電子文件的特性與管理實(shí)踐

◎　王建華

電子文件的特性與管理實(shí)踐

◎王建華

電子文件的管理是信息時(shí)代的全新課題，需要來自理論研究和實(shí)踐兩個(gè)方面持續(xù)的科學(xué)探索，本文著重介紹電子文件的概念和特性，并結(jié)合電子文件的特性介紹管理電子文件的實(shí)踐方法。

電子文件是隨著辦公自動(dòng)化的普及，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和電子政務(wù)、電子商務(wù)的興起而產(chǎn)生的。電子文件產(chǎn)生、傳輸?shù)姆奖憧旖荩葌鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件具有不可替代的作用。電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸并依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的文件。電子文件是由電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備生成和處理，其信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示的，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。

電子文件的特性與管理

信息的非人工識(shí)讀性。電子文件使用了數(shù)字代碼，它的非人工不可識(shí)讀性，給電子文件的讀取披上了一層神秘的面紗。人可以在高倍顯微鏡下看到光盤上刻寫的激光斑點(diǎn)，但不可能讀懂那些小點(diǎn)的含義。此外，電子文件經(jīng)過壓縮、加密等處理后，只有通過計(jì)算機(jī)特定的解壓、解密程序才能還原為輸入前的狀態(tài)，人工才能識(shí)讀它。

系統(tǒng)依賴性主要包括兩方面含義，一是電子文件是計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)物，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。從它的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)；二是許多電子文件在交換使用時(shí)會(huì)遇到不同程度的障礙。這是由于計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件在生成過程中的不兼容屬性造成的。為了確保該份文件的可讀性和管理性，我們?cè)诟鼡Q計(jì)算機(jī)的硬件、應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件的同時(shí)，我們一定考慮它的兼容性或保存其原來版本并加以處理。使電子文件切實(shí)為我們所用，提高電子文件的利用率。

信息與特定載體之間的可分離性。傳統(tǒng)的文件信息一般都被固定在某一載體上，而電子文件中的信息不再對(duì)原記錄載體“從一而終”，不再具有物理意義上的固定狀態(tài)和固定位置。電子文件可以同時(shí)存在不同的載體上，還可以從一種載體換到另一種載體上，內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。對(duì)于多媒體形態(tài)的電子文件而言，由于不同的載體適合存貯不同的媒體信息，其文字、圖形、聲音、影像等不同的媒體信息往往分貯于不同的載體上，具有相對(duì)獨(dú)立性。

電子信息的易變性。造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：一是在以往的傳統(tǒng)文件中，載體不僅是信息的承載物，它一旦與特定信息結(jié)合為一體，還具有一種對(duì)信息的固化作用，信息的原有順序、本來面貌都被凝固在這特定的載體上，不能改變；二是數(shù)字信息容易丟失、被修改和毀壞。電子信息很容易被改變或被不留痕跡地處置，被修改的拷貝很容易在網(wǎng)絡(luò)上傳播，從而出現(xiàn)多個(gè)版本，真假難辨。新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和程序常常無法讀取那些過時(shí)的代碼，從而要求將原文件遷移到新的技術(shù)環(huán)境中，遷移過程中信息的損失、變異有時(shí)是不可避免的。因此，電子文件的真實(shí)性、完整性是電子文件管理的又一難題。

信息存儲(chǔ)的高密度性。電子文件的信息存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子文件介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。應(yīng)用信息壓縮技術(shù)，磁、光介質(zhì)存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)文字、圖像文件的能力可增加數(shù)倍甚至更多，真可謂“海量存儲(chǔ)”。

電子信息組織的多維性。紙質(zhì)文件只能給用戶提供固定結(jié)構(gòu)的信息單元，文件中信息之間的關(guān)系是一維的，用戶對(duì)獲取信息的路徑無可選擇。計(jì)算機(jī)超文體技術(shù)的出現(xiàn)造就了一種新的文件信息組織方式，即由存放信息的“節(jié)點(diǎn)”和描述這些信息節(jié)點(diǎn)之間的“鏈”組成的“超文本文件”。超文本文件可以為用戶提供立體網(wǎng)絡(luò)的信息組織，用戶可以自主地、有選擇地通過鏈接方式瀏覽相關(guān)的信息節(jié)點(diǎn)，獲得自己需要的信息單元及其組合。構(gòu)成信息節(jié)點(diǎn)的信息可以是任意媒體形式，可以是靜態(tài)或動(dòng)態(tài)信息，可以通過不同的鏈路獲得。在開放超文本技術(shù)中，這些信息還可為其他文檔共享。對(duì)于超文本電子文件的管理需要著眼于信息節(jié)點(diǎn)和節(jié)點(diǎn)之間的關(guān)系鏈，還需要其中有價(jià)值的部分歸檔管理。

物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離。文件的信息結(jié)構(gòu)為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)是指文件信息存儲(chǔ)于載體上的位置及分布情況，例如文件的正文、指示、附件等各部分信息以及多媒體文件中不同媒體信息各自在載體上的存儲(chǔ)位置；文件的邏輯結(jié)構(gòu)是指文件信息的內(nèi)在關(guān)系，例如文件中的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、頁碼順序、插圖位置、多媒體文件中圖、文、聲、像的結(jié)合方式等。由于紙質(zhì)文件載體和信息的不可分離性，其信息的邏輯結(jié)構(gòu)被固化在特定的載體上，導(dǎo)致其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的不可分離和一致性，而且這種結(jié)構(gòu)是直觀可視的；而電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)則通常不一致，而且物理結(jié)構(gòu)對(duì)于一般用戶是不可視的。電子文件在處理和傳遞過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，每運(yùn)行一次就可能變換一次存儲(chǔ)方式，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以不變，也需要保持不變，因而，電子文件的真實(shí)性實(shí)質(zhì)上是指其邏輯結(jié)構(gòu)的真實(shí)可靠，保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，也就是以不依賴物理結(jié)構(gòu)的方式保持其邏輯結(jié)構(gòu)的完整、真實(shí)和準(zhǔn)確。

信息的可操作性。電子文件中的數(shù)字信息不是靜態(tài)、固態(tài)、消極的信息，而是動(dòng)態(tài)、可變、積極的信息。數(shù)字信息的可操作性主要表現(xiàn)在：第一由于信息手易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)，經(jīng)過相應(yīng)的操作，人們可以使電子文件處于操作者希望的狀態(tài)之下；第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情，電子文件中的信息不僅是自身含義的表達(dá)方式，還可多方面地加以利用。

了解電子文件的特點(diǎn)，對(duì)電子文件的管理、電子文件的鑒定與歸檔十分重要的作用。了解電子文件的技術(shù)特點(diǎn)是科學(xué)地管理電子文件的前提。電子文件是信息技術(shù)的產(chǎn)物，信息技術(shù)的發(fā)展必然導(dǎo)致電子文件不斷發(fā)生變化，形成新的特點(diǎn)。為了加強(qiáng)電子文件的管理，保障電子文件的安全保管和有效利用，有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，我們必須做好電子文件的收集與歸檔、移交與接收、歸檔文件的保管和利用工作。文件管理人員應(yīng)當(dāng)不斷認(rèn)真研究電子文件的內(nèi)涵、外延和特點(diǎn)，并據(jù)此探索科學(xué)管理的有效措施。

(作者單位：遼寧省凌源市采供血辦公室)