淺析計算機信息化在檔案管理中的應用

徐聚星

摘 要：現如今計算機信息技術正在推動社會發展，這說明計算機信息技術有著非常大的優勢，其在眾多環節中得到應用，在檔案管理工作中，其也能夠發揮重要的作用。為此，該文分析計算機信息技術在檔案管理中的應用，希望能夠為檔案建設工作帶來幫助。

關鍵詞：計算機信息化 檔案管理 應用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）09（a）-0019-02

當前，我國各項事業的發展速度都得到明顯提升，但是發展的質量并沒有隨之而提升，在檔案管理方面，一些管理工作仍沒有做好，檔案管理的規范化水平較低，人員的素質參差不齊，現代化信息手段較少使用，創新的元素較少，因此，我國檔案管理工作仍有非常長的一段路要走，而計算機信息化的應用能夠為檔案管理提供很大便利，探討如何創新檔案管理工作，可以為實現檔案管理規范化做出一點貢獻。

1 目前檔案管理工作存在的主要問題

目前，我國的計算機普及率大大提高，計算機在越來越多的領域中發揮著作用，一些和部門開始嘗試使用計算機管理檔案，這種管理的思路非常正確，通過計算機管理能夠提高管理效率，減少人力的使用，而且還能節省空間，避免傳統檔案出現發霉變質的情況。但是，計算機管理方法也需要通過各項原始數據信息進行，如果原始數據出現問題，會影響管理的質量，輸入的數據信息不準確，輸出的結果則更是無效信息。

目前，我國的在檔案管理方面的主要宗旨是對檔案進行保管，不讓檔案出現丟失情況。這種宗旨會造成館藏的內容過于龐雜，無法形成科學分類，而且檔案的時間跨度非常長，查找起來非常不方便。主要的問題集中反映在以下幾個方面：一是檔案的編號不規范，有的檔案沒有目錄號，有的卷宗內出現多個檔案；二是檔案的標題不規范，有的檔案的標題不能反映出檔案的主題內容，有的檔案標題過長，在查找時非常不方便，有的檔案甚至沒有標題；三是大多數的檔案缺少內容目錄，查閱卷宗的人員在查找所需的內容時，會浪費較多的時間；四是多數案卷沒有標注頁碼，在查閱時需要自己計算頁數；五是組卷非常混亂，有的組卷按照時間進行組合，有的按照職能部門的管轄權限進行組合，有的按照文種進行組合；六是案卷的厚薄程度不一樣，有的檔案內只有一兩頁紙，有的檔案內有幾百頁紙。綜上所述，檔案管理的基礎工作亂象較多，必須要對管理工作進行創新和改進，嘗試進行計算機信息化管理，以適應時代發展的要求[1]。

2 信息化檔案管理的優勢

信息化的檔案管理工作具有較多的優勢，這是因為計算機、網絡等技術能夠對數據進行高質量、快速度的處理，減少了人工處理的時間，使管理檔案的效率大大提高。而且，隨著社會的發展，信息化管理檔案是未來的一個重要趨勢，只有提高信息化水平，才能在未來的社會中發揮出檔案的作用。信息化管理檔案依靠計算機、服務器、網絡、存儲設備等對數據進行快速處理和保存，當管理人員處理完檔案之后，就可以完成保存工作，而不像傳統的工作模式一樣要到專門的場所進行存儲，調閱檔案的速度也因此得以提升，通過信息化檔案管理模式還能存儲更多形式的檔案類型，例如聲音、視頻、圖像等，這些檔案材料是傳統的檔案管理模式中不曾存在的，通過這種新穎的管理模式，讓我國的檔案管理水平得到提高，無論是個人還是單位都能因此獲得較好的回報。

3 計算機信息化檔案管理

3.1 全面普查案卷，去粗取精

在所有的檔案中，會有制作非常完善、精美的檔案，同時也會有制作較差的檔案，這些制作較差的檔案不僅會影響其質量，也會給日常的工作帶來麻煩，檔案的利用價值也會因此降低，為此，在平時制作檔案的過程中，要注重檔案的質量，同時，要對制作較差的檔案進行處理，保留制作較好的檔案，然后將這些制作質量較高的檔案錄入到計算機中，實現信息化管理。

3.2 按照規范標準進行重新組合

一份檔案會有很多內容組成，為了讓檔案質量得到提升，可以對檔案的內容進行整理，提高檔案的內容質量，相關單位應當制定一個水平較高的標準，讓單位能夠參照標準進行整理，同時，整理之后的檔案要及時錄入到計算機中，實現信息化管理。相關單位一定要挑選責任心較強的人員進行整理，以免出現問題。

3.3 提高著錄水平

實行計算機信息化管理需要進行著錄工作，這是實行計算機管理的重點部分，因為著錄工作會關系到未來檔案的管理和調閱過程，如果著錄不合理，會影響檔案管理質量和調閱的準確性，所以，著錄工作要準確，各部門應當結合自身情況，選擇合適的著錄關鍵詞，概括檔案的主要內容，制定出相應的高質量檔案[2]。

3.4 對檔案資料進行分類

檔案還應當進行合理分類，如果分類不合理會導致檔案管理混亂，不利于檔案的查閱工作，相關單位要將不同年份、不同人群的檔案進行分類，或者根據單位自身的實際情況進行分類，使得檔案能夠合理劃分，只有進行合理劃分，檔案的可利用價值才會因此提高，另外，如果管理單位認為自身的能力存在問題，可以聘請專業的人員進行講解，讓員工能夠了解分類的方法，提高管理的能力。

3.5 規范題名

由于一些的檔案的題目缺失，在檢索時會遇到障礙，為此，需要對這些缺少題目的檔案進行重新命名，保證這些檔案在檢索時能夠出現，命名過程中，要注意題目的準確性，工作人員最好對檔案內容熟悉一遍，確定其主要內容，再根據內容進行命名，對于那些題目過長的檔案，要進行改變，減少題目的字數，并保證題目的概括性。

3.6 加快檔案現代化管理進程

目前，通過計算機進行檔案管理是一個重要的趨勢，相關單位一定要認識到計算機技術的優越性，擴大其應用的范圍，促進計算機與檔案管理工作的有效融合，提高檔案的利用率。在具體的工作過程中，要注重計算機檢索與原始資料的聯系，使得原始檔案資料能夠及時找到，提高查全率。在著錄工作中，要采取分級次著錄的原則，這樣不僅能夠節省著錄的時間，還能有效地節省人力，提高工作效率。一般可以將案卷分為三個層次進行著錄，利用價值不高的檔案可以做簡單的記錄，利用價值較高的檔案要做好著錄工作，而那些珍貴的檔案要做好加密工作，提高檔案的安全性。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，還能減少著錄的條目和錄人條目，管理人員的工作壓力也會明顯降低，進而提高工作效率[3]。

3.7 檔案信息管理的安全化

檔案管理具有一定的特殊性，在管理的過程中，應當注意檔案的安全性，不能讓檔案信息泄露，而且當前的網絡病毒和黑客較為猖獗，其竊取信息的能力較強，檔案作為重要的信息資料，應當避免泄露，相關單位要做好保護工作，使沒有權限的人員不能查閱，只有具備權限的工作人員才能通過正確的途徑查閱相關檔案，通過這些方式來杜絕檔案資料的外泄。另一方面是計算機系統軟件的安全加密，提高整個管理系統的安全等級，減少病毒和黑客入侵，進而保護檔案安全。總之，要利用技術手段，以保證檔案信息的絕對安全。

4 結語

目前我國檔案信息化管理工作還有許多不足之處，相關部門要正確認識檔案信息化管理的重要性，要進一步規范檔案的基礎工作，增加創新的內容，讓更多先進的技術應用進來，對檔案的題目、內容、組合等進行重新確定，提高其信息化管理水平，從而提高我國檔案的管理能力和水平。

參考文獻

[1] 孟凡蕾.強化檔案意識 提升檔案管理水平[J].黑龍江科技信息，2009（31）：227.

[2] 武云娜.試論中等專業學校的檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟，2008（15）：99-100.

[3] 魏少辰.抓住學校升格機遇，加強檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟，2008（34）：166-167.