企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

【摘要】人事檔案管理工作是企業人力資源管理工作的重點，隨著現代社會人才機制的不斷變化，企業人力資源管理對人事檔案管理工作的要求也在不斷更新與改進，本文就針對企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求進行探究，以幫助企業人力資源管理工作及人事檔案管理工作都得以更好的進行。

【關鍵詞】企業人力資源管理 人事檔案管理工作 新要求

企業人力資源管理工作對企業的發展與其他各項工作的開展都十分重要，企業人力資源管理工作的科學進行能夠使企業的人才能夠更加高效科學的配置，企業的各項工作開展效率也會更高。人事檔案管理工作直接關系企業人才管理與配置及人事調動信息的管理，因此，企業人力資源管理工作應該充分重視人事檔案管理工作，根據社會人才機制及用人機制的變化，積極適應人事檔案管理工作的新要求，以促進企業人力資源管理工作水平的全面提升，進而促進企業的長遠發展。

1.我國企業人力資源管理工作中的人事檔案管理工作存在的問題探究

1.1.人事檔案材料信息失真。我國企業人事檔案管理工作由于制度與方法的缺陷，人事檔案信息的真實性不能保障。首先，在人事檔案信息流轉環節中極容易出現檔案丟失或缺損等情況，而檔案丟失或缺損之后的補辦及補充機制又十分繁瑣，因此，人事檔案信息一旦丟失或缺損就很難再補辦或完善。其次，企業人事檔案信息更新速度較慢，許多人員的檔案信息得不到及時的更新，人員檔案信息不全，經過較長時間再去補充時，人事檔案信息記載內容會有很大的出入，其對企業人力資源管理工作埋下了極大的隱患。

1.2.企業人事檔案管理機制較為落后。隨著現代用人機制的不斷靈活化，企業的人力資源管理機制要求也逐漸有了新的要求與準則，企業人事檔案信息管理工作逐漸落后，暴露出的問題也越來越多。首先，企業人事檔案管理工作在現代人才市場之下是一項服務性質的工作，人才歸屬于哪個企業，企業就有義務對其人事檔案進行管理，然而現代部分企業顯然沒有明白這個問題，在人事流動之后，企業為了維護自身利益，通過拒絕傳遞人事檔案的方式阻止人事流動，從而造成了部分人員脫檔以及死檔等情況。此外，現代企業人事檔案信息管理工作中的檔案更新及檔案傳遞以及檔案接受程序太過死板繁瑣，人事檔案流轉不靈，企業的人力資源管理工作也受到極大的影響。

1.3.企業人事檔案信息利用效率較低。我國企業人事檔案信息管理工作中檔案信息的公開性較低，檔案信息的利用價值未充分體現。人事檔案信息是企業人才選拔及工薪增減的重要參考依據，然而在企業人力資源管理工作中，企業的人才選拔及工薪調改很少有效的利用人事檔案信息，企業的人事檔案信息管理如同虛設，人事檔案信息的作用及價值未充分挖掘。

2.提升企業人力資源管理工作及人事檔案管理工作水平的有效途徑探析

2.1.檔案管理制度的靈活化。人事檔案信息是伴隨人員一身的流動信息，人事檔案信息對人員的流動及人才信息的及時了解十分重要，目前，我國人事檔案管理工作的機制十分呆板，人事檔案信息流通速度十分緩慢，此外，人事檔案信息的更改以及補充等程序十分麻煩，其不僅影響了人事檔案信息的實用價值，其還影響了企業人力資源管理工作的效率及質量。人事檔案管理制度的靈活化首先要建立系統全面且科學的人事檔案流通機制。一些人員在跳槽后，企業為了留住人才可能會扣留其人事檔案，若當事人未經過有效溝通解決該問題，則人事檔案很有可能會在跳槽的過程中遺失或者缺損。為了有效的避免人事檔案流轉環節中的遺失或缺損，企業應該盡量簡化人事檔案遷移或接受的程序，對于問題檔案要及時與當事人取得聯系，并與當事人當成一致協議后科學的處理人事檔案信息。其次，人事檔案管理制度的靈活化應該建立有效的信息更改或人事檔案補辦制度。隨著人員履歷的不斷增長，人事檔案信息也會逐漸變化，靈活化的人事檔案信息更改及補充制度有利于人事檔案信息準確性的提升，其能夠為企業人力資源管理工作提供更加準確真實的人事信息，進而促進企業人力資源管理工作效率的提升。

2.2.人事檔案信息準確性的提升。人事檔案在流轉環節中可能出現信息失真或缺損情況，企業人力資源管理部門在進行人事檔案管理工作時應該充分重視人事檔案信息的準確性。首先，企業人力資源管理部門應該定期對在職人員的人事檔案信息進行補充。其次，對于新增加的人事檔案信息，企業人力資源管理部門應該對檔案信息進行審核，確保檔案信息完整、真實。此外，在人事變動時，企業人力資源部門應該嚴格按照人事檔案信息管理制度對變動人員的人事檔案信息準確及時傳遞。

2.3.人事檔案管理工作的現代化。現代計算機信息技術十分發達，企業人力資源管理工作應該積極利用計算機信息技術開展人事檔案管理工作。首先，企業人力資源管理應該積極利用計算機信息技術構建人事檔案信息庫，并建立系統完善的信息庫管理、閱讀、更新、維護機制。其次，企業人力資源管理部門應該積極利用計算機信息技術將人事檔案信息電子表格化，以便于人事檔案信息的管理、更新及傳遞。現代科學技術十分發達，企業人力資源管理工作要積極利用先進的科學技術改進人事檔案信息管理工作方法與機制，促進人事檔案管理工作的現代化與自動化及智能化，進而提升企業人事檔案信息管理工作質量及效率。

2.4.挖掘人事檔案信息的價值。人事檔案信息記錄了該人員以前的主要經歷，企業應該積極挖掘人力檔案信息的價值。當然人事檔案信息雖然不能完全作為企業用人的標準，但企業在人才利用及人事調動時可以參考人事檔案信息，以對職員更加充分的了解，進而更加科學的配置企業人力資源，提升企業人力資源管理工作水平。

結束語：人事檔案信息管理工作效率對企業人力資源管理工作有極大的影響，然而目前我國企業人事檔案信息管理工作存在許多問題，其不僅影響了人事檔案信息管理工作的效率及人事檔案信息的價值體現，其也阻礙了企業人力資源管理工作水平的提升，因此，積極提升企業人事檔案信息管理工作水平，對于企業人力資源管理工作及企業的長遠發展都十分重要。

作者簡介：黎丹（1989.07-），女，籍貫：湖北省枝江市，學歷：本科學歷，研究方向：人力資源管理。