社保檔案管理的創新途徑探析

鄭秀華

（福鼎市機關事業單位社會保險管理中心，福建　福鼎　355299）

社保檔案管理的創新途徑探析

鄭秀華

（福鼎市機關事業單位社會保險管理中心，福建福鼎355299）

社保的有效開展是一個國家穩定發展的基礎，我國當前的社保事業仍處于起步階段，在長期的發展過程中，社保檔案的管理將對我國社保事業的有序發展起到重要作用。文章以社保檔案管理為研究對象，分析當前我國社保檔案管理的開展現狀，并進一步提出可行性創新途徑。

社會保險；檔案管理；創新途徑

1　社保檔案管理概述

1.1社保檔案管理的重要性

（1）社會保險檔案是參保人員維系自身利益的的主要法律憑據。社會保險作為一個聚焦全社會目光的“焦點事件”，其覆蓋范圍較大，由于其大量比較復雜的作業和業務，導致其流程中大量的信息資料產生。社會保險檔案是參加社保的對象在社保中所有基礎數據的文件檔案，是決定參保對象是否有資格享有各種社會補助的根本憑據，同時還是參保對象維系自身利益的基本證據。（2）做好社會保險檔案的管理作業也有助于社會的安定協調。社會保險檔案是組成民生檔案的關鍵構成之一，關系到每一戶人家。社會保險檔案管理必須要做到位，因為這關系著成千上萬參保對象的根本權益，若辦理社保的單位在資料的管理中稍有差池，就會嚴重危害到參保對象的權益，從而導致社會動蕩不安。在這種背景下，要求必須努力提升在這方面的作業能力，使得所有參保對象都可以體驗到優質的社保服務，進而促進整個參保流程的穩定進步。

1.2社保檔案管理開展的原則

（1）對于參加社保的人員必須保證他們的文件材料要完善并且與事實相符。每有一個新的參保人員，在對他們進行資料注冊的時候必須用戶口本或者身份證來確定他們的真實年齡，必須在注冊資料的時候確保他們的年齡在戶口本和身份證上都一致，參保過程中在這方面出現問題的參保人員，應當根據一定的程序審核和調查。

（2）管理社保檔案的過程必須保證規范依法。每一個參加社保的客戶最原始的文件材料必須先由業務人員經辦，業務窗口負責人初審，然后由業務分管領導審核，最后由經辦機構的負責人審批，從而保證客戶資料的嚴密性和真實性。參保過程中，參保單位必須嚴格監督參保信息的真實可靠，堅決杜絕虛假捏造信息的出現，相關單位必須保證各個環節的手續嚴密真實并進行必要的監控管理，確保檔案的真實有效。

2　社保檔案管理中存在的主要問題

2.1管理責任心不足，不夠注重資料的嚴密性

經辦單位在管理意識方面沒有投入精力培養，導致某些工作人員在工作中不夠專心用心，沒有合理的整合文件檔案，不能集中歸納，嚴重者致使參保人員的資料流失或損毀。我國社會保險的工作面越來越寬廣，越來越多的群眾參與到社保之中，因此社會保險資料數量也隨之驟增，但是社會保險資料的管理工作水平卻依然維持不變，管理設備也不能滿足數量龐大的資料需求，最終導致社會保險的資料管理工作環境和秩序愈來愈差，經辦機構不能夠理想的進行管理作業。某些部門由于淺薄的管理意識，無法合理的安置客戶資料，難以避免的造成參保人員資料的丟損。

2.2沒有足夠的專業管理人才，導致管理能力的嚴重不足

社會保險資料管理組織部門的資料工作者當前主要存在兩方面的問題：（1）管理人員在管理方面的內涵不足，其中在運用計算機網絡進行管理的技能水平尤為低下；（2）相關機構沒有安置專職的社會保險資料工作者，專職保管資料的人嚴重匱乏，大多機構安置的工作者只是從其他部門暫且調過來的，沒有熟練的管理能力，使得社會保險資料的管理水平愈加下降。經辦機構也沒有足夠的重視對資料保管者的培養，投入的精力并不多，這就直接影響到新的管理技術和思想沒有被引入和運用，最終導致經辦機構的管理能力普遍低下，難以滿足現代社會的需求。綜上所述，社保機構在社會保險資料管理職工方面主要存在匱乏足夠的專業知識以及專業能力，導致整個機構的管理不夠專業和能力低下，尤其在管理的新技能儲備方面更為匱乏，根本不能迎合越來越進步的社會保險管理需求。當前社會保險對資料管理工作人員的要求也越來越高，不僅需要他們相關的知識儲備，還需要他們熟練的掌握計算機工作技能，才能滿足參保人員的服務需求。

2.3沒有合理的資料管理框架，不能規范集中資料

我國當前對社會保險檔案管理并沒有出臺相應的統一規定，導致沒有很好的檔案管理標榜，從而造成社會保險資料檔案不完整、檔案管理模式不科學等諸多不良現象，最終致使社會保險檔案管理工作不能規范有效的進行。

2.4管理責任不明晰，存在多頭管理的缺陷

我國現在在社會保險檔案管理方面采用的是多個部門參與管理的模式。根本原因是社保覆蓋范圍廣，不同的社保分屬在不同的部門進行保管，而這些部門的管理手段也都不盡相同，所以也沒有明晰哪個部門負責哪一塊的責任，正是這樣各負其責卻難明職責的方式使得難以標榜一個一致的管理標準。在上述基礎上，參保人員不能很便利地使用自己的資料，并且在社保轉移等工作中，也必須要在多個部門辦理手續，不能夠很有效率的去解決需求；并且致使社保系統不可避免的發生許多問題和缺陷，比如在“涉保”人因故而死后，關系到他的社保賬戶卻沒有停止，有些人會冒用他的信息領取保險金。

2.5對信息發掘不能與時俱進，不能合理利用信息資源

我國對社會保險改革已經進行了很久，但社會保險的檔案管理水平卻仍然很低，管理能力也較低下，這其中很大一部分原因是因為不能與時俱進發掘社會保險檔案的信息資源，導致許多有利用價值的信息不能被利用。

3　社保檔案管理的創新途徑設想

3.1加大強化管理意識力度，培育相關專職人員

社保檔案是對社保活動中各種事實的錄入，是參保人員維系自身利益的關鍵憑據，同時還是提高社會保險工作進步的基礎。經辦單位必須通過各種培訓方式對工作人員進行專業的訓練，提升部門全體人員在社會保險管理方面的素養，使他們都具備相關的專業知識和技能。同時經辦機構必須制定相關的制度章程，建立相關的評定制度以鞭策全體職員提升自身素養以及認識到具備這方面知識技能的重要性，進而承擔起社會保險資料管理責任。在培訓全體人員知識技能的同時，也要為他們灌輸新的管理知識，特別是越來越發達的信息技術以及網絡技術。在培育的基礎上，發掘出對社會保險管理有作用的現代化全面型職員，進而提升整體機構的管理水平，才能為參保人員提供更優質的服務。

3.2改善檔案管理章程，規范檔案管理行為

各個類別的檔案都必須有與之對應的管理系統，在日常工作中才可有理有據，檔案就不容易雜亂一團。每一個經辦機構都必須結合自身的實際特點以及人群需要，來建立一個合理的系統機制。系統章程中必須明晰的說明相關工作的程序，不同部門對自己所屬業務的資料必須統籌管理，以杜絕造成在同一業務上投入過多不必要精力。這種科學的組織架構能夠避免參保人員資料的流損，對管理的質量也有明顯提升作用，進而為參保對象提供優質的服務以及促進管理發展進步。

3.3合理利用信息技術管理檔案，充分發揮社保檔案的服務功能

隨著信息技術的持續進步，使得社會保險檔案管理也有了更多的資源可以使用，經辦機構利用信息技術更加容易、便利的管理檔案。社會保險的紙質檔案有很多不方便的地方，并且也不好保存，經辦機構需提高信息網絡的利用率，投入更多人力物力在建立信息檔案庫上，改進保存檔案的方式。在建立電子檔案庫的過程中，經辦機構必須保證有相關工作人員的引導，并利用電子掃描技術把傳統的紙質檔案變為電子檔案，實現社會保險檔案管理的改革。這種電子信息庫也會使百姓受益，不需要上門跑腿辦事，方便、快捷、效率，從而實現優質服務的核心理念。政府和參保人員需要相關數據信息的時候，也可以直接上網查詢，以便及時的維系參保人員權益。

3.4利用網絡進行信息資源的傳輸，達成信息資源共享目標

建立文檔資源的的最終目的是為了利用，而越來越進步的信息網絡技術則為充分發揮檔案價值提供了一個更好的平臺。經辦機構現在在檔案管理方面的重心應當轉移到建立電子信息庫上來，經辦機構需加大信息資源發掘力度，集合自身機構特點建立符合自身需要的電子信息庫充分挖掘社會保險檔案的功能價值。首先，社會保險檔案是對參保對象信息數據的真實記載，研究其中關于就業及實業的信息，能夠給領導作決策提供有用的信息，亦可以為政府在解決這方面難題的時候提供參考，通過對這些信息及時合理的利用，逐步解決由來已久的國家難題。第二，是各個領域內在職員工或退休員工參加以后的社會保險的基本證據，也是他們可以維護自身權益的根本憑據。第三，檔案可以輔佐政府在社會保險相關工作中做決策或者制定相關的章程制度。檔案庫的建立可以更好的發掘其利用價值，為政府和人民群眾提供了更有效便捷的服務。

4　結論

社保檔案是對參保對象整個人生信息的記載，與人民群眾戚戚相關，所以今后的社保工作重心應該轉移到這一領域，并且投入更多精力在其中。同時在做相關工作的過程中，必須保持認真負責的態度，確定檔案的真實性，并合理的開發應用信息網絡等先進科學技術設立電子信息庫，合理規范的模式才可以確保不損害參保對象的權益和國家利益。社保檔案的管理工作要科學規范合理的進行，才可以促進社會保險穩定協調的發展，進而推動國家社會整體和諧穩定。

主要參考文獻

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［2］胡友鳳.關于社保檔案管理的思考與探索［J］.科技信息，2014（4）：96-97.

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.119

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A

1673-0194（2016）11-0198-02

2016-02-29