企業檔案管理發展的信息化之路

韓春霞

（深圳市春暉信檔案技術服務有限公司，廣東　深圳 518000）

企業檔案管理發展的信息化之路

韓春霞

（深圳市春暉信檔案技術服務有限公司，廣東深圳 518000）

隨著經濟全球化日益發展，提升核心競爭力已成為在新時期企業管理的重中之重。為了更好地滿足社會發展的客觀要求，作為經濟運行的主體，企業必須把檔案管理信息化建設放在核心位置，不斷完善企業檔案管理模式，加快檔案信息共享和利用的步伐。以此，不斷提高企業運行效率與質量，使企業檔案館管理更好地走上信息化道路，更好地發揮自身的作用。

企業；檔案管理；信息化；道路

在新時代下，計算機網絡技術持續發展，被應用到不同行業、領域中，滲透到企業發展的全過程。在企業日常管理過程中，檔案管理已成為不可或缺的重要組成元素，發揮著不可替代的作用。同時，在計算機互聯網技術作用下，信息化理念已被融入到檔案管理中，沖擊著傳統企業檔案管理。在此過程中，要多角度、多層次分析各種主客觀因素，采取各種有效措施，促進企業檔案管理發展的信息化建設。以此，確保相關工作的順利開展，促使企業走上健康持續發展的道路。

1　企業檔案管理信息化的必要性

檔案屬于一種重要的信息資源，是企業、組織、機關在社會活動中直接形成的不同形式與載體的關鍵性歷史記錄，比如，音像、文字。在社會市場經濟體制不斷完善的浪潮中，社會信息化腳步日益加快，現代企業必須意識到開發、利用檔案信息資源的重要性，要以社會市場為導向，優化利用各種先進技術，注重檔案管理信息化建設，提升自身的核心競爭力。

就企業檔案管理信息化建設而言，以計算機、網絡硬軟件為基點，優化檔案管理模式，具有鮮明的“無紙化、規范化”特點。在企業日常工作中，檔案管理信息化建設是非常必要的。第一、檔案管理信息化能夠提高日常工作效率。在實現微機處理后，企業檔案信息不需要集中立卷，不用受到時空限制，隨時整理各類檔案文件，及時做好歸檔工作。在分散工作量的基礎上，能夠隨時更新、完善檔案信息，為檢索利用檔案信息資源提供便利。在微機網絡管理過程中，大大縮短了檔案文件插入時間，簡化了工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，極大地提高了檔案信息的準確率，還提高了檔案管理工作效率與質量。第二、保持了企業檔案信息的原貌，實現了分級管理。在檔案管理過程中，各種先進設備被應用其中，比如，掃描儀，在原文掃描作用下，整個檔案文件瞬間變進入到對應的軟件系統中，成為一種電子格式文檔，能夠更加直觀地再現檔案原文。同時，在實現分級管理之后，只需要結合實際情況，合理設置權限，明確使用者調閱檔案信息級別，便能有效保護檔案信息，具有其保密性。還能全面而真實地記錄下所有檔案調閱具體情況，為實現責任倒查在做好了鋪墊。

2　企業檔案管理信息化建設措施

2.1制定檔案信息化標準規范

在企業檔案信息建設過程中，標準規范、規章制度都是不可或缺的重要元素，是提升企業檔案信息資源價值的首要前提。在運營過程中，企業需要結合自身實際情況，構建完善的檔案信息化管理機構，在強化檔案管理人員檔案信息化管理意識的同時，規范他們的日常操作，確保檔案管理工作順利進行。要不斷健全已有的檔案信息化管理制度，逐漸提高制度體系的執行力，為實現檔案信息化管理提供重要的法律保障，使檔案信息化管理更加規范化、科學化。

2.2注重檔案管理信息化人才的培養

想要促使企業檔案管理更好地走上信息化發展道路，必須注重內部人員的系統化培訓，培養檔案信息化管理方面的專業人才。在日常工作中，企業要以社會市場為導向，適當提高企業檔案管理信息化人才招聘要求，進行必要的崗前測試，合格者才能被錄用，優化調整內部檔案管理人員結構，提高檔案管理隊伍的整體質量。在此基礎上，企業要定期對內部檔案人員進行系統化地培訓，對他們進行再教育學習，學習檔案信息化管理的必備知識以及相關學科知識，比如，法律、管理，不斷優化他們已有的知識結構體系，逐漸提高他們的檔案信息化管理綜合技能。此外，還要加大檔案管理信息化的宣傳力度，使檔案管理人員充分意識到其重要性，能夠與時俱進，轉變思想觀念，強化他們的檔案管理市場意識，不斷加快檔案管理信息化建設步伐，更好地順應時代發展的客觀規律。還要優化各種先進的技術，從不同角度入手做好檔案管理信息化隊伍建設工作，不斷提升企業檔案信息資源的綜合價值，保證企業的順利運轉。

2.3優化檔案管理硬、軟件設施，做好檔案安全保護工作

在檔案管理信息化建設道路上，需要全面而客觀地分析各方面影響因素，優化配置硬軟件實施。為此，企業需要綜合考慮自身實際情況，開發適合本行業、本部門的專門型檔案利用軟件，優化相關的硬、軟件設施，比如，交換器、信息安全系統、數據庫管理系統，確保檔案信息化管理工作的有序進行。此外，在信息化建設過程中，需要通過不同途徑，采用多樣化的方法，優化利用各種先進的技術，比如，數據加密技術、認證訪問權限技術，加強檔案信息的儲存安全，并借助防火墻技術、網絡監控技術，全面做好系統保護工作，使相關的網絡系統處于安全、穩定運行中，有效防止外來因素破壞相關運行系統，影響檔案信息資源的準確，造成嚴重的經濟損失。

3　結語

總而言之，在新時代下，企業必須把檔案管理信息化建設放在重要位置，充分發揮檔案信息的作用，不斷完善企業日常管理，提高管理效率與質量，也能更好地順應時代發展地客觀規律，促進企業的全面發展。但企業檔案管理信息化建設是一項系統而復雜的工程，周期較長，難度較大，需要動態化監督社會市場動態變化，不斷優化檔案管理模式，優化利用檔案信息資源。以此，在減少企業運營成本的基礎上，實現最大化的運營效益，使企業能夠在激烈的市場競爭中走上長遠的發展道路，擁有更好的發展前景。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.116

G271

A

1673-0194（2016）11-0194-02

2016-02-29