信息化對軌道工程行業(yè)檔案歸集的應用

◎　吳文輝

信息化對軌道工程行業(yè)檔案歸集的應用

◎吳文輝

近年來，隨著社會經濟的迅速發(fā)展以及城市現代化建設的不斷推進，軌道交通的規(guī)模得到了空前發(fā)展，軌道交通的建設也在日益加劇。在軌道交通的建設過程中，檔案歸集占據著重要的地位。由于軌道交通行業(yè)檔案的龐大和復雜，傳統(tǒng)的檔案歸集管理方法已難以滿足現階段軌道交通建設的需要。因此，檔案歸集的信息化已逐漸成為軌道公司重點發(fā)展的業(yè)務之一，并且已卓有成效。本文將從軌道交通行業(yè)檔案歸集管理現狀及問題入手，介紹檔案歸集的信息化管理思路及方案，簡要闡述檔案歸集在城軌工程行業(yè)信息化的應用。

隨著城市現代化進程的逐漸加快，城市軌道交通的建設日趨緊迫。城市軌道交通是一個城市最重要的交通工具，對城市的交通優(yōu)化、社會經濟發(fā)展等具有深遠的影響。軌道交通建設為百年工程，它具有龐大、復雜、多專業(yè)融合等顯著特點。如何利用信息化的管理手段對工程建設中的檔案進行管理，使之完整且真實地記錄工程建設的全過程，從而為后期工程移交、驗收及運營管理提供便利，是目前軌道交通行業(yè)檔案管理中亟待解決的問題。

軌道交通行業(yè)檔案歸集管理的現狀及問題

檔案信息來源廣，歸集工作難度大。軌道交通項目參建單位眾多，其中不僅包括設計、施工、監(jiān)理等近百家單位，而且還有數百家設備系統(tǒng)供應商。檔案信息來源既有國內單位，還有國外供貨商，這無疑加大了檔案歸集的難度。

檔案歸集持續(xù)時間長，歷史檔案難追溯。由于建筑工地環(huán)境差，辦公場所等不斷變更，經常容易造成檔案的遺失和破損。除此之外，軌道交通項目檔案種類多、數量大等特點也會給后期資產移交、運營管理中查詢歷史檔案等工作帶來諸多不便。

檔案歸集檢查力度低，整編過程不規(guī)范。在檔案歸集的實際工作過程中，大部分檔案員的檔案管理工作只是對過程產物進行簡單存檔。他們并不了解施工技術規(guī)范和要求，對資料員形成的技術資料也只是被動接收，不注重對工程資料進行規(guī)范化管理，從而對檔案的檢查缺乏一定的判斷力，檢查力度低。

檔案查詢方式單一，無法滿足多維度查詢需要。目前已有的工程檔案系統(tǒng)能夠提供簡單的查詢利用功能，但是還不能滿足用戶的個性化查詢需要。例如，現有的檔案查詢系統(tǒng)缺少按檔案分類查詢、項目/合同維度查詢等功能。工程檔案的整編管理需要以多維度的方式來呈現工程文件的組織和結構，這樣才能確保工程檔案整編過程中的高效性、完整性、可控性。

檔案歸集在軌道交通工程行業(yè)的信息化管理思路及方案

檔案信息收集工作的自動化。思路：在工程檔案的收集中，由于檔案的來源隨業(yè)務應用系統(tǒng)的不同而不同，檔案的提交方式隨工程建設過程的特殊性而多種多樣。另外，在檔案的管理過程中，可能還會存在按照紙質和電子文件進行雙軌制管理的需求。因此，在保證檔案數據收集全面性的同時，還要考慮檔案收集工作的效率提升。

方案：為了完成電子文件的自動收集，檔案歸集系統(tǒng)應具備采集接口、在線提交、關聯各相關業(yè)務系統(tǒng)的功能，以實現各類文件的在線提交和動態(tài)處理，從而幫助項目參建方、業(yè)務部門和業(yè)務人員能夠及時、有效、全面的完成數據采集。另外，檔案歸集系統(tǒng)應提供靈活的檔案收集與規(guī)則檢查功能，以便于參建方按照檔案管理和收集整理的規(guī)范要求來進行檔案數據的整理和提交，以減輕相關人員的整理工作量。

檔案整編過程的規(guī)范化。思路：工程檔案管理系統(tǒng)需要對所提供的檔案、資料及相關標準等進行歸檔整編。這些檔案來源于工程項目過程中的文檔資料，其中還涉及使用人員與組織結構信息、工程項目信息、工程項目的參建單位信息、相關資料描述的字典數據信息（如專業(yè)、文件資料分類等）等，因此，整編需逐一排查檔案屬性信息、業(yè)務規(guī)則等，整編完成后需形成封面、目錄、標簽、條碼等關聯信息，形成移交清單，方便檔案移交。

方案：檔案歸集系統(tǒng)提供以工程方式整編管理的功能界面，進入以工程階段或提交單位為分類的樹形檔案整編界面進行檔案編輯、檢查及其他相應的工作。另外，可通過提供豐富、精細的在線整編管理功能來滿足檔案整編管理人員在線進行檔案整編的各種工作需求，以提高檔案整編的效率。

檔案信息查詢方式的個性化。思路：在工程檔案管理過程中。工程類型不同，檔案的類型有所不同，相應的著錄信息也會有所不同；針對不同的人員角色，在檔案資料的提交、整編、查詢等不同階段，需要看到的信息有所不同；不同的參建單位，能夠提交和查看的檔案數據也有所不同。因此，需要針對工程檔案管理過程中的信息展現方面，以工程的階段、建設單位、文檔性質、專業(yè)等進行檔案的多維度整理，從而提供個性化的自定義查詢功能。

方案：系統(tǒng)提供真正的全文檢索功能和按照項目區(qū)分的展示功能。全文檢索功能可以按照用戶的身份權限進行管理，同時在搜索結果中還可以進行進一步的細化分類，從而使用戶的查詢工作快捷高效。按項目區(qū)分的展示功能不僅可以實現按照傳統(tǒng)的分類方式進行展示、按項目區(qū)分進行展示等功能，還可以提供按自定義目錄樹等方式進行展示，以便于相關人員進行檔案查詢。

隨著我國社會主義城鎮(zhèn)化、現代化進程的不斷推進，交通阻塞問題已成為城市發(fā)展的瓶頸，如若不能合理地解決城市交通問題，將會嚴重影響城市的可持續(xù)性發(fā)展。城市軌道交通以其節(jié)能、便捷、舒適的特性逐漸被居民所喜愛，擴大城市軌道交通規(guī)模的需求也日趨緊迫。工程檔案是反映工程建設從可行性分析到工程竣工驗收一系列真實過程的重要依據之一，是確保后期項目移交的重要保障。對于城市軌道交通工程建設而言，如何科學合理地對種類多、數量大的工程檔案進行歸集，其重要性不言而喻。檔案歸集信息化已經成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢，不僅可以實現檔案查閱的方便便捷，還有利于檔案信息的儲存，提高歸檔質量，從而為企業(yè)節(jié)省人力、物力資源，提升企業(yè)經濟效益，為社會創(chuàng)造更多的財富。

（作者單位：安徽工商管理學院；合肥城市軌道交通有限公司）