性

（一）檔案信息化的必然結果。計算機的發展和普及，給檔案帶來了新的生命，檔案在種類、載體、方式、管理技術以及檔案的應用等方面都有極大的變化。隨著現代信息化的發展，信息量迅速膨脹，信息的收集、整理加工、傳遞方式已不能滿足檔案領域的發展以及人們的需求。檔案數據的數字化、信息化已成為檔案管理工作必然的發展趨勢。然而檔案管理信息化過程中工作效率低、工作人員文化程度等都影響著檔案事業的發展。多媒體技術具有直觀性強、信息量大、傳播速度快，形式多樣易被接受等特點。對檔案的信息化發展具有極大的輔助作用。多媒體技術在檔案管理中的應用提高了檔案管理、開發、檔案信息利用的能力。用現代科學技術手段最大化的發揮檔案信息的價值，促進了檔案管理模式、管理技術和方法的轉變。所以，在檔案信息化過程中應用多媒體技術是檔案管理發展的必然要求。

（二）多媒體技術的應用簡化工作流程，提高檔案信息建設管理的水平和效率。多媒體技術的應用可以簡化檔案管理的工作流程和工作效率。應用多媒體技術對檔案文件進行掃描、分類、匯總，能夠極大地降低工作人員的工作量，縮短工作時間，降低工作人員的工作壓力，簡化了檔案管理的程序步驟。同時，工作人員使用多媒體技術對文件記性篩選、分類、歸檔、儲存，可以保證檔案資料的完整性和全面性。通過多媒體技術，用戶可以直接下載或打印文字、圖像、視頻、音頻等檔案資料，同時便于工作人員跨部門、跨地域提取檔案信息，大大減少工作人員的工作量，提高工作效率。

（三）檔案信息存儲方式多樣化。多媒體技術為檔案信息的儲存提供了新的選擇。檔案信息，包括文字、影像、音像等資料，而傳統的儲存方式，只限于紙張，無法直觀、自然、動態地描述檔案內容，檔案信息化的發展，使得其對儲存方式、儲存容量的要求提高。同時多媒體技術能夠提供較大的儲存空間、先進的存儲方式，還能夠完整地保存動態資料。

（四）信息檢索便捷、高效。應用掃描、智能分類、智能檢索等多媒體技術可以實現用戶簡單、快捷、方便地檢索不同的檔案資料，保證用戶快速獲得具體的資料信息。

二、多媒體技術在檔案信息化過程中的應用

（一）應用多媒體技術建立檔案信息庫。構建集準備系統、數字化子系統、存儲系統、數字化信息輸出系統于一身的完整檔案信息處理系統，將檔案的加工制作聯系在一起形成一個有條不紊的系統的工作流程，控制信息的各種處理，這對于檔案信息化建設是十分重要的。

（二）用于檢索程序的編制。實現檔案信息化首要任務是實現目錄信息數字化。首先需要將檔案、專題等各類資料的目錄錄入計算機，并制作完善的檢索體系；其次，建立檔案著錄標引并實現電子檢索，進行檔案自動化管理。建立檔案目錄數據庫，將數字化檔案資源進行歸類整理，有利于發揮計算機的檢索功能。

三、多媒體技術存在的問題及對策

（一）檔案信息保護設施不完善。隨著檔案信息數字化管理的實現，大量的用戶檔案信息被泄露，甚至是被人為地進行買賣，導致客戶個人資料泄露，通過網上購買個人信息進行犯罪的案件也越來越多，造成企業、個人，甚至是國家的財產損失。而且檔案系統本身也存在著漏洞，導致各種組織或個人，可以輕易獲得檔案信息。面對這些檔案信息危機，我國需要建立動態的信息安全保障系統，不斷地進行技術、管理體制的改變和創新，提高人員的信息保護理念和能力。保護檔案資源安全，保障人民的財產安全。

（二）保護知識產權的安全。知識產權就像信息的數字化一樣，沒有固定的形式，依附于外物存在。檔案信息在網絡傳輸過程中，由于檢索的便捷化，給網絡侵權也帶來了便利。網上無論是小說、攝影設計等方面的知識產權侵權行為層出不窮。檔案信息是證明知識產權所有者的有效證據。面對知識產權侵權行為，國家應出臺相應的法律對網上的知識產權進行保護。同時宣傳知識產權自我保護的知識，使得人人知法懂法守法。

（三）規范檔案管理的原則。實現檔案管理的現代化，必須建立完善的檔案管理規范、原則和法律法規，按照統一的標準進行管理。我國的檔案信息化建設較晚，各個地方部門的管理規范原則沒有統一，導致在檔案管理、提取等方面有很大的不便。實現檔案的規范性，可以使檔案的保管、傳遞、檢索等有序，標準、規范。

【參考文獻】

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