鄉鎮檔案管理從紙質到電子化的必要性

摘 要：隨著信息技術的大力發展，人們的工作和生活越來越離不開計算機。鄉鎮檔案管理工作必要適應這一趨勢，努力發展電子檔案，并完善其各方面的管理工作，提高檔案管理質量和安全性，為鄉鎮發展提供有利自己文字的力量。

關鍵詞：電子檔案；檔案管理人員；鄉鎮檔案管理

一、鄉鎮檔案的介紹

鄉鎮檔案是指鄉鎮黨委、政府在公務活動中直接形成的對本單位以及對國家、社會具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一個鄉鎮的檔案管理因為人員少、經費少等現實的原因不可能有專人負責，但是鄉鎮檔案卻是一個包含面廣、繁瑣與重要性兼具的工作，它和本地群眾的切身利益相連。能把鄉鎮檔案管理號，可以直接在基層解決一些矛盾和問題，理順好人民內部的關系，為黨的群眾路線教育活動服務好。

二、鄉鎮檔案的作用

鄉鎮檔案工作處于我國檔案工作體系的最基層，它們形成的檔案反映了我國社會主義基層政權的歷史面貌，具體詳細地反映了這個鄉鎮各項工作活動的真實情況。

鄉鎮檔案既是鄉、縣制訂計劃，總結經驗，指導工作的依據，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉鎮開展農業科研，發展農業經濟所必須的參考資料。

對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鄉鎮檔案因為涉及范圍廣，內容較多，保存地沒有完全獨立的一個檔案庫房導致紙質檔案的難于管理和保存。近幾年信息技術快速發展，隨即而生了電子檔案管理，利用電子設備對檔案進行保存，這樣更利用查找和管理。

三、國家提倡建立電子檔案

2000 年的時候，在全國檔案工作會議上中共中央辦公廳主任王剛同志，明確向檔案部門提出了要加強檔案信息化建設的任務。《全國檔案事業發展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設作為“十五”期間的一項戰略任務確定下來，隨后 2002 年發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案管理應用系統建設與推廣作為一項重要內容，要求全國各級檔案部門認真組織學習落實。

四、電子檔案的介紹

電子檔案指在電腦設備及其它利用電腦設備生成的電子文件，以硬盤、光盤等載體進行存儲，依賴電腦、平板電腦、手機等電子設備閱讀、處理。電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式：邏輯歸檔是指電腦連接互聯網的情況下進行的，再不改變電子文件原有的存儲方式和位置而實現向上級檔案部門移交的過程。物理歸檔是指把電子文件下載到移動載體上，向上級檔案部門移交的過程。

1.電子檔案應用

電子檔案也是檔案的一種，它的管理也應符合檔案管理的要求和使用習慣，符合國家計算機光盤檔案存儲標準，符合國家檔案局頒發的檔案分類標準。國家應建立各類檔案的電子管理系統，如黨群、行政、經營、風俗、生產、產品、科學、基本建設、設備儀器、會計、干部職工等類的檔案。可對檔案進行備份數據庫，可設定檔案查閱的密級、訪問權限。

2.鄉鎮紙質檔案向電子檔案過渡是一次革命

對于鄉鎮檔案從紙質化到電子化首先要有一個明確的認識，電子檔案管理是對檔案管理界的一場革命，不僅僅要把重點放在檔案工作的原理和專業知識上，也不能僅僅停留在紙質檔案的管理方法上，應意識到電子文件的發展是大勢所趨，盡管電子檔案是新生事物，但隨著時間的推進，它必將成熟起來。第一，要提高自己的專業素質和綜合知識。第二，要掌握現代信息技術。第三，要對檔案工作有熱情，有創新精神。第四，要和其他部門人員多溝通，多交流，多學習。

3.鄉鎮電子檔案管理的要求

充分認識到電子檔案管理也應符合國家檔案著作規則的基本要求。第一，和上級管理部門約定好，每年固定月份把上年度應歸檔的電子文件移交，向上級移交的時候做到完整的數據、準確的內容、安全利用、規范的編目、一致的帳目、清楚的手續、一式二份的移交清單，簽字后交接雙方各執一份。第二，鄉鎮檔案人員負責電子檔案歸檔前的整理工作，以及檢查歸檔驗收和接收后的統一進行保管等。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機沒有病毒和百分之百的準確率。第三，入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及進補救。

4.鄉鎮的電子檔案的總結

鄉鎮的電子檔案重認識到使用再到充分利用并發揮其特征還需一個非常長的時間，尤其是在我們這科技技術不是很發達，人們認識提高不上去的時候，做這項工作是非常困難的，所以提高領導和從業人員對檔案電子化的認識是現在鄉鎮檔案工作的重中之重。現在檔案系統的各種工程技術人員極少，而且不夠穩定，這不利于鄉鎮檔案管理的進一步發展，尤其不利于電子檔案管理。

建設自己鄉鎮的電子檔案對我們即是機遇也是挑戰，只有提高我們檔案管理人員的素質和專業技術職務才能更好的為人民和政府管好檔案，為建設和諧社會做貢獻。

參考文獻

[1]李權.電子檔案對管理工作人員的要求.蘭臺世界，2006（6）

[2]房科.淺談鄉鎮檔案管理.遼寧檔案，1987（6）

（作者單位：河北省承德市興隆縣平安堡鎮人民政府）