檔案管理信息化發(fā)展研究及初探

文/廣東省連州市不動(dòng)產(chǎn)登記中心 陳延芳

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檔案管理信息化發(fā)展研究及初探

文/廣東省連州市不動(dòng)產(chǎn)登記中心 陳延芳

【摘要】檔案是人類進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)所保留下來的真實(shí)記錄，作為不可再生的資源，它對(duì)于國家的發(fā)展有著重要的作用，具有一定的文化價(jià)值。目前，我國檔案管理的信息化水平得到了明顯的提高，通過電子檔案進(jìn)行檔案資料的信息化管理，能夠使信息管理的效率得到提高。結(jié)合檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀存在的問題，研究創(chuàng)新發(fā)展檔案管理信息化的策略。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；信息化；發(fā)展研究

行政事業(yè)單位管理部門基本的配置包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等。檔案管理人員計(jì)算機(jī)配置也達(dá)到了人手一臺(tái)，永遠(yuǎn)檔案管理軟件，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理、收集、應(yīng)用等方面提供了便利。面對(duì)檔案信息化存在的問題，探究檔案管理信息化的策略。

一、 檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化重視程度低。行政事業(yè)單位對(duì)于檔案的信息資料的重視程度不夠，沒有形成系統(tǒng)的檔案管理制度體系。行政事業(yè)單位只針對(duì)需要處理的檔案進(jìn)行管理，并沒有真正地意識(shí)到檔案管理信息化發(fā)展的重要性。只有通過不斷強(qiáng)化行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度，才能有效地檔案管理工作人員的信息化管理水平，從而完善檔案管理信息化體系。

（二）檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入的資金不足。行政事業(yè)單位實(shí)施檔案管理信息化需要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及相關(guān)管理系統(tǒng)，因此需要行政事業(yè)單位投入大量的資金，提高檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的水平。由于事業(yè)單位重視程度的偏差，對(duì)于檔案管理設(shè)備更新不及時(shí)，因此，無法滿足檔案管理人員的需求，檔案管理信息化發(fā)展受到了嚴(yán)重的影響。

（三）檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)意識(shí)薄弱。伴隨著我國信息技術(shù)的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的信息安全存在安全隱患，檔案所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在一定的危險(xiǎn)性，很容易受到電腦病毒、黑客等方面的惡意攻擊。行政事業(yè)單位的檔案管理工作存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，很容易造成機(jī)密檔案信息的丟失和泄密。檔案管理人員應(yīng)該積極地強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)意識(shí)，通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段確保網(wǎng)絡(luò)的安全性。

二、 檔案管理信息化的有效策略

（一）增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)。行政事業(yè)單位應(yīng)該積極地提高檔案管理人員的檔案管理信息化意識(shí)，由于檔案管理人員對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式形成了一定的依賴心理，沒有創(chuàng)新意識(shí)。只有行政管理單位強(qiáng)化檔案管理人員的管理力度，才能從根本上改善檔案管理人員的信息化管理意識(shí)，從而樹立正確的檔案管理思路，提高檔案管理工作的效率，更好地為行政事業(yè)單位服務(wù)。

（二）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。行政事業(yè)單位需要建立完善的管理體系，才能促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理人員的工作積極性，有效地提高工作效率。只有改革管理制度，不斷完善行政事業(yè)單位的管理體系，才能不與時(shí)代的發(fā)展脫軌。檔案管理信息化逐漸成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同樣是衡量檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的重要環(huán)節(jié)。只有建立檔案管理相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，才能充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，主動(dòng)進(jìn)行檔案管理信息化的學(xué)習(xí)，從而有效促進(jìn)檔案管理工作的開展。

（三）加大檔案管理信息化方面的資金投入。行政事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理方面的資金投入，通過檔案管理設(shè)備的更新更好地發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。部分企業(yè)正是因?yàn)橐庾R(shí)到了檔案管理信息化的重要性，將傳統(tǒng)陳舊的檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，提高了檔案管理的效率的同時(shí)，還確保了檔案管理的安全性。比如，行政事業(yè)單位通過引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀等，減少檔案管理工作人員工作量的同時(shí)，還能確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性，更好地為單位服務(wù)，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。部分行政事業(yè)單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，不懂得利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。因此需要行政事業(yè)單位做好管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員適應(yīng)檔案管理信息化工作，從而促進(jìn)檔案管理信息化工作的開展。

（四）建設(shè)優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。優(yōu)秀的檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，能夠有效提升檔案管理信息化發(fā)展的速度。檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，一方面能夠提高檔案管理人員的檔案管理信息化意識(shí)。行政事業(yè)單位通過培訓(xùn)使檔案管理人員更加熟悉單子檔案信息的規(guī)范管理，并且掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全防范方法，提高安全防范意識(shí)，確保檔案管理安全性的同時(shí)，使檔案管理具備高效性和準(zhǔn)確性。作為行政事業(yè)單位的檔案管理人員，應(yīng)該強(qiáng)化自身的檔案管理能力，不斷更新和完善檔案管理專業(yè)知識(shí)，積極地參與行政事業(yè)單位的培訓(xùn)課程，使檔案管理工作更加得心應(yīng)手。另一方面，建立檔案管理隊(duì)伍能夠提高檔案管理人員的工作技能，樹立正確的檔案管理觀念。

三、結(jié)束語

行政檔案管理對(duì)事業(yè)單位的生存發(fā)展起到了重要的作用，因此面對(duì)檔案管理工作中遇到的問題，檔案管理部門需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行大膽的創(chuàng)新。檔案管理人員也應(yīng)該不斷地提高自身的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化觀念。行政事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的檔案工作制度，強(qiáng)化檔案工作人員的培訓(xùn)工作，使他們的綜合素質(zhì)得到提高，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化的進(jìn)程。

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