“人檔分離”現象淺析

（山西省晉中市榆次區教育局，山西 晉中 030600）

[摘 要] 近年來，隨著我國經濟的快速發展和人才流動日益活躍，人事檔案的“人檔分離”現象往往容易被人忽視。客觀地說，造成“人檔分離”的主要原因是多方面的，人事檔案部門和人事管理部門應建立嚴格的管理制度，增強檔案意識，加強檔案法制的宣傳，搞好人事檔案的管理，避免人才流動中的人檔分離現象。

[關 鍵 詞] 人事檔案；人檔分離現象；檔案管理；檔案意識

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）12-0192-01

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。

近年來，隨著改革開放及市場經濟條件下人才的流動日益活躍，國家對大中專畢業生實行了“雙向選擇、自主擇業”的就業政策，鼓勵大中專畢業生從事個體私營經濟活動，從而拓寬用人渠道，使大部分畢業生走向自主擇業的道路，然而，這一政策的出臺給大中專畢業生的檔案管理帶來了許多新情況、新問題。同時，在職干部的流動也存在人檔分離現象。

一、“人檔分離”現象的原因

據調查分析，造成“人檔分離”的主要原因有：

第一，隨著畢業生擇業渠道的不斷拓寬，就業門路的增多，擇業的自主性加大，就業的流向呈多樣性、反復性和靈活性，許多畢業生難以在短時間內就業，個人檔案長期存在收檔單位，加之管理人員不穩定，制度不健全，容易積壓、被人遺忘。

第二，畢業生對自己的檔案不夠重視，他們通過人才市場跳槽成功，只顧眼前利益，卻沒有考慮日后。

第三，人才的多次流動，頻繁換職。這一期間疏忽某一環節，也能導致人檔分離。

第四，每年大中專畢業生檔案都要轉回生源地的有關部門及代培單位保存并負責指導就業，由于地方政策的特殊性，代培單位只是形式上的代培，形成了人檔分離。

第五，在職干部的流動，接收單位往往是先調檔，然后了解、試用、能否正式調入還有許多環節，一段時間后，調入單位因客觀原因暫不調入，流動者返回原單位工作，還以為檔案是通過組織退回而未過問此事，這樣形成了人檔分離的情況。

第六，在職干部原單位不同意該人才的流動，拿檔案來約束人，形成人才流動、檔案未動的現狀。

二、“人檔分離”現象的對策

近年來，隨著我國經濟的快速發展和人才流動日益活躍，人事檔案的“人檔分離”現象往往容易被人忽視。其實，概括來說，“人檔分離”存在的問題主要有兩方面：一方面，人檔分離、棄檔情況導致的諸如死檔、廢檔問題大大增加了檔案管理的難度，這類檔案長期積壓在收檔部門，既轉不出去，又不能銷毀，既不能發揮作用，又花費人力、物力。另一方面，員工的主管單位往往會因為有人無檔的問題，從而影響對員工的培養、選拔和使用。因此，搞好人事檔案的管理，避免人才流動中的人檔分離現象就顯得格外重要。

為此，我們應從以下幾方面入手：

第一，人事部門要建立嚴格的管理制度，增強檔案意識，加強檔案法制的宣傳，改變人事檔案的管理模式，適應改革開放的需要。

第二，人事部門應選拔政治素質高、事業心強，熟悉檔案業務、具有一定專業能力的人員擔任此項工作，并保持工作人員的相對穩定。

第三，各類高校應在思想上高度重視對學生檔案的轉遞和保管工作，列入學校工作的議事日程。

第四，人事檔案部門和人事管理部門應密切配合，互相銜接好相關工作，及時掌握人員錄用、調動、任免及職務變動信息，人員調動要堅持先調檔后調人，對發出的檔案，管理人員要認真填寫檔案轉遞單并逐項核查，做到姓名和去向準確無誤，接收檔案的單位應主動配合做好信息反饋，收到檔案后核查無誤及時填寫回執，加蓋公章予以確認，對有人無檔或有檔無人或人檔不符者，應迅速與發檔部門聯系，查明原因和去向，做到人檔相符。

第五，自主擇業的各類人員，也可將檔案委托給人才市場代為保管，實行人事檔案的代理制。

現在可以存放檔案的機構，除了政府人事部門的人才服務機構，還有勞動部門的職介中心，各行業成立的人才中心，企業人才服務機構等。

當然，管理的權責問題不明，常常導致漏洞出現，引發出各種問題。例如，不少人要急用檔案時，跑了好多個人才機構，都查不到自己的檔案在哪里。這是因為有的存檔機構手續不規范，做法不嚴謹，與單位有協議，而與檔案的主人沒有協議，單位如果中途隨意更換存檔機構，而個人不知道，或有人事變遷，負責存檔的人沒有交接清楚，都會導致檔案的不知去向。

特別值得一提的是，按照國家教委的有關規定，在畢業離校前仍沒有落實工作單位的應屆畢業生，可申請延長擇業期，可以和學校簽訂相關的協議，檔案在學?？梢员Ａ魞赡?。然而，有的畢業生由于種種原因，干脆自己保存檔案，這嚴重違反了檔案管理制度。因此，人事部門應該提醒廣大畢業生，一定要對自己的檔案高度重視，杜絕自己保管檔案的現象發生。