城建檔案信息化管理淺探

（蒼南縣城鄉(xiāng)住房和規(guī)劃建設(shè)局，浙江 溫州 325000）

【摘要】：城建檔案管理對(duì)城市的發(fā)展具有重要的意義。計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)城建檔案管理模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的信息化有利于提高城建檔案管理的工作效率，為城市的可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】：城建檔案；信息化管理

城建檔案作為記錄城市起源和發(fā)展的重要資料，可以為城市的規(guī)劃和建設(shè)提供數(shù)據(jù)和歷史依據(jù)，促進(jìn)城市的完善和發(fā)展。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步改變了城建檔案管理的模式，使其朝著信息化的方向邁進(jìn)，所以通過(guò)對(duì)新時(shí)期城建檔案管理信息化建設(shè)的研究，以期促進(jìn)我國(guó)城建檔案管理模式的創(chuàng)新和管理水平的提高。

一、城建檔案管理信息化的內(nèi)容

城建檔案信息化管理主要包括以下三個(gè)方面：1進(jìn)行城建檔案信息化的資源建設(shè)，主要是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有城建檔案的數(shù)字化，收集和整理各類(lèi)電子文檔，并且統(tǒng)一納入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中；2實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化還需要進(jìn)行城建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)主要是通過(guò)對(duì)城建檔案的各種信息收集、整理和使用，來(lái)提高檔案的使用效率。基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)主要指進(jìn)行城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和數(shù)字化設(shè)備的組建；3城建檔案管理信息化還需要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，城建檔案電子文檔的收集、建檔、歸檔、整理及借閱，信息化電子檔案資源的存儲(chǔ)、查詢等，這些都需要規(guī)定具體的流程，從而保證城建檔案管理信息化的有序進(jìn)行。

二、城建檔案管理信息化的意義

1、輸出方式多樣化

在傳統(tǒng)的城建檔案管理中，主要是進(jìn)行人工的檔案整理和收集，通過(guò)人工手工作業(yè)對(duì)城建檔案進(jìn)行整理和存檔，但是隨著城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城建檔案需要整理的資料不斷增多，這時(shí)就會(huì)耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，導(dǎo)致工作效率低下，同時(shí)也會(huì)降低工作的準(zhǔn)確率。如果實(shí)現(xiàn)了城建檔案管理的信息化，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)眾多冗雜的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行匯總整理，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，也提高了工作效率和檔案整理的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了城建檔案管理的實(shí)時(shí)查詢檢索，使信息輸出方式呈現(xiàn)多樣化，有利于城建檔案信息管理效率的提高。

2、提供文獻(xiàn)資料

城建檔案作為記載城市發(fā)展和建設(shè)資料和數(shù)據(jù)的重要平臺(tái)，涵蓋了城市規(guī)劃、建筑建設(shè)、人文環(huán)境等諸多方面的資料，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的信息化，為資料和數(shù)據(jù)的查詢提供了極大的便利，可以為科研工作提供更多的資料。城建檔案的信息化管理有利于規(guī)范城建檔案現(xiàn)有的資源，可以為城市發(fā)展的后期提供依據(jù)和參考，既有利于提高搜集資料的效率，也便于城建檔案管理人員和科技工作人員利用檔案資料。

三、城建檔案管理信息化的具體實(shí)施措施

1、提高管理人員的水平

城建檔案管理的工作人員作為管理信息化實(shí)現(xiàn)最為活躍的因素，在信息化管理實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中應(yīng)該充分發(fā)揮人員這一積極因素，堅(jiān)持以人為本的工作理念，實(shí)施人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。城建檔案管理信息化的逐步實(shí)現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)檔案管理的工作人員提出了更高的要求。首先可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行再教育，實(shí)施崗位培訓(xùn)和信息化管理技能的培訓(xùn)；之后要招聘城建檔案信息管理的專(zhuān)業(yè)人才，有計(jì)劃有步驟的實(shí)施人才培養(yǎng)方案；最后制定合理的激勵(lì)政策，鼓勵(lì)管理人員為城建檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。

2、城建檔案管理政策的建設(shè)

城建檔案管理作為檔案管理的分支之一，具備檔案管理的基本特征和屬性。目前《檔案法》是城建檔案管理所遵循的法律依據(jù)，所以在實(shí)際的城建檔案管理信息化實(shí)踐當(dāng)中，應(yīng)該加大城建檔案管理法律法規(guī)的建設(shè)，各個(gè)城市應(yīng)該結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)和實(shí)際需要，制定符合本身發(fā)展需要的城建檔案管理政策，嚴(yán)格制定城建檔案管理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、工作流程等法規(guī)，保證信息化管理的有序進(jìn)行。

3、財(cái)政資金的支持

財(cái)政資金的支持是城建檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，管理信息化建設(shè)所需要的硬件、軟件等設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)需要足夠的資金支持，充足的財(cái)政資金保障是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)。所以城市在進(jìn)行預(yù)算中要把城建檔案管理的信息化建設(shè)考慮在內(nèi)，以保證信息化管理的順利進(jìn)行。

最后，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，促進(jìn)了社會(huì)各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域的創(chuàng)新和發(fā)展，城建檔案管理作為城市發(fā)展中的記錄資料和信息的載體，對(duì)城市的發(fā)展具有重要的意義，而且城建檔案管理也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，運(yùn)用當(dāng)代科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理模式的變化，對(duì)城建檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，有利于城建檔案管理水平的提高和城市的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。