PDCA循環(huán)原理在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索運用

摘要：目的 探索PDCA循環(huán)原理在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的應用效果。方法 我院運用PDCA循環(huán)法進行文書檔案管理，分析其應用效果。結(jié)果 我院應用PDCA循環(huán)原理進行文書檔案管理，從硬件到軟件，還是辦理率、歸檔率均明顯提高，醫(yī)院文書檔案管理總體質(zhì)量提高。結(jié)論 PDCA循環(huán)原理在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的應用效果明顯，可以有效提高醫(yī)院文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)原理；醫(yī)院；文書檔案管理

為了順應我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，我院提倡全院運用質(zhì)量管理工具實現(xiàn)對工作質(zhì)量的持續(xù)改進。檔案管理作為醫(yī)院評審的必要條件，備受醫(yī)院的重視和關(guān)注，因此明確檔案管理工作在醫(yī)院管理中的重要作用和地位[1]。本文提出在規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理工作中應用PDCA循環(huán)原理，可以提高文書檔案質(zhì)量，促進醫(yī)院文書檔案工作的有序改進和創(chuàng)新。

1醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

面對衛(wèi)生部將醫(yī)院文書檔案管理納入醫(yī)院評審的新要求，我院為了提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，分析我院醫(yī)院文書檔案管理存在的問題，通過發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，在不斷的解決問題中發(fā)展。我院文書檔案管理存在的問題主要有以下幾方面問題：

1.1缺乏管理制度 當前醫(yī)院檔案管理制度不完善、不健全，科室的文書檔案管理意識薄弱，缺少檔案統(tǒng)一管理的意識，并且存在不嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度的現(xiàn)象。部分行政部門更是辦理文件效率差，不能及時將上級文件上交辦公室，甚至為了科室查詢方便，自行留存本科室。加之檔案檔案管理人員不固定，容易造成資料缺失或者丟失。

1.2硬件設施差 醫(yī)院辦公條件的限制，造成部分醫(yī)院文書檔案管理科室無獨立的辦公空間，并且沒有相應的專用檔案存儲電腦、掃描儀等設備，不能實現(xiàn)檔案管理信息化要求。同時醫(yī)院對文書檔案管理重視度不夠，對其的資金支持和投入較少，限制了文書檔案管理工作的發(fā)展[2]。

1.3管理人員綜合素質(zhì)差 多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理人員屬于非專業(yè)人員，缺少專業(yè)的知識，并且對新知識的應用不足，從而造成文書檔案辦理不及時，歸檔不合理等問題。或者文書檔案管理人員工作積極性差，檔案管理工作不認真，不能全身心的投入到文書檔案管理工作中。同時管理人員綜合素質(zhì)差，歸檔過程中不嚴格遵守文書檔案管理要求。

1.4拓展應用 醫(yī)院文書檔案管理人員自身操作水平差，對于信息化管理手段不能熟練應用，造成信息檢索慢、工作效率低。同時在文檔資料開發(fā)利用過程中，檔案管理不全面、不系統(tǒng)，導致文書檔案資源浪費現(xiàn)象，缺少具有科研成果的檔案管理內(nèi)容，出現(xiàn)文書檔案管理輕重失衡現(xiàn)象，不能發(fā)揮文書檔案管理的價值[3]。

2 PDCA循環(huán)原理的探索應用

PDCA循環(huán)原理是指通過制定計劃、執(zhí)行計劃、檢查結(jié)果、處理問題等工作的循環(huán)過程。在管理活動中應用PDCA循環(huán)，可以不普遍提高管理質(zhì)量和工作效益。在醫(yī)院文書檔案管理中應用PDCA循環(huán)原理，我們應該嚴格遵循PDCA循環(huán)原則，使醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量以車輪式提高，促進醫(yī)院文書檔案管理高效規(guī)范化的實現(xiàn)。

2.1制定計劃 針對醫(yī)院文書檔案管理存在的問題，制定注針對性的對策。主要體現(xiàn)在以下幾方面：為醫(yī)院文書檔案管理科室配備標準化的檔案辦公室；綜合分析確定新建檔的方案；配備專門的電腦、打印機、掃描儀等檔案管理專業(yè)設備；加強對檔案管理人員的培訓和學習，提高工作人員檔案管理的專業(yè)技能；建立完善健全的文書檔案管理制度，明確崗位職責[4]。

2.2執(zhí)行計劃

2.2.1將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案，可以通過掃描方式進行。對于需要錄入的內(nèi)容，不能隨意更改檔案內(nèi)容，并且對檔案進行嚴格分類和歸檔。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理觀念，正確認識檔案管理信息化的重要性。

2.2.2綜合我院文書檔案管理現(xiàn)狀以及醫(yī)院的實際情況，制定科學合理的檔案管理制度，明確各崗位人員職責。同時明確規(guī)范文書檔案管理流程，為文書檔案管理提供制度保障和依據(jù)。

2.2.3嚴格醫(yī)院文書檔案管理人員的聘任制度。招聘人員必須是專業(yè)從事檔案管理人員，并且經(jīng)專業(yè)培訓取得檔案專業(yè)上崗證。通過不斷的招聘，提高檔案管理人員綜合能力和專業(yè)水平[5]。

2.2.4加強對文書檔案管理人員的培訓，定期對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的檔案管理意識，培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)能力。通過組織學習和培訓，對醫(yī)院文書檔案管理人員進行考核和評估。培養(yǎng)檔案管理人員規(guī)范化的工作流程，保證檔案管理內(nèi)容和分類的齊全。

2.3檢查結(jié)果 依據(jù)PDCA循環(huán)工作原理，對醫(yī)院檔案管理工作進行評價。檢查醫(yī)院檔案管理應用PDCA循環(huán)原理建設的檔案管理制度、制度落實情況、文書檔案辦理效果以及歸檔分類情況。結(jié)合醫(yī)院文書檔案評審工作的不斷深入，通過自查和檢查、定期檢查和不定期檢查、跟組檢查等方式，科學合理的檢查文書檔案管理質(zhì)量。結(jié)合檢查結(jié)果，制定評審方針，并就發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施。同時及時跟蹤整改效果，分析整改措施的可行性，從而有效促進檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進。

2.4處理問題 定期開展檔案管理工作研討會，及時發(fā)現(xiàn)計劃、執(zhí)行以及檢查中存在的問題，分析發(fā)生的原因，并且明確調(diào)整措施的重要性，保證文書檔案管理工作向著標準化、規(guī)范化方向改進。特別是對于文書檔案辦理流程，應該及時改進，保證文書檔案按時限辦理，不斷提高當日辦理率、三日歸檔率。同時，辦公室組織相關(guān)人員進行經(jīng)驗總結(jié)，促使檔案管理的具體工作逐步進入一個更高層次的質(zhì)量循環(huán)過程。

3總結(jié)

綜上所述，PDCA循環(huán)原理在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步運用效果較為理想，提高文書檔案管理水平的同時，促進文檔管理區(qū)域規(guī)范化發(fā)展方向。同時醫(yī)院文書檔案管理工作得到醫(yī)院領(lǐng)導的重視，加強對硬件設施配備。通過應用PDCA循環(huán)原理，促進文書檔案管理制度的完善和健全，提高文書檔案辦理率。目前我院文書檔案管理工作井然有序，為我院的評審奠定了基礎。在今后，我們要積極探索PDCA循環(huán)原理應用過程中存在的問題，改進不夠深入細致的問題，為醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的提高做出貢獻。

參考文獻：

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[4]吳善鋒.加強醫(yī)院檔案管理，努力發(fā)揮檔案應有的作用[A].齊魯檔案論壇--山東省檔案學會2013年學術(shù)年會會刊[C]，2013.

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編輯/孫杰