分析電力企業辦公室文秘工作水平的提升策略

黃輝

【摘 要】 電力企業在社會生活中發揮著重要的作用，是整個國家電力系統運行的關鍵環節，近些年各專業都有了很大發展。辦公室是處理企業事務的中心，文秘人員的工作就是對事務進行處理，隨著整個行業的不斷發展，各類計算機系統的應用和越來越高標準的要求，電力企業對文秘人員的素質要求也不斷增加，為了確保發揮好“參謀”和“助手”的作用，迫切需要提升其文秘工作水平。

【關鍵詞】 電力企業 辦公室 文秘工作 問題 措施

一.引言

在辦公室中，很多文秘的工作就是為企業的領導進行服務，比如在領導開會之前，文秘人員需要開展會議前的準備、會議時的記錄、會議之后的整理等，領導對文件進行審批之前，需要文秘人員對文件進行處理擬辦等，其工作效率對企業領導有很大影響。在辦公室中，文秘工作不僅僅是領導的工作基礎，也是其工作延伸環節，比如，在領導進行決策之后，需要文秘人員起草具體文件，然后下發到下級企業，領導在出差后，文秘需要對領導需要的材料進行整理，因此，辦公室的文秘工作具有重要意義。

二.電力企業辦公室文秘工作中出現的問題

1.對問題進行解決的能力比較差。因為辦公室日常的工作相對繁忙，造成文秘人員經常忙于處理各種日常事務，在開展工作時，沒有真正把握工作重點，造成對實際問題進行解決的能力相對較差，無法與上級開展有效溝通，對文件進行起草時，缺乏清晰的思路，難以對領導的日常工作提供有效幫助。

2.電力企業中辦公室的文秘人員數量比較少，工作量比較大。當前，在電力企業中，很多辦公室的文秘人員相對缺乏，而且辦公室日常工作也比較多，造成文秘人員經常十分繁忙，甚至需要不斷的加班，人員數量少，工作量卻又很大，這就造成工作的效率不斷降低，工作缺乏質量保證，這對整個辦公室的運行管理也有很大影響。

3.辦公室文秘人員良莠不齊。隨著經濟與社會的不斷發展，在電力企業中，對辦公室文秘人員的要求也在不斷增加，造成很多文秘人員當前的知識能力無法滿足企業發展的需要。從實際情況來看，在很多電力企業內，文秘人員并沒有學習相關的專業知識，無法順利的完成相關工作。受到工作的性質影響，辦公室的文秘人員出去開展學習和培訓的機會比較少，這就造成其知識系統的更新相對緩慢，無法滿足整個辦公室運行的需要。還有一些文秘人員缺乏服務意識，工作缺乏責任心，比較懶散，這對整個辦公室的效率都有很大影響。

三.提高辦公室文秘工作水平的措施

1.1.需要提升文秘人員的服務能力與意識。在電力企業中，辦公室的職責主要就是為部門、領導以及相關工作人員等服務，所以，文秘人員需要樹立起正確的工作理念，在工作時做到真誠、熱情的服務。而且，辦公室的文秘人員還需要不斷提升其自身服務的意識與能力，積極的完成領導或者其它部門交代的事情，還要發揮出協調辦公室關系的作用，這樣不僅有助于使企業更加和諧，還能夠樹立起一個良好的企業形象。

2.對工作的方法進行改進。辦公室的工作一般都比較繁瑣、復雜，而且每項工作都在一定程度上影響著全局，所以，電力企業辦公室的文秘人員需要對自己工作的具體方法進行改進。在實際進行工作時，需要分清問題的主次，忙中有細，不能自亂陣腳，還要對辦公室的工作規律進行不斷探索，切實掌握這一規律，進而使文秘工作的效率得到有效提升。而且，因為辦公室的文秘人員，自己支配的時間相對較少，所以，需要他們調節好自身狀態，在開展工作時充實自己。

3.需要使辦公室文秘人員綜合素質得到提升。電力企業要按照辦公室文秘人員實際的工作能力與水平，制定出科學、合理的培訓方案，并定期對其進行嚴格的培訓，進而使辦公室文秘人員的素質得到有效提升。電力企業還需要擴展文秘人員得到知識的渠道，為他們建立一個具有良好氛圍的環境，鼓勵他們不斷進行學習。還要注意文秘人員的思想政治，提升文秘人員的責任心，進而使他們解決實際問題的能力得到提高。鑒于電力企業辦公室中文秘人員缺少電力專業知識、不熟悉電力企業生產運行情況，建議文秘人員要可從基層生產一線年經骨干中選擇，以將其培養成更加重要的管理崗位引吸優秀人才到辦公室從事文秘工作，服務好公司上下，發揮“參謀作用”。

4.要注重細節方面的管理。辦公室工作具有很廣的關系，文秘人員對工作進行處理時，需要尤其注意各種細節方面的處理，使用謹慎、謙虛的態度對工作進行處理。要強化其全局意識，關注工作，對領導交代的工作要認真對待，然后用實際行動帶動周圍同事，這樣才可以為辦公室各種工作的正常開展帶來便利。

5.要抓住工作的重點。電力企業中，文秘人員的辦公室工作十分繁瑣，其工作的重點是對各種文件進行整理，然后及時、準確的向企業各級傳達信息，比如在領導開會時，文秘人員需要按照領導意見，起草領導演講稿，還要對一些重要的信息進行記錄，對文件進行傳達等。信息的傳達在辦公室工作中具有重要的意義，文秘人員在對領導傳遞信息之前，首先需要對信息的正確性進行確定，然后對其進行認真的分析，了解到信息背后所隱藏的危機，并對領導發出提醒，提示想到關注這些問題，進而為領導的科學決策奠定基礎。此外，文秘人員還需要有風險精神，熱愛自己的工作，分清事情的嚴重程度，合理進行安排，還需要不斷思考，想到別人沒有想到的事情，使用自身智慧提升工作的效率。

四.結語

綜上所述，在電力企業中，辦公室文秘工作具有重要的意義，對整個企業的發展也有重要影響，因此需要引起相關人員的重視，加強對文秘人員的重視，定期開展培訓，提高文秘人員的工作效率和水平，進而為企業發展奠定良好的基礎。此外，電力企業還可以借鑒其它行業辦公室管理手段，不斷學習，提升文秘人員的學習意識，進而使整個辦公室的效率得到提高。文秘人員自身也應該不斷學習，明白自己工作的意義，切實發揮出文秘工作的作用，為企業發展貢獻自己的力量。

【參考文獻】

[1] 周鋒華. 提升電力企業辦公室文秘工作水平的途徑[J]. 辦公室業務， 2014（20）：45-45.