市級煙草企業(yè)實物資產(chǎn)信息化管理的構建

陳賢冰

（福建省煙草公司 漳州市公司，福建 漳州 363000）

市級煙草企業(yè)實物資產(chǎn)信息化管理的構建

陳賢冰

（福建省煙草公司 漳州市公司，福建 漳州 363000）

近年來，隨著煙草商業(yè)企業(yè)的快速發(fā)展，市級煙草企業(yè)作為轄區(qū)的法人主體，實物資產(chǎn)存量也隨之急劇增加，傳統(tǒng)管理模式已無法滿足現(xiàn)代實物資產(chǎn)管理的要求。本文旨在從實物資產(chǎn)管理現(xiàn)狀分析出發(fā)，通過細化資產(chǎn)管理層級、深入運用信息系統(tǒng)、引入RFID條碼管理、建立監(jiān)督考評體系等方式，實現(xiàn)實物資產(chǎn)數(shù)據(jù)標準化、流程規(guī)范化、管理痕跡化的生命周期管理。

煙草；實物資產(chǎn)；信息化

實物資產(chǎn)管理，是指對一些使用年限較長、有具體形態(tài)的資產(chǎn)進行管理，具體是指對固定資產(chǎn)、包裝物以及易耗品等資產(chǎn)的購置、使用、維護、報廢、處置。加強對煙草企業(yè)中實物資產(chǎn)的管理，不僅是提升企業(yè)整理管理水平的重要措施，還能夠挖掘現(xiàn)有資金潛力，盤活資產(chǎn)存量，防止國有資產(chǎn)的流失。近年來，信息化技術已經(jīng)被廣泛應用到企業(yè)管理中。我單位結(jié)合實物資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀，通過細化資產(chǎn)管理層級、深入運用信息系統(tǒng)、引入RFID條碼管理、建立監(jiān)督考評體系等方式，不斷完善實物資產(chǎn)信息化管理體系，取得了良好的現(xiàn)實成效。

一、實物資產(chǎn)信息化管理概述和意義

實物資產(chǎn)信息化管理是將先進的信息化技術應用到實物資產(chǎn)的管理中，其意義在于通過合理配置實物資產(chǎn)，保障資產(chǎn)的安全完整，以達到降低運營費用，促進企業(yè)管理，為領導決策提供有效地依據(jù)。

二、市級煙草企業(yè)實物資產(chǎn)管理存在的問題及原因分析

近年來，行業(yè)的資產(chǎn)清查和審計檢查都反映出實物資產(chǎn)管理中的一些問題，前清后亂的現(xiàn)象時常存在，主要體現(xiàn)在：部門臺賬尚未健全，業(yè)務流程存在脫節(jié)，盤點清查效率低下，系統(tǒng)模塊缺乏融合，資產(chǎn)更新較為隨意等方面。主要原因分析如下：

1、責任主體不夠明確

現(xiàn)行的資產(chǎn)管理制度側(cè)重規(guī)定了各部門的主要職責，對具體某件事情由誰來做，什么時候做，怎么做的界定不夠詳細，容易造成部門之間互相推諉，資產(chǎn)信息傳遞不及時、不完整。

2、信息系統(tǒng)不夠完善

（1）流程設計不夠順暢，節(jié)點銜接也不夠清晰；（2）各使用人對資產(chǎn)的日常運營記錄（如：維修、出租等數(shù)據(jù)）不夠自覺，無法及時完整反映資產(chǎn)運營情況；（3）資產(chǎn)系統(tǒng)與財務其他子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)銜接比較薄弱，信息系統(tǒng)的管控作用沒有完全發(fā)揮。

3、資產(chǎn)標識不夠先進

目前資產(chǎn)的識別主要還是采用手工逐個核對的方式，所使用的傳統(tǒng)紙質(zhì)標簽容易脫落、褪色，不易長期使用，容易造成資產(chǎn)無法識別和統(tǒng)計誤差。

4、監(jiān)督管理不夠到位

目前實物資產(chǎn)的監(jiān)管側(cè)重資產(chǎn)的實物是否存在，而缺乏對資產(chǎn)日常管理的過程管控及責任追究，容易造成一些使用者對資產(chǎn)的使用比較隨意，存在浪費和閑置的現(xiàn)象。

三、市級煙草企業(yè)實物資產(chǎn)信息化管理體系的構建

筆者認為要構建以制度建設為基礎、信息系統(tǒng)為平臺、RFID標簽為工具、監(jiān)督考評為手段的四位一體的實物資產(chǎn)信息化管理模式，以此來實現(xiàn)實物資產(chǎn)全生命周期管理，達到“歸屬清晰、配置均衡、使用高效、處置規(guī)范、監(jiān)管有力”的管理目標：

1、加強管理制度建設

要建立實物資產(chǎn)內(nèi)部控制規(guī)范，明確管理過程中的不相容崗位的類型以及各個環(huán)節(jié)的風險防控要點；要建立由市公司統(tǒng)一領導，資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理，各資產(chǎn)使用部門主體管理的三級管理的實物資產(chǎn)管理模式，突出使用部門的主體地位，強化管理部門的管理職責，明確縣市兩級資產(chǎn)管理員、各部門資產(chǎn)管理員的具體職責，解決權責不清的問題。

2、深度應用信息系統(tǒng)

由于資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)上線時間較短，系統(tǒng)尚未完善。要充分優(yōu)化和應用系統(tǒng)的功能，發(fā)揮信息化管理的作用，要做到以下幾方面

（1）流程內(nèi)容要全面覆蓋。要根據(jù)全生命周期管理的理念，設計涵蓋預算、購置、運營、變動、盤點、處置各個環(huán)節(jié)具體的業(yè)務的流程，并編制詳細的流程圖及流程說明。

（2）流程節(jié)點要銜接清晰。系統(tǒng)流程的設計，要注重各節(jié)點之間的銜接，特別是數(shù)據(jù)、表單之間的傳遞，使得上個環(huán)節(jié)任務完成后，下個環(huán)節(jié)能夠及時的了解情況。

（3）資產(chǎn)影像要直觀可視。所有資產(chǎn)在建立卡片的同時要上傳資產(chǎn)的實物圖像和權屬圖像，使管理者能清楚地識別資產(chǎn)，特別是生僻資產(chǎn)及成套資產(chǎn)，還可以運用百度地圖來對房產(chǎn)進行方位確認，并將地圖影像上傳到資產(chǎn)卡片。

（4）過程記錄要及時完整。對涉及資產(chǎn)全生命周期的購置、維修、變動、評估、處置以及審批文件等數(shù)據(jù)均要求在系統(tǒng)進行及時記錄，特別是車輛管理方面的油耗、維修、保險、行駛里程、事故等日常使用信息，實行全方位管理。

（5）系統(tǒng)之間要融合管控。第一，要實現(xiàn)與核算系統(tǒng)的融合。在資產(chǎn)系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)時，通過節(jié)點的設計，將數(shù)據(jù)及時的傳遞到財務核算系統(tǒng)，解決資產(chǎn)的價值管理和實物管理數(shù)據(jù)不同步的問題。第二，要實現(xiàn)與預算系統(tǒng)的融合。在編制年度預算時，預算員先在資產(chǎn)系統(tǒng)錄入次年預購資產(chǎn)的具體內(nèi)容，再將計劃數(shù)據(jù)匯總導入預算系統(tǒng)，解決資產(chǎn)購置計劃與資產(chǎn)購置預算經(jīng)常脫節(jié)的問題。第三，要實現(xiàn)與報銷系統(tǒng)的融合。在支付涉及資產(chǎn)的資金前，先在資產(chǎn)系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)，再傳報銷系統(tǒng)，增強日常記錄的時效性和自覺性。

（6）系統(tǒng)操作要簡易便捷。要將流程圖嵌入資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，并作相應的鏈接，使用人只需通過流程圖選擇相應節(jié)點就可進入相應的界面進行業(yè)務操作，提高使用效率和準確性。

3、引入RFID標簽工具

RFID標簽管理是以資產(chǎn)卡片為基礎，將卡片信息集成在金屬芯片上，然后通過射頻信號自動識別目標資產(chǎn)，獲取相關數(shù)據(jù)并傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)進行匯總、分析、處理，實現(xiàn)實物資產(chǎn)從驗收入庫到處置完成的全過程跟蹤管理。

運用RFID數(shù)字標簽進行實物資產(chǎn)管理，首先要在建立資產(chǎn)卡片后及時根據(jù)資產(chǎn)編碼發(fā)行RFID標簽，通過標簽打印機、桌面發(fā)行器將資產(chǎn)相關信息集成在RFID標簽上，并將其粘貼在實物資產(chǎn)身上，使其成為實物資產(chǎn)一生的身份證。在此基礎上，可以運用這項技術在幾個方面：

（1）資產(chǎn)識別：通過RFID標簽，管理人員只要一臺手持機即可實現(xiàn)對該資產(chǎn)的識別，資產(chǎn)的信息將實時的顯示在手持機上，改變了以往通過核編碼、翻賬簿、靠回憶的這種傳統(tǒng)方法，信息更全面，更直觀。

（2）資產(chǎn)巡檢:巡檢人員使用手持機掃描RFID標簽，可隨時查看資產(chǎn)基礎信息，運行記錄等，在發(fā)現(xiàn)破損、老舊等資產(chǎn)狀態(tài)不良的現(xiàn)象時，可通過手持機進行攝像取證，以便開展預防性維修，保證資產(chǎn)安全穩(wěn)定運行。

（3）資產(chǎn)盤點：盤點人員只需先將盤點數(shù)據(jù)下載到手持機上，然后在盤點范圍內(nèi)自動搜索實物資產(chǎn)的RFID信號，就可將信息自動采集到手持機進行盤點，而后數(shù)據(jù)信息通過現(xiàn)已覆蓋全面的無線網(wǎng)絡傳回資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)比對，自動生成盤點表，并提供資產(chǎn)盤盈、盤虧、信息不相符的業(yè)務處理，有效提高資產(chǎn)盤點效率。

4、完善監(jiān)督考評機制

（1）健全監(jiān)督檢查機制。要根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范提出的風險點，建立實物資產(chǎn)內(nèi)部控制主要環(huán)節(jié)的檢查表，要求監(jiān)督部門要組織對實物資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)進行日常監(jiān)督檢查，以此促進實物資產(chǎn)管理執(zhí)行力的提高。

（2）制定績效考評細則。要從崗位職責、日常管理、信息檔案三個維度入手，將實物資產(chǎn)的安全性、完整性和高效使用作為考核要點，制定各單位和各部門的實物資產(chǎn)考評細則，并將考評結(jié)果納入年度績效。

（3）建立責任追究規(guī)定。要對實物資產(chǎn)損失的各類情況做出詳細責任追究規(guī)定，要求相關人員要認真履行實物資產(chǎn)的保管和使用責任，對因工作失職或未正確使用資產(chǎn)而造成損失要依規(guī)進行經(jīng)濟賠償和行政處理。

四、實物資產(chǎn)信息化管理的目標

通過建立集制度、系統(tǒng)、設備、監(jiān)管“四位一體”的信息化管理模式，有效地解決實物資產(chǎn)管理中的頑疾，實現(xiàn)以下“三個轉(zhuǎn)變”:

1、實現(xiàn)由粗放型管理向精細化管理轉(zhuǎn)變，使崗位職責更加清晰，業(yè)務流程更加順暢，監(jiān)督管理更加到位，提高資產(chǎn)管理工作的執(zhí)行力。

2、實現(xiàn)由繁雜型管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，促進實物資產(chǎn)的管控水平，更方便迅速的獲取信息，提高數(shù)據(jù)分析的全面性和及時性。

3、實現(xiàn)由傳統(tǒng)型管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，通過RFID標簽的運用，提升資產(chǎn)識別能力，提高盤點效率，減少統(tǒng)計誤差。

五、結(jié)語

相信隨著行業(yè)信息化建設的逐步推進以及思想觀念的逐漸轉(zhuǎn)變，信息化管理將不斷推動行業(yè)實物資產(chǎn)管理上水平，為行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級、持續(xù)健康發(fā)展做出新的貢獻。我們必須與時俱進，學習國內(nèi)外先進管理經(jīng)驗，不斷提升管理水平，才能在當前市場中脫穎而出，促進企業(yè)的不斷進步。

[1] 井艷霞．對縣級煙草公司實物資產(chǎn)管理體系的監(jiān)督與管控[J]．管理觀察,2015(21):160-162．

[2] 徐躍明,張習發(fā),王琳,等．煙草工業(yè)企業(yè)實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)總體架構研究與應用[J]．通信世界, 2015(24):36-37．

[3] 鄭偉茜．地市級煙草公司ISO信息化綜合平臺研究與設計[J]．信息系統(tǒng)工程,2014(2):123-124．

（責任編輯：劉 康）