淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用

文/青島市市南區(qū)拆遷服務中心 呂玉潔

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淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用

文/青島市市南區(qū)拆遷服務中心 呂玉潔

【摘要】計算機技術的普及改變了人們的生活方式，也在檔案管理中得到大量的應用和普及。解決了檔案管理中的許多問題。多媒體在檔案信息化建設過程中得到廣泛的應用。本文將就在檔案信息化過程中應用多媒體技術的必要性、應用過程中產生的問題等進行分析，明確其在檔案信息化過程中應用的相關事項。

【關鍵詞】多媒體技術；檔案管理；信息化建設

隨著計算機技術、網絡通信技術的迅速發(fā)展，人類進入信息化和現(xiàn)代化的時代，各領域、各行業(yè)中對網絡技術的應用也越來越廣。檔案管理工作也逐步進行信息化建設，檔案的信息化是指應用現(xiàn)代信息技術以數(shù)字化建設為核心對檔案資源進行開發(fā)、管理以及提供服務。將實體保管為重點的檔案管理模式向以檔案數(shù)字化為社會提供服務模式進行轉變。多媒體技術在檔案信息化過程中被廣泛應用于處理文字、圖形、聲音、圖像等檔案信息，并建立具有信息聯(lián)系的交互性計算機系統(tǒng)，通過人為干預使計算機在處理信息時更人性化。

一、檔案信息化建設過程中應用多媒體技術的必要性

（一）檔案信息化的必然結果。計算機的發(fā)展和普及，給檔案帶來了新的生命，檔案在種類、載體、方式、管理技術以及檔案的應用等方面都有極大的變化。隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，信息量迅速膨脹，信息的收集、整理加工、傳遞方式已不能滿足檔案領域的發(fā)展以及人們的需求。檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化、信息化已成為檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢。然而檔案管理信息化過程中工作效率低、工作人員文化程度等都影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。多媒體技術具有直觀性強、信息量大、傳播速度快，形式多樣易被接受等特點。對檔案的信息化發(fā)展具有極大的輔助作用。多媒體技術在檔案管理中的應用提高了檔案管理、開發(fā)、檔案信息利用的能力。用現(xiàn)代科學技術手段最大化的發(fā)揮檔案信息的價值，促進了檔案管理模式、管理技術和方法的轉變。所以，在檔案信息化過程中應用多媒體技術是檔案管理發(fā)展的必然要求。

（二）多媒體技術的應用簡化工作流程，提高檔案信息建設管理的水平和效率。多媒體技術的應用可以簡化檔案管理的工作流程和工作效率。應用多媒體技術對檔案文件進行掃描、分類、匯總，能夠極大地降低工作人員的工作量，縮短工作時間，降低工作人員的工作壓力，簡化了檔案管理的程序步驟。同時，工作人員使用多媒體技術對文件記性篩選、分類、歸檔、儲存，可以保證檔案資料的完整性和全面性。通過多媒體技術，用戶可以直接下載或打印文字、圖像、視頻、音頻等檔案資料，同時便于工作人員跨部門、跨地域提取檔案信息，大大減少工作人員的工作量，提高工作效率。

（三）檔案信息存儲方式多樣化。多媒體技術為檔案信息的儲存提供了新的選擇。檔案信息，包括文字、影像、音像等資料，而傳統(tǒng)的儲存方式，只限于紙張，無法直觀、自然、動態(tài)地描述檔案內容，檔案信息化的發(fā)展，使得其對儲存方式、儲存容量的要求提高。同時多媒體技術能夠提供較大的儲存空間、先進的存儲方式，還能夠完整地保存動態(tài)資料。

（四）信息檢索便捷、高效。應用掃描、智能分類、智能檢索等多媒體技術可以實現(xiàn)用戶簡單、快捷、方便地檢索不同的檔案資料，保證用戶快速獲得具體的資料信息。

二、多媒體技術在檔案信息化過程中的應用

（一）應用多媒體技術建立檔案信息庫。構建集準備系統(tǒng)、數(shù)字化子系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、數(shù)字化信息輸出系統(tǒng)于一身的完整檔案信息處理系統(tǒng)，將檔案的加工制作聯(lián)系在一起形成一個有條不紊的系統(tǒng)的工作流程，控制信息的各種處理，這對于檔案信息化建設是十分重要的。

（二）用于檢索程序的編制。實現(xiàn)檔案信息化首要任務是實現(xiàn)目錄信息數(shù)字化。首先需要將檔案、專題等各類資料的目錄錄入計算機，并制作完善的檢索體系；其次，建立檔案著錄標引并實現(xiàn)電子檢索，進行檔案自動化管理。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案資源進行歸類整理，有利于發(fā)揮計算機的檢索功能。

三、多媒體技術存在的問題及對策

（一）檔案信息保護設施不完善。隨著檔案信息數(shù)字化管理的實現(xiàn)，大量的用戶檔案信息被泄露，甚至是被人為地進行買賣，導致客戶個人資料泄露，通過網上購買個人信息進行犯罪的案件也越來越多，造成企業(yè)、個人，甚至是國家的財產損失。而且檔案系統(tǒng)本身也存在著漏洞，導致各種組織或個人，可以輕易獲得檔案信息。面對這些檔案信息危機，我國需要建立動態(tài)的信息安全保障系統(tǒng)，不斷地進行技術、管理體制的改變和創(chuàng)新，提高人員的信息保護理念和能力。保護檔案資源安全，保障人民的財產安全。

（二）保護知識產權的安全。知識產權就像信息的數(shù)字化一樣，沒有固定的形式，依附于外物存在。檔案信息在網絡傳輸過程中，由于檢索的便捷化，給網絡侵權也帶來了便利。網上無論是小說、攝影設計等方面的知識產權侵權行為層出不窮。檔案信息是證明知識產權所有者的有效證據(jù)。面對知識產權侵權行為，國家應出臺相應的法律對網上的知識產權進行保護。同時宣傳知識產權自我保護的知識，使得人人知法懂法守法。

（三）規(guī)范檔案管理的原則。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須建立完善的檔案管理規(guī)范、原則和法律法規(guī)，按照統(tǒng)一的標準進行管理。我國的檔案信息化建設較晚，各個地方部門的管理規(guī)范原則沒有統(tǒng)一，導致在檔案管理、提取等方面有很大的不便。實現(xiàn)檔案的規(guī)范性，可以使檔案的保管、傳遞、檢索等有序，標準、規(guī)范。

【參考文獻】

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