淺談計算機公文處理系統及實踐應用

韓凱琪

江蘇省蘇州市教育局

淺談計算機公文處理系統及實踐應用

韓凱琪

江蘇省蘇州市教育局

信息化高速發展的今天，辦公模式發生了翻天覆地的變化，傳統公文處理中的紙質媒介已不再適用。計算機公文處理系統，能夠將紙質公文轉化為電子公文，不僅可以起到保護公文的作用，還能夠提高工作效率，避免公文處理錯誤導致的重大損失，目前在我國辦公領域得到了廣泛應用。

計算機 公文處理 應用

計算機公文處理系統需要依據一定的邏輯進行組織，并且對公文的呈報、流轉、審批以及分發等操作予以處理。一般來講，公文處理系統內容主要包括群眾團體、企事業單位、黨政機關等組織在公務辦理中所需要的通用公文，即人們常說的“紅頭文件”，公文的安全保密、傳輸工作極為重要，現就計算機公文處理系統展開探討。

1 計算機公文處理系統特點

1.1 系統與網絡支撐

計算機公文處理系統主要應用字碼記錄，其共享、查詢以及傳輸等功能也需要依賴于計算機網絡以及硬件平臺。目前，計算機公文處理系統已經向信息高速公路時期發展，且數字化印章、電子版式等技術已經相對成熟，集閱讀設備智能化、安全認證規范化、公文格式標準化、多媒體信息一體化的多功能、多層次的公文處理基礎開始滲透于人們日常生活中。

1.2 智能化和大容量

計算機公文處理系統目前已經實現了智能化、大容量的語音、圖像、數據、圖形、文字等信息結合的一體化處理，在傳輸、復制、檢索、存放等方面極具優勢，實現公文的智能化處理。

公文處理系統的廣泛應用，可以實現全過程的、退文警示多節點、來文提示、限時辦理、整理歸檔、傳遞發送、數字印章、審核流程、要素標識、版式生成以及文字圖像輸入的智能化自動處理。

1.3 高效率和便捷式

計算機公文處理系統一道程序便可以進行龐雜的工作量，并且可以通過語音、手寫、掃描等方式編輯數據、圖像、表格、文字，便于工作人員的操作使用。辦文部門能夠利用計算機全程跟蹤監控，完成多道程序，秘書部門可以利用計算機實現工作環節的跟蹤、查詢、排序、顯示，發文部門可以利用計算機遠距離高速傳送，檔案部門可以利用計算機對比查詢和自動編號歸檔公文，并快速檢索歸檔公文信息。

2 計算機公文處理系統的開發及應用

2.1 電子收文程序、操作應用

計算機公文處理系統中的電子收文主要包括歸檔、分發、催辦、承辦、批辦、擬辦、審核、登記、簽收等處理環節，銜接辦文環節，可以進行文檔一體化管理。

2.1.1 收文簽收、登記

計算機公文處理系統可以對來自各個單位的公文自行簽收、等級，并且支持手動修改公文，登記來文后，還會對回執來文單位，通知對方已收到來文，支持登記人員的統計數據修正和登記信息的刪除，與此同時，計算機公文處理系統還有自動發送擬辦人員功能，例如未簽收的時候，會撤回操作。

2.1.2 收文擬辦環節

擬辦人員可以操作公文處理單的備注、辦理期限、抄送、擬辦意見等欄目，并在聯系電話、聯系人中填入對應信息，由計算機公文處理系統將處理單發送到會辦單位信箱和主辦單位信箱。秘書部門可以修改擬辦人員的意見，并在經過上級領導的審示后，分送辦理，系統對來文辦理動向自動提示，并且跟蹤來文單位，如果來文不滿足處理規定，則予以退文處理。

2.2 電子辦文程序、操作應用

計算機公文處理系統中的電子辦公主要包括分發、登記、用印、繕印、復核、簽發、審核、草擬等處理環節，銜接歸檔、收文環節，可以進行文檔一體化管理。

2.2.1 辦文草擬環節

公文處理系統可以自動記錄秘書部門分辦來件的簽收姓名、時間，辦文部門經辦人員簽署意見或由領導直接簽署辦理意見，經辦人員根據辦理意見以及反饋意見，起草文件，待辦文領導審核完畢后，則予以統計、撤辦、收回、作廢、催辦、退辦、會簽、修改等操作。

2.2.2 辦文核稿環節

接受公文后，核稿人員在系統中登記，并進行撤辦、收回、作廢、催辦、退辦、修改以及差錯統計等操作。公文如果需要補充材料，則退回辦公部門，需要辦公廳領導審核的公文，需要簽署核稿意見，再送交辦公廳。

2.2.3 審核、簽發、復核環節

領導核稿沒有問題后，簽署問題并復核，復核若有問題，則重新辦理，并回執中間操作人員。秘書部符合公文的材料、簽批手續，若不全，則退回相關環節，并回執中間操作人員。此過程中，計算機公文處理系統均支持統計、撤辦、收回、作廢、催辦、退辦等操作。

2.3 電子發文程序、操作應用

計算機公文處理系統中的電子發文環節包括數據庫發送、公文自動加載、打印份數、發放范圍、加蓋電子印章、轉換版式文件、自動編號等功能，對每個文件的下發單位個性化選擇，催收下發公文，銜接數據庫中的相關公文。

2.4 電子歸檔程序、操作應用

公文處理系統可以確定公文的保管期限，并且歸檔于文件數據庫中，以供檔案員對移交的紙質文件予以裝訂、分類、裝盒，和電子公文銜接。綜上所述，計算機公文處理系統有助于單位的公文自動化處理，效率顯著，出錯率低，值得廣泛應用。

[1]張超.對計算機公文處理系統特點和應用的一點看法[J].商品與質量,2010(19X):52-53

[2]涂小燕,胡彩明.淺談計算機網絡技術在實踐中的應用[J].科技展望,2014(24):12-13