讓會議場地配上“好鞍”

The coffee-color table cloth covers the desks， the thermos bottles are on the table， and the chairs come with wooden handrails......a seasoned MICE professional once showed such pictures on WeChat with the comments “How oldfashioned！”. Of course， meeting rooms in such style of the 90s are rare nowadays and most of the meeting rooms are equipped with modern facilities. However， whether the facilities provided by the meeting service providers can meet the demands of the users and the aesthetic need has become an important factor in creating satisfactory event experience of the participants.

“咖啡色的桌布包裹著會議桌，會議桌上按照座椅數量擺放著小暖水瓶，臃腫的座椅背搭配著細小的木質扶手……”一位會議媒體人在微信群里曬出了這種場景的會議室圖片，下面是“久經會場”人的評價“真土！”固然，這種上世紀90年代風格的會議室在如今的會議活動中已經十分鮮見，絕大多數會議室已更換了更加時髦現代的配套設施產品。然而，作為會議服務方提供的會議配套設施，能否適應當下主流人群的使用需要和審美需求，已經成為影響會議人是否獲得良好參會體驗的重要因素之一。

對于會議主辦方而言，選擇什么樣的會議場地，既取決于會議費用預算，也與會議的重要程度，以及想傳達出的品牌調性不無關系。而對于整個會議產業鏈而言，集住宿、餐飲、會議室等眾多功能于一體的酒店，可為會議主辦方省卻更多采購精力。以會議室為依托點，將住宿、餐飲等功能產品一起打包銷售也是目前會議型酒店普遍的做法。筆者日前在東北某地參會，入住的酒店同時提供早點、晚餐服務。從前臺服務的態度，老舊作響的空調，形同虛設的網線，味如殘羹的飯菜，我們對酒店的印象分大為降低，甚至有同行者對會議主辦方表達了不滿，并對參加下屆會議持保留態度?？梢姡趨陂g的“吃住行”體驗好壞，影響著參會者對會議成功與否的評價。從酒店角度來看，酒店主要收入是否來源于會議室，以及酒店管理者的經營策略高低，影響著酒店在會議室及其配套設施上的投入多少，也間接影響著賓客在酒店參會時的體驗好壞。

會議型酒店的會議室人員承載量，往往具備更多彈性，因此成為會議主辦機構在舉辦中小型會議時之首選。而會議主辦方在與酒店的長期合作過程中，如果只精心于會議主體、專心于短期效益，就容易忽視酒店提供配套設施時的“漫不經心”，甚至是“別有用心”。

前文所述的“真土的會議室”，不論召開的是何種會議，相信對于參會者而言，在進入會議室的那一刻就對會議主辦方持疑問態度。而將會議現場的照片公開發布，即使會議主題再怎么高大上，參會嘉賓再怎么權威，會議也要遜色幾分。通俗地說，人靠衣裝馬靠鞍，會議場地是會議外在的表現，如果沒有良好的配套設施，會議肯定就有一些“難看”。

從正面例子來分析，側重產品品牌傳播和人際口碑營銷的“發布會”“頒獎典禮”等會議，在會議場地及其配套設施的選擇方面就較為考究。比如，2017年6月2日，31會議“互動云”發布會就選擇在國家游泳中心內舉行。31會議的“高效率和優化體驗”，與水立方這座奧運場館的“高規格”相得益彰；而會議室內通透的玻璃座椅等配套設施，更與互動云軟件產品的“科技感十足”有所映襯。再比如，2014年6月24日，營銷專家韓志輝新書《沖向第一·二線品牌高附加值成長模式》選擇在清華大學舉辦首發儀式，“清華大學”的金字招牌于無形中為“營銷專家”的“品牌成長”添金加彩，階梯教室則為韓志輝在新書簽售前的演講提供了良好的舞臺！

選擇什么樣的會議場地，以及配套設施，相信對于專業的會議主辦方，以及資深的會議策劃者而言，并非什么難事，他們也有其獨特的戰略考量。而對于會議服務提供方，尤其是會議場地提供方而言，設身處地地站在參會者的角度，提高參會者的體驗感和舒適度，才能進一步擴大品牌正向效應和口碑傳播范圍。會議經濟的輻射效應，也影響著酒店的住宿、餐飲等消費收入，這對于會議型酒店自然不言而喻。如前文所述、筆者入住的酒店，仗著傍臨火車站似乎不缺賓客，但是從長遠來看，其暴露的問題終將成為影響酒店收入的短板，在激烈的市場角逐中也會被瓜分掉更多的蛋糕，酒店不遠處的新建酒店或可佐證！