淺議企業數字檔案館建設

王杰

摘 要：我國已經全面步入了信息化社會，信息技術已經應用到各行各業中，對傳統的工作模式產生了巨大的沖擊。在企業檔案管理工作中引入信息技術，改變了傳統的檔案管理和利用手段，提升了企業檔案管理效率。數字檔案館是信息技術在檔案管理應用中更高一級的體現，應用智能技術、數據庫以及云計算等先進技術構建起數字化服務管理平臺。本文從數字檔案管理建設的必要性以及意義出發，對數字檔案館的整體框架以及功能模塊進行具體分析，為企業數字檔案館的建立起到借鑒作用。

關鍵詞：數字檔案館；意義；構建；注意問題

中圖分類號： G270 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）34-33-2

0 引言

隨著信息技術的高速發展，企業辦公模式發生了巨大變化，計算機信息系統已經成為企業運營的重要工具，企業生產活動的許多檔案文件都以電子版的形式存在，一些企業已經實現了無紙化辦公。企業信息載體呈多元化發展，不再局限于紙質資料，圖像、視頻以及聲音等多媒體技術的應用，給企業的檔案管理工作提出了新的要求。目前企業檔案管理工作機遇與發展并存，深入利用信息技術，構建數字檔案館符合企業檔案管理要求，對提升檔案管理水平具有重要作用。

1 企業數字檔案館建設的必須性以及意義

數字檔案館從本質上來講屬于檔案信息管理平臺，包含檔案資源庫、檔案信息資源處理中心、用戶管理平臺等。數字檔案館具有館藏資源數字化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多優勢。數字檔案館是信息技術在檔案管理工作中的進一步發展，具有較大的應用價值。

對于企業而言，檔案資料是其發展的歷史記錄，包含重要的技術以及商業資料等，具有獨特性、獨有性，在企業的發展過程中具有重要作用。企業數字檔案館建設集成了傳統檔案館的各種職能，如檔案保管、檔案查詢、市場服務等，利用先進的信息技術，整合企業的檔案資源，使企業檔案服務模式和體系能夠得到優化。數字檔案館利用集成系統，將企業檔案信息資源系統與檔案館的服務體系相連接，提高了企業檔案館的服務水平，使企業檔案管理工作更加高效、便捷。

企業數字檔案館與企業的局域網平臺相鏈接，構建只針對企業內部的檔案資源庫，并且依據局域網上的各類資源，形成數字檔案館的整個數據庫，企業員工可以在局域網下查找自己局限內的資料，不受時間和空間的限制，最大限度地提升了企業檔案資源的利用率，使其更好地為企業服務。數字檔案館實現了企業檔案資料數字化、信息資源共享化以及數據傳輸網絡化，提高了企業檔案資料的利用率，充分發揮了檔案資料的經濟價值和社會價值。因此，構建企業數字化檔案管理，符合檔案管理發展趨勢，為我國檔案管理工作注入新的活力。

2 企業數字檔案館系統分析

2.1 企業數字檔案館總體構架

數字檔案館管理系統集成了傳統檔案館的全部職能，利用先進的信息技術、智能技術、數據庫等形成完整性的管理平臺。企業數字檔案館依據企業資料的特殊性要求，合理設計其總體框架，應用較為普遍的如圖1所示。

2.2 企業數字檔案館功能模塊

依據數字檔案系統的主要職能，可以將企業數字檔案管理體系劃分為兩大子系統，即檔案后臺管理以及檔案知識門戶。檔案后臺管理主要指的是檔案管理員以及系統維護人員對數字檔案館的日常管理和維護；檔案門戶是企業員工檢索與借閱資料的窗口。企業數字檔案館包含的職能依據企業特色而決定，本文對列舉的數字檔案館功能模塊都是較為普遍的，企業數字檔案館的一般功能模塊如圖2所示。

2.3 企業數字檔案館系統性能需求

企業數字檔案館系統的構建是根據企業檔案管理的具體需求所決定的，實用性是企業數字檔案館系統建設必須要遵循的原則。同時數字檔案館從本質上來講屬于信息化管理平臺，其系統必須易于維護、操作簡單，并且反應速度快，以便更好地服務于企業發展。根據以上系統要求，數字檔案館系統必須具備以下性能：

一是安全性能。企業的檔案資料與社會公共檔案資料相比具有明顯的差異，其管理內容中涉及一些商業機密或是核心技術，因此數字檔案館系統必須具有較高的安全性，以滿足檔案資料保密性要求。系統的運行必須安全穩定，防止出現數據丟失或損害的情況。并且在系統中還要構架完善安全體系，依據身份認證和有限授權技術，實現數據傳輸、存儲分析過程中的安全性。

二是數據完整性。為防止數據丟失及破壞應用軟件與相關數據分離或共享，系統通過分配權限、設置權限級別、區別對待相關用戶，保證數據庫管理系統自身提供的安全性。系統平臺的安全性主要是操作系統、計算機和網絡體系的安全性等。

三是系統可擴充可維護性。體系結構設計、軟硬件平臺的確定需要考慮可擴充、可維護性來滿足系統維護所占的比重大的特點。應用系統的設計及開發考慮標準化、模塊化及靈活性和可擴充性，達到程序復用的目的，根據需要修改某個模塊、增加新的功能以及重組系統的結構對數據庫表的修改維護可以在很短時間內完成。

3 企業數字檔案館建設過程中注意問題的分析

企業數字檔案館的構建，有助于提高企業檔案資料的利用率，使其更好地服務于企業發展。但是在企業數字檔案館建設的過程中，一定要遵循企業的實際需求以及企業的信息化水平，嚴禁盲目復制其他成功案例。企業在數字檔案館建設過程中一定要注意以下問題：

3.1 依據企業實際，科學建設

數字檔案館的構建是一項系統工程，包含的工作種類較多，其影響因素也較為廣泛。當前數字檔案館系統主要受到企業資料種類、范圍，企業信息化水平以及企業檔案館經濟投入的制約，系統的構架不是想當然的，必須具有相當的技術條件、經濟條件以及組織條件。因此在建設數字檔案館時一定要依據企業的發展實際，循序漸進地開展。企業必須做好數字檔案管理系統建設規劃，只有在保證規劃的科學性、可行性以及可靠性的基礎上才能正式開展建設工作。企業數字檔案系統的實現不是一蹴而就的，需要在實際的管理中不斷磨合和完善。

3.2 注重檔案管理工作的實際需要

企業數字檔案管理系統構建的根本目的就是要滿足檔案管理工作以及職能的要求，提高企業檔案資料的利用率，使其更好地為企業發展提供服務。因此數字檔案館必須具有檔案館館的基本職能，這也是數字檔案系統構建的主要著手點，實現企業檔案資源數據庫與應用服務體系的完美結合。換言之，企業數字檔案管理系統必須具備較高的實用性，這也是數字檔案館建設的根本原因。

4 結語

隨著信息技術的不斷發展，數字檔案館是檔案管理信息化發展的必然結果。企業數字檔案館的構建，有助于提高企業檔案管理水平，為企業發展提供更加完善、便捷的檔案服務。企業在構建數字檔案館時應該根據自身發展水平以及行業特點，構建具有實用性的信息系統。

參 考 文 獻

[1] 葛建華.關于企業數字檔案館建設的思考[J].蘭臺世界，2013（z5）：66-67.