電力企業一體化物資管理

◎　姚小孟

電力企業一體化物資管理

◎姚小孟

通過實施物資一體化管理系統，對推進物資采購供應管理體制的改革發揮了重要作用。分別在集中采購優勢,規范業務流程,強化業務監管，堅持系統化管理，平衡優化庫存，節約財務成本等業務上做了全方位更新。特別是物資需求、采購管理、庫存管理、財務管理、檢修管理等方面的企業供應鏈銜接都發揮了前所未有的應用效果。本文主要闡述一體化系統在物資管理中的作用和物資管理系統能夠正常運轉的措施，并對其實現過程做以詳細論述。

物資管理一個是發電企業管理的重要內容，是對發電企業所需各種物資的采購、物流運輸、倉儲儲備、物資供應等所進行的計劃、組織和控制。而發電企業生產又具有高度的連續密切性，生產和消費同時完成，發電安全與供電質量及用電經濟性具有廣泛的社會影響，從而對物資的選擇和匹配應用提出了更高的要求。因此，加強發電企業物資管理，穩步提高物資管理水平，加快和提高技術創新、管理創新和制度創新的實施速度、力度與效果。對保證電力生產的安全經濟運行、基建工程順利投產、電力設備檢修維護、提高經濟效益，以及服務精度和質量。都有著積極重要的意義。

一體化系統在物資管理工作中的重要作用

有利于形成物資的大規模采購。推進集中采購的實施，可獲得規模效益，降低采購和物流成本。可發揮采購特長，提高效率。易于穩定與供應商的關系，實現成效最佳的長期合作。集中采購的批量優勢一直是發電企業物資供應管理長期追求的目標。實施一體化系統以后它可以有效地控制屬于物資部門直接向集團報送集中采購的采購申請，最大限度地發揮集團集中采購的資金和價格優勢。

有利于優化業務流程，實現物資采購的標準化管理。一體化物資管理中的需求、采購、物流、入庫、出庫緊密集成，實現了集團及各分子企業的縱向信息整合，提供了包括基礎數據管理、物資庫存管理和物資采購管理的完整解決方案，全面覆蓋企業從采購需求到入庫的管理、從領用申請到項目成本的核算、供應商集中管理等各個方面的管理內容，全面提高發電企業的物資管理水平，較好地規范采購和計劃等崗位制衡機制，實現物資的標準化管理。有效滿足現代發電企業物資管理需求。

有利于真實反映物資庫存消耗，規范企業成本核算，提高物資管理精細化水平。一體化系統的全面推廣應用使發電企業物資部門告別物資管理長期實行計劃價格的計價方式，物料數據的價格采用庫存移動加權平均價，物資庫存、采購、供應會隨著采購價格的變動向進行實時更新調整，從而與市場價格趨于一致，真實地反映了庫存物資價值，有利于使用單位的成本核算，真實地反映物資消耗成本。

一體化系統實現科學分析庫存使用，合理設置備品備件庫存定額，優化庫存策略；實現及時、準確記錄采購庫存各環節的物資信息，有效跟蹤采購的執行，規范庫存管理，確保物資及時、準確供應。真正實現物料消耗價格和數量分析的自動化，有效整合物資、資金流、信息流，實現物資管理精細化。

有利于規范物資管理，降低財務風險。一體化系統將原來不能及時納入系統管理的物資采購管理分析、物資收發存管理分析，全部納入系統管理。其中采購分析主要是從訂單簽訂情況、供應商發票情況、采購業務統計等幾方面對物資采購環節進行統計分析。物資收發存管理分析主要是針對物資的收、發料，項目支出及庫存量進行的分析。通過采購及庫存系統管理分析力求真實反映各單位物資采購情況、材料消耗、庫存情況、財務數據情況，最大限度的避免了不規范操作，有利于物資費用的管控，降低財務風險。

有利于實現物料預算、核算自動化。一體化系統充分考慮了財務預算、核算的需求，提供了與社會集中核算系統的基礎接口，實現財務核算與預算的高度集成，通過嚴格的事前、事中、事后預算和控制手段，實現及時有效的資金和費用預算控制；在統一的系統平臺和全局單一數據模型上建立統一規范的財務核算體系。并且做到一線數據的及時共享，數據真實實時傳遞。材料的采購、入庫、發出等環節均實現了賬務處理的自動化，新系統業務處理完成后，能夠自動生成財務核算憑證，業務處理的準確性和實效性大幅提升，減輕了財務人員和物資管理人員的工作量。

有利于加強供應商的控制和管理，規范物資采購渠道。一體化系統的實施，可以實現事前控制。需求人員首先要提出申請，經需求管理部門線上審批和監控，物資管理部門平衡庫存，采購人員將數據上傳至集團平臺公開詢價，最終才能在系統中創建采購訂單實施采購，較好地控制了隨意網外采購的現象，實現全面陽光公開采購。

有利于合理調用庫存，降低庫存成本。實施一體化系統后，利用數據的實時監控，為經營決策提供參考，實現了庫存信息共享。發電企業庫存地的庫存可以在一體化系統的任何終端上查看。

保障一體化系統下的物資管理系統能夠正常運轉的措施

眾所周知，隨著電子商務等各行業的不斷發展，技術創新的不斷延伸，工作效率和效果對企業的生存至關重要。一體化系統下的物資管理工作以準確的核算體系及快速的處理數據能力給企業管理提供了方便。當然，如何保障其系統的正常運作至關重要，關于這點認為可以從以下幾方面討論：

完善各項管理體系。這里所講的管理體系，主要是跟一體化系統相關的組織機構及制度建設。現代社會大多人工工作都被軟件技術所代替。但是由于一體化系統的研發技術還不是很成熟，所以在我國來講還有很多需要改善的地方。就我國目前的情況看，此系統只在國家重要單位及相應較大的企業運轉，還沒有實現普及至各相關行業，這些都是因為其相應的管理體系還不健全所造成的，解決此問題，我們應該做到：

實施“一把手”工程，成立統一健全領導管理機構，同時遵循先基礎管理，在“整體規劃，分步實施，重在應用，效益驅動”的指導下走出局部信息到全部們信息化的路線，實行業務的有效監控，形成明晰的一體化運營模式，實現資源的集中管理與調配。

完善制度和編制業務管理流程。支持一體化的經營體制和動態的企業管理模式，滿足企業管理創新和業務不斷發展的需要，規范原始信息的錄入及信息傳遞渠道。做好基礎信息的采集真實性、準確性、規范性，建立規范化的數據采集、錄入制度。

各部門要做好不定期的問題匯報、組織討論、研究等工作，并對存在問題提出相應的解決策略及匯總；

定期開展一體化系統管理培訓工作會議，培養相關工作人員對一體化系統的操作及認知度，實現邊學習、邊工作，并且對部門與部門之間的業務工作，對指定業務人員進行溝通銜接管理；

建立總部及下屬分子公司和成員單位間的業務協作；建立與供應商的業務協作，包括供應商信息的記錄、使用集團采購網等。

強化需求部門和物資管理部門的素質建設。一體化系統是一個處理信息的系統，它要求特定的活動要在特定的時間進行。更需要的是需求部門和物資管理部門工作的上下銜接，所以基層企業一定要有合理、及時、準確的計劃才行。像是準備月、季、年度計劃，公布，修訂生產需求計劃，查詢貨品庫存等問題都需要做相關的安排，這就要求需求部門和物料管理部門的相關人員具有良好的素質，對物料性能和技術要求有較高的認知度，對于時間的安排和系統的使用有較好的掌控力。

首先，我們應該注意對一體化系統的熟練掌握，要知道系統所用到的信息都有哪些，確保物資編碼的輸入數據準確，并結合實際的出庫入庫時間，對系統實時數據進行及時修改，進行不間斷數據調整，保證系統數據的及時準確性。其次，作為公司來講，也可以設立專門的獎懲制度來推進這方面工作的進行，這樣可保證需求和物資人員工作的很好配合、做到銜接連貫性。最后，要進行良好的溝通，培養員工及管理人員間的友好合作。說到底，素質建設不僅僅是培養技能，也應該對員工進行心理及生理輔導，只有員工覺得自己的工作有成就感，有興趣干下去才是最重要的。

嚴格物資需求計劃管理。在一體化系統中，我們嚴格按照需求部門提報的物資需求計劃實施采購，確保執行的全部采購計劃都是逐級審核通過的，所有采購物資的品種及數量由物資管理部門統一下達采購計劃。沒有采購計劃，任何部門人員不能采取采購措施。保證需求、計劃、采購及管理職責的清晰，全部采購計劃按照集團要求執行，及時規范的上報集團采購范圍物資，基層企業采購也要按照集團采購要求100%網上平臺采購執行，最大程度的減少人為干涉，體現物資采購計劃的嚴肅性，實現采購的公開化，有效的降低采購成本，力爭形成從計劃采購到采購入庫全程的軟件系統監控，真正實現計劃于采購職能間的剝離。 并且可實現財務核算與預算的高度集成，通過嚴格的事前、事中、事后預算和控制手段，實現及時有效的資金和費用預算控制。

加強采購訂單的監控。采購訂單在系統中形成后，相關業務部門可以利用采供訂單查詢功能對訂單進行跟蹤。通過不同物料或供應商的訂單編號查詢訂單的執行情況，如批準是否通過、是否收貨、發票校驗等，通過顯示采供訂單歷史可以查看已驗收貨的物料憑證和對應的財務憑證，發票校驗憑證等信息。同時完善對采供訂單完成情況報表的開發，提供系統外對采購員進行采購數量和質量的考核依據，實施監控采購合同的執行情況，便手采購人員與供應商的及時溝通。

電力業務的網絡化和數據的電子化水平是電力企業走向國際化的一個非常重要的標志。深化采購與物資管理體制改革的目的是為了實現保供應、降成本、控風險、促進商貿物流板塊發展。如今在推行集約化和精細化管理的新形勢下，建設以“集中管理，整合資源，業務協同、信息集成”為主要特征的一體化系統是電力企業一件具有戰略意義的大事，其能有效地優化公司管理業務流程，提高對現有資源的規劃與管理能力，構建以財務管理為核心的企業信息化平臺，提升管理水平和經濟效益，全面實現信息處理和管理的現代化，建設成為企業管理提供高效支持的企業信息系統，提高企業運營效率，降低成本，為創建國內一流的發電企業奠定堅實基礎。

（作者單位：陽城國際發電有限責任公司）