淺析大數據視角下秘書如何提高信息獲取能力

摘 要：隨著現代信息技術的發展，大數據在各行各業如火如荼地開展起來，幫助人們不斷地挖掘出海量價值的信息產品和服務。作為領導的助手和參謀，及時地通過各種渠道、采用各種方法來獲取所需信息，是秘書在新時代下與時俱進的必然要求。以數據規模大、種類多樣、處理速度快、價值高為特征的大數據，給秘書的信息獲取帶來了前所未有的機遇與挑戰。為順應時代發展的要求，秘書需從知識素養、能力素養、道德素養三個方面來提高自己的信息獲取能力，以實現從文字秘書到復合型助手的轉變。

關鍵詞：大數據；秘書；信息獲取

現代社會，由于科學技術的飛躍發展和橫向聯系的加強，使信息已成為社會生產和社會生活的一種重要資源。秘書作為領導的“左膀右臂”，新時代下，秘書必須“眼觀六路，耳聽八方”，在大數據背景下不斷提高信息獲取能力。

一、知識素養

（一）豐富基礎知識

這是秘書人員的基本功，它包括文史哲政法經數理化等社會科學和自然科學的一般知識。秘書是領導的助手和參謀，通常要協助領導進行決策、加強管理、掌握情況、提供咨詢、控制局面。這就要求秘書有較為豐富的知識，這樣才能準確、及時而又經濟地獲取領導適用的信息。

大數據給我們提供了大量的、多種類型的數據，要想從這些魚龍混雜的數據中找到符合自己需求的信息，秘書要具備比較廣泛的基礎知識，才能具有較大的潛在力量，廣泛閱讀，增加自己的信息儲備，做好領導的助手。

（二）掌握大數據知識

大數據的確給我們帶來了許多機遇，利用大數據，秘書可以拓寬視野、獲取更全面廣泛的信息、提高工作效率等。毋庸置疑，各行各業對大數據的運用正在如火如荼地開展，互聯網的使用也越來越重要。秘書要擺正心態，提高自己的計算機水平，靈活掌握互聯網知識，加強對大數據的認識，乘上大數據的列車，順應時代發展。

二、能力素養

（一）提高文字提煉與表達能力

這里講的文字提煉與表達能力主要是講秘書對所收集信息的提煉和表達。

大數據價值高，價值密度小，即使秘書所獲取的信息眾多，但如何從中提煉出符合自己需求的、有價值的信息，考慮哪些是有用的或是緊急的信息，這都對秘書的文字提煉能力提出了要求。

秘書要想將自己所獲取的信息讓領導明白、一目了然，便需要加強自己的文字表達能力了。這種文字表達能力還體現在信息搜集上。譬如，在搜索引擎中，輸入檢索詞進行查詢時，當秘書選用比較精確的檢索詞時，檢索結果的查準率高，但是查全率就會降低；當秘書選用比較廣泛的檢索詞時，檢索結果的查全率高，但是查準率就會降低。檢索中的查全率和查準率的互逆關系，就要求秘書提高自己的文字表達能力，選用確切的、合適的檢索詞進行查詢。

（二）提高預測判斷能力

大數據的核心就是預測。一方面，大數據提供眾多信息，質量參差不齊。秘書要提高判斷力，辨別信息的真偽與時效，提煉出自己真正所需的信息。另一方面，秘書人員要善于用腦，學會對大量信息加以分析琢磨，發揮想象力，預測領導即將所需的信息。只有通過觀察、善于預測，秘書才能獲得工作所需要的大量感性材料，才能加以處理，用到實際。具備這種能力的秘書人員，往往能從普通的資料、一般的情況中抓住實質，從大量的數據中挖掘出規律，從平靜的表象中發現事物變化的潛在趨勢。這樣才能為領導提供有價值的建議和最佳的決策方案，更好地成為領導得心應手的“左膀右臂”。

（三）領會領導意圖

秘書要善于觀察了解、熟悉領導，做到供其所需、急其所急、想其所想，較好地領會領導的意圖。大數據背景下，信息類型多樣、傳播迅速，且價值密度低。利用大數據得到的信息雖然全面、及時，但是往往雜亂無序。秘書應深入分析、歸納整理，并找到信息之間的聯系，從深度、廣度兩個維度予以完整展現，將文字、實時圖片、視頻鏈接等多種形式相結合，以滿足領導對信息的高質量要求。

當然，秘書要根據領導意圖積極獻計獻策，獻有廣度、有深度的計，獻有分量、有價值的策。秘書要時時為領導著想，事事為領導著想，殫精竭慮，善于謀事。無論是明確工作指導思想、安排實施步驟，還是把握重點難點、尋找最佳時機，都竭盡全力地為領導尋找最優辦法。

三、道德素養

（一）保持自我，實事求是

秘書通過大數據獲得各種各樣的信息，大千世界無奇不有，秘書人員一定要立場堅定，經受住各種考驗，不能迷失自己。對大是大非態度正確，旗幟鮮明，要與全體人民的共同意愿和根本利益保持一致。

秘書作為領導的耳目和助手，需要從四面八方獲取各種信息，并根據實際情況，為領導決策提供建議。因此，秘書了解情況要實事求是，要經過深入地調查分析，真實準確地反映情況，一切從實際出發。

（二）嚴守機密

大數據把我們置于一個更加開放的平臺，讓我們在獲得更多信息的同時，也讓我們的信息易被他人獲取，即所謂的信息泄露。我們不可避免地要經受網絡時代的信息安全問題。但是，我們力所能及的，是嚴守自己已獲得的機密，保護好領導的信息。由于秘書的地位和身份特殊，交往對象總想從秘書口中獲取內部信息。秘書在交往中首先弄清對方身份，確定哪些該說，哪些不該說，以及說到什么程度。對于那些旨在試探秘密、 套取情報者，要采取對策，防止落入圈套。

素養，即由訓練和實踐而獲得的技巧或能力。秘書素養是在一定歷史條件下和社會環境中培養起來的，受時代和環境的制約和支配，隨著社會的變化而變化，秘書素養的培養要適應社會發展的需要。20世紀50年代甚至更早，秘書就是“秀才”和“筆桿子”，在知識和能力素質上只要求扎實的中文功底。20世紀80年代之后有了很大變化，隨著市場經濟時代的到來，尤其是進入21世紀后，中國加入WTO，對秘書的素質要求變得越來越高。隨著大數據時代的到來，秘書要想獲取所需信息，必須提高自己的信息獲取的知識、能力和思想修養，不斷提升自己，以適應時代的需求。

參考文獻

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作者簡介

陳奇（1993-），女，聊城大學文學院15級研究生，專業為秘書學，研究方向為現代文秘與應用寫作

（作者單位：聊城大學文學院）