關于會計電算化下記賬憑證設置問題的思考
——以用友U8財務軟件為例

四川旅游學院 陳 穎

關于會計電算化下記賬憑證設置問題的思考
——以用友U8財務軟件為例

四川旅游學院 陳 穎

當前，我國會計電算化軟件的應用已經普及，其功能也日益完善。但企業的會計電算化實踐結果，反映出軟件中記賬憑證的設置存在照搬傳統，與電算化下的會計核算方式和會計電算化發展趨勢不相適應的問題。本文通過對該問題進行思考和分析，從設置內容、數據轉化、軟件完善途徑等方面提出應對建議。

會計電算化 記賬憑證 設置

1 記賬憑證簡述

1.1 記賬憑證概念及分類

記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，用來確定經濟業務應借、應貸的會計科目和金額而填制的，作為登記賬簿直接依據的會計憑證。在登記賬簿之前，應按實際發生經濟業務的內容編制會計憑證，然后據以登記賬簿。

記賬憑證按其適用的經濟業務，分為專用記賬憑證和通用記賬憑證兩類，各類別的概念、填制方法及其在財務軟件中的設置方式如下。

(1)專用記賬憑證是用來專門記錄某一類經濟業務的記賬憑證，在財務軟件中填制時選擇“憑證分類——專用憑證”。專用憑證按其所記錄的經濟業務是否與現金和銀行存款的收付有關，又分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證三種。收款憑證是用來記錄現金和銀行存款等貨幣資金收款業務的憑證，填制方法是確定借方科目為庫存現金或銀行存款，貸方按業務發生內容填制對應科目和金額等內容，財務軟件中設置條件為“借方必有1001、1002”；付款憑證是用來記錄現金和銀行存款等貨幣資金付款業務的憑證，填制方法是確定貸方為庫存現金或銀行存款，借方按業務發生內容填制對應科目和金額等內容，財務軟件中設置條件為“貸方必有1001、1002”；轉賬憑證是用來記錄與現金、銀行存款等貨幣資金收付款業務無關的轉賬業務的憑證，填制方法為根據有關轉賬業務的原始憑證填制應借應貸科目及金額等內容，財務軟件中設置條件為“借貸方必無1001、 1002”。

(2)通用記賬憑證的格式，不再分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，所有經濟業務統一以一種格式記錄，沒有借貸方限制要求，直接根據經濟業務的原始憑證填制應借應貸科目及金額等內容，在財務軟件中填制時選擇“憑證分類——通用憑證”即可。

1.2 各類記賬憑證適用性之傳統觀

記賬憑證的專用和通用類別，是在手工記賬方式下，適應不同規模企業的核算量和管理需要所形成的傳統憑證模式。其傳統意義下的適用性如下。

專用記賬憑證將收付轉業務分類記錄，其優點是憑證可按月分類匯總，能減輕工作量；記錄的業務分類清晰，很容易查找相關類別業務內容及原始憑證。其缺點是憑證分類工作較為繁雜和易錯。專用記賬憑證適用于業務量較大，并需要方便清晰查詢收付轉各類業務詳細情況和相關憑證的企業。

通用記賬憑證以統一格式記錄所有經濟業務，不能分類匯總業務，工作量相對較大，適用于業務量較小、業務內容簡單的企業。

2 會計電算化下記賬憑證設置的現狀

目前，國內各財務軟件中記賬憑證基本仍采用傳統標準憑證內容設置，用友U8、金蝶、金算盤、新中大、浪潮通軟、上海博科等主流財務軟件，均設有通用記賬憑證和收付轉專用記賬憑證模塊，在會計電算化教材、教學和實務運用中，也仍然采用傳統手工憑證方式下的憑證類別，通用記賬憑證和專用記賬憑證并存。

3 對會計電算化下記賬憑證設置的思考

3.1 會計電算化下記賬憑證類別應用與記賬憑證傳統適用性的背離現狀

當前，全球早已進入信息化時代，國內會計電算化從1999年基本普及到現在，也經歷了十多年的快速發展。在大中型企業中，會計電算化已基本取代了傳統的人工會計，發揮會計數據收集、核算和分析的功能，提高了企業的財務管理水平，為企業提供更有效的決策支持。在這樣的背景下，企業經過多年的會計電算化實踐，在財務軟件運用中對記賬憑證類別的選擇出現了明顯的趨向：棄用專用記賬憑證，采用通用記賬憑證。

在會計業內關注度較大的“中國會計視野論壇”網站上，有人做了一項關于各單位使用憑證類別的調查，投票結果(圖1)顯示，91家單位中，采用通用記賬憑證的有71家，占比77.17%，遠超收付轉專用記賬憑證。并且，據相關網絡回復、評論反映的情況，在采用收付轉專用憑證的企業中，還有相當一部分是由于企業的固有傳統核算方式沿襲而習慣性采用專用憑證，而并非該種類憑證對企業會計核算具有多大好處。另外，筆者對目前各財會網站及百度問答等網絡資料的收集和分析結果，以及對一些企業的調查結果，均反映出上述趨勢。

圖1 各單位使用憑證類別的調查

3.2 背離狀況產生的原因

企業在會計電算化運用中與傳統適應性相背離的記賬憑證類別選擇趨向，是會計電算化發展過程中的必然結果，是財務軟件核算和管理功能日趨完善的直接反映。現行各大財務軟件在業務核算、數據查詢、數據分析等方面的高度自動化和操作的便捷性已經取代了專用記賬憑證的減負優勢，并且更加凸顯出專用記賬憑證分類工作繁雜易錯的劣勢，而通用記賬憑證工作量相對較大的劣勢卻不存在了。另外，會計信息化正在加快發展，會計核算正在向高度自動化轉型，大數據技術的開發和應用使業務系統基礎數據的自動錄入和匯集并對接傳輸入財務系統、財務系統的自動核算和分析等目標正在實現中。而此目標的實現，需要清除將非結構化和半結構化數據錄入并自動編制為會計分錄過程中的分類障礙，所以更要求憑證設置模塊的規范通用性。因此，舍專用記賬憑證而擇通用記賬憑證自然成為大勢所趨。下面，以用友U8為例，佐證上述分析。

在高校會計電算化教學常采用的用友U8財務管理軟件中，對記賬憑證和賬簿的查詢界面設置如圖2、圖3、圖4所示。

圖2

圖3

圖4

圖2 是在“憑證查詢”功能中選擇“輔助條件”后的界面，我們可以看到，憑證的查詢條件設計非常詳細具體，撇開仍按傳統習慣設置的“憑證類別”不談，我們可以通過記賬“憑證時間”、“記賬狀態”、“摘要”、“科目”、“借貸方向”、“金額”、“結算方式”甚至業務對象等條件對對應類別憑證做快捷詳細的查詢，并能在輸出的憑證列表中點擊單張憑證，查看需要詳查的憑證內容。圖3和圖4分別是明細賬和序時賬的查詢界面，同樣，通過“科目”、“時間”、“借貸方向”等條件的選擇，我們可以輕松獲取關于收付轉類別以及軟件設置中所有自定義類別的賬目的總括和明細情況，也可在輸出的賬簿頁面上查詢需要詳查的某一筆憑證。由此可知，財務軟件在不進行憑證錄入過程的分類的情況下，仍可靈活便捷地滿足多種方式和要求的賬目和憑證查詢，功能已遠超傳統手工賬務處理中的專用記賬憑證；而且，直接采用通用記賬憑證，還能免除憑證分類的工作量、減少出錯的可能性，可見收付轉專用憑證的存在已陷入可有可無的尷尬境地。

4 對會計電算化下記賬憑證設置的建議

4.1 關于設置內容的建議

根據上述分析，筆者認為，在會計電算化普及并深入開展的現狀下，在財務軟件憑證模塊的開發設計中，應當取消專用記賬憑證，統一設置通用記賬憑證，以減少憑證錄入工作量及降低錄入的錯漏可能性，并減少因憑證分類而產生的模塊設計、開發成本耗費和分類憑證模板設計、打印的相關成本耗費。

從與國際接軌角度來看，筆者認為，ACCPAC、SAY、Oracle等國外知名財務軟件以業務模塊來定義憑證類別(如：客戶、供應商、生產、員工、總賬等)的方式，并不能清晰地反映業務的借貸方關系，也不符合我國會計核算的習慣。而且其基于追溯查找和集合功能的憑證類別劃分目的，此功能在國內軟件憑證和賬簿設置中已基本實現。但這些國外軟件憑證類別設置方式在內部控制和成本節約上成效顯著，國內軟件開發時可以適當借鑒，促進軟件管理功能的完善。

4.2 關于數據轉化的建議

在會計信息化進程中，財務系統與業務系統智能對接，業務數據自動采集、錄入和財務信息的及時呈現，是會計電算化系統更新，研發的重要目標之一。未來，業務口數據將經由業務人員或儀器采集和生成，傳遞到財務系統，由系統進行識別和分析，再自動生成記賬憑證。由于財務信息處理的連貫性，作為后續各環節工作初始基礎的業務數據，其向記賬憑證轉化的準確性將極大影響財務信息和財務分析結果的真實性和正確性，因此，業務數據向記賬憑證的轉化過程是會計電算化系統中最關鍵的一環。而當前大數據時代下，轉化困難性更大的是大量非結構化信息(如傳真件、圖片、外來紙質憑證等)的增加，對數據轉化技術提出更高要求。在數據轉化準確度的提高上，建議可以借鑒目前機器翻譯做的最好的google翻譯系統的翻譯精度完善方法。google從各種語言的公司網站、聯合國和歐盟等國際組織發布的官方文件和報告的譯本、書籍翻譯以及一切可能的渠道收集到盡可能多的對譯文檔，其中甚至包括錯誤翻譯，建立起一個龐大的數據庫——“訓練集”，對機器進行反復訓練，通過對海量翻譯數據的無數次測算，正確地推算出英語詞匯搭配在一起的可能性，有效地提高翻譯質量。業務數據向記賬憑證的轉化，也可比照建立“數據轉化案例庫”，通過機器的比較、篩選、糾錯的自學習過程，提高轉化準確性。另外，在業務數據特別是非結構化數據的采集上，應做好精密數據采集儀器的配套。

4.3 關于軟件完善途徑的建議

鑒于目前國內會計電算化系統應用中的諸多問題，建議軟件開發企業在系統升級研發過程中，不要閉門造車，而要跳出IT思路和理念，多與企事業單位財務部門、學校會計電算化教學系部等機構中的軟件使用者溝通合作，多了解財務運行流程、財務核算細節和賬務處理習慣，并密切關注國際財務軟件的發展趨勢，對各知名軟件做深入了解，通過實踐和借鑒，切實提高軟件適用性和管理科學性。

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：2096-0298(2016)03(c)-058-03