鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)到電子化的必要性

摘 要：隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展，人們的工作和生活越來越離不開計(jì)算機(jī)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作必要適應(yīng)這一趨勢(shì)，努力發(fā)展電子檔案，并完善其各方面的管理工作，提高檔案管理質(zhì)量和安全性，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展提供有利自己文字的力量。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理人員；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的介紹

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府在公務(wù)活動(dòng)中直接形成的對(duì)本單位以及對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理因?yàn)槿藛T少、經(jīng)費(fèi)少等現(xiàn)實(shí)的原因不可能有專人負(fù)責(zé)，但是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案卻是一個(gè)包含面廣、繁瑣與重要性兼具的工作，它和本地群眾的切身利益相連。能把鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理號(hào)，可以直接在基層解決一些矛盾和問題，理順好人民內(nèi)部的關(guān)系，為黨的群眾路線教育活動(dòng)服務(wù)好。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作處于我國(guó)檔案工作體系的最基層，它們形成的檔案反映了我國(guó)社會(huì)主義基層政權(quán)的歷史面貌，具體詳細(xì)地反映了這個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是落實(shí)黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)所必須的參考資料。

對(duì)于豐富縣檔案館館藏也是一個(gè)重要的來源。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案因?yàn)樯婕胺秶鷱V，內(nèi)容較多，保存地沒有完全獨(dú)立的一個(gè)檔案庫(kù)房導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的難于管理和保存。近幾年信息技術(shù)快速發(fā)展，隨即而生了電子檔案管理，利用電子設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行保存，這樣更利用查找和管理。

三、國(guó)家提倡建立電子檔案

2000 年的時(shí)候，在全國(guó)檔案工作會(huì)議上中共中央辦公廳主任王剛同志，明確向檔案部門提出了要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中國(guó)家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來，隨后 2002 年發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，要求全國(guó)各級(jí)檔案部門認(rèn)真組織學(xué)習(xí)落實(shí)。

四、電子檔案的介紹

電子檔案指在電腦設(shè)備及其它利用電腦設(shè)備生成的電子文件，以硬盤、光盤等載體進(jìn)行存儲(chǔ)，依賴電腦、平板電腦、手機(jī)等電子設(shè)備閱讀、處理。電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式：邏輯歸檔是指電腦連接互聯(lián)網(wǎng)的情況下進(jìn)行的，再不改變電子文件原有的存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)向上級(jí)檔案部門移交的過程。物理歸檔是指把電子文件下載到移動(dòng)載體上，向上級(jí)檔案部門移交的過程。

1.電子檔案應(yīng)用

電子檔案也是檔案的一種，它的管理也應(yīng)符合檔案管理的要求和使用習(xí)慣，符合國(guó)家計(jì)算機(jī)光盤檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家檔案局頒發(fā)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家應(yīng)建立各類檔案的電子管理系統(tǒng)，如黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、風(fēng)俗、生產(chǎn)、產(chǎn)品、科學(xué)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、干部職工等類的檔案。可對(duì)檔案進(jìn)行備份數(shù)據(jù)庫(kù)，可設(shè)定檔案查閱的密級(jí)、訪問權(quán)限。

2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡是一次革命

對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案從紙質(zhì)化到電子化首先要有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，電子檔案管理是對(duì)檔案管理界的一場(chǎng)革命，不僅僅要把重點(diǎn)放在檔案工作的原理和專業(yè)知識(shí)上，也不能僅僅停留在紙質(zhì)檔案的管理方法上，應(yīng)意識(shí)到電子文件的發(fā)展是大勢(shì)所趨，盡管電子檔案是新生事物，但隨著時(shí)間的推進(jìn)，它必將成熟起來。第一，要提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合知識(shí)。第二，要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。第三，要對(duì)檔案工作有熱情，有創(chuàng)新精神。第四，要和其他部門人員多溝通，多交流，多學(xué)習(xí)。

3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理的要求

充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理也應(yīng)符合國(guó)家檔案著作規(guī)則的基本要求。第一，和上級(jí)管理部門約定好，每年固定月份把上年度應(yīng)歸檔的電子文件移交，向上級(jí)移交的時(shí)候做到完整的數(shù)據(jù)、準(zhǔn)確的內(nèi)容、安全利用、規(guī)范的編目、一致的帳目、清楚的手續(xù)、一式二份的移交清單，簽字后交接雙方各執(zhí)一份。第二，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員負(fù)責(zé)電子檔案歸檔前的整理工作，以及檢查歸檔驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一進(jìn)行保管等。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)沒有病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。第三，入庫(kù)的電子檔案，每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及進(jìn)補(bǔ)救。

4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)的電子檔案的總結(jié)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的電子檔案重認(rèn)識(shí)到使用再到充分利用并發(fā)揮其特征還需一個(gè)非常長(zhǎng)的時(shí)間，尤其是在我們這科技技術(shù)不是很發(fā)達(dá)，人們認(rèn)識(shí)提高不上去的時(shí)候，做這項(xiàng)工作是非常困難的，所以提高領(lǐng)導(dǎo)和從業(yè)人員對(duì)檔案電子化的認(rèn)識(shí)是現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的重中之重。現(xiàn)在檔案系統(tǒng)的各種工程技術(shù)人員極少，而且不夠穩(wěn)定，這不利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，尤其不利于電子檔案管理。

建設(shè)自己鄉(xiāng)鎮(zhèn)的電子檔案對(duì)我們即是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，只有提高我們檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)才能更好的為人民和政府管好檔案，為建設(shè)和諧社會(huì)做貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李權(quán).電子檔案對(duì)管理工作人員的要求.蘭臺(tái)世界，2006（6）

[2]房科.淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理.遼寧檔案，1987（6）

（作者單位：河北省承德市興隆縣平安堡鎮(zhèn)人民政府）