基于SaaS的教務(wù)管理工作

王強(qiáng)　黎江

摘 要：文章結(jié)合上海海洋大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院重選專業(yè)工作，簡(jiǎn)單介紹如何運(yùn)用“超級(jí)表格”提供的SaaS服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)名，并分析了“超級(jí)表格”的優(yōu)缺點(diǎn)，以對(duì)提升教務(wù)管理工作的信息化水平和提高工作效率提供借鑒。

關(guān)鍵詞：Excel SaaS；超級(jí)表格；高校；教務(wù)管理；網(wǎng)上報(bào)名

中圖分類號(hào)：G40文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：2095-9214（2016）11-0192-01

教務(wù)管理工作是高校教育工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，它是保證高校教育教學(xué)機(jī)制正常合理運(yùn)行的樞紐，是學(xué)校教學(xué)秩序穩(wěn)定、教學(xué)質(zhì)量提高及教學(xué)改革推進(jìn)等多方面工作的重要保障，是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作[1]。

一、重選專業(yè)報(bào)名工作以往的操作流程和存在的問(wèn)題

重選專業(yè)是上海海洋大學(xué)教務(wù)管理工作中的一部分，已有十多年歷史，報(bào)名是第一步，由學(xué)校提供紙質(zhì)表格，學(xué)生將填好的表格交回到教務(wù)部門(mén)。先由教務(wù)管理的老師進(jìn)行錄入，形成Excel文檔，匯總后按報(bào)名轉(zhuǎn)入的學(xué)院分配，再由各學(xué)院組織考核、錄取等。按照學(xué)校的報(bào)名流程，存在著以下的問(wèn)題：

1、表格的領(lǐng)取和上交只能在工作時(shí)間進(jìn)行，受制于老師的上下班時(shí)間和地理位置。

2、手寫(xiě)的表格信息人工錄入，可能出現(xiàn)錯(cuò)、漏。

3、教務(wù)管理人員短時(shí)間內(nèi)的工作強(qiáng)度和壓力較大。

校院二級(jí)管理以后，重選專業(yè)工作下放到學(xué)院，如何快速、高效、準(zhǔn)確地接收?qǐng)?bào)名學(xué)生的信息？隨著技術(shù)的進(jìn)步，信息化水平的提升，可以通過(guò)網(wǎng)上報(bào)名系統(tǒng)解決。對(duì)于上海海洋大學(xué)重選專業(yè)工作而言，需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)可填報(bào)，程序易操作，數(shù)據(jù)易匯總等多個(gè)功能。但在資料調(diào)研的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有文章撰寫(xiě)的網(wǎng)上報(bào)名的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)大多是技術(shù)層面的，或者是學(xué)校有研發(fā)實(shí)力，開(kāi)發(fā)了相關(guān)程序，進(jìn)行的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和介紹；或者是從理論上，對(duì)這方面進(jìn)行的一個(gè)設(shè)想，沒(méi)有實(shí)際成果。總體而言，缺少可以直接拿來(lái)就用、并且可以推廣的實(shí)施方案。

二、“超級(jí)表格”提供的SaaS服務(wù)在重選專業(yè)報(bào)名中的應(yīng)用

超級(jí)表格，是一個(gè)提供SaaS服務(wù)的網(wǎng)站，它的在線表格軟件，其協(xié)作性好于Excel；在線表單，可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)、手機(jī)、微信表單收集數(shù)據(jù)；共享表格，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)層層上報(bào)與下發(fā)、按權(quán)限查看或進(jìn)行修改。

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試用，其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成數(shù)據(jù)的收集功能不但可以完全滿足重選專業(yè)報(bào)名所需的前述三項(xiàng)基本需求，并且功能之豐富遠(yuǎn)超預(yù)期。

通過(guò)超級(jí)表格，可以先網(wǎng)站上構(gòu)建一張類似于Excel的空白表格，表格中的各列是需要獲取的報(bào)名信息項(xiàng)，各行是每位同學(xué)的報(bào)名信息，然后通過(guò)“協(xié)作分享”功能中的“發(fā)布搜集”，形成一張類似報(bào)名表格的電子表單，除了有超級(jí)鏈接可供點(diǎn)擊外，還可以生成二維碼供掃描。

在2015級(jí)重選專業(yè)工作中正式使用，學(xué)生在填寫(xiě)提交數(shù)據(jù)后，表格中即會(huì)實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)。圖1是收集到數(shù)據(jù)的表格。

三、使用感受

教務(wù)管理的信息化，上海海洋大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院的老師進(jìn)行了有益的探索。通過(guò)本次實(shí)際應(yīng)用，教務(wù)管理老師體會(huì)到“超級(jí)表格”的幾大優(yōu)點(diǎn)：

1、網(wǎng)絡(luò)化。在“超級(jí)表格”中制作的表格、表單等可以馬上生成超級(jí)鏈接或者二維碼進(jìn)行分享，供用戶在PC端和手機(jī)端進(jìn)行操作。

2、功能豐富，適用面廣。發(fā)布搜集用的表單可以對(duì)各項(xiàng)欄目進(jìn)行多種設(shè)置，比如數(shù)字、多行文本、下拉選擇、上傳圖片或文件、手機(jī)號(hào)、身份證號(hào)等，還可以對(duì)填表對(duì)象進(jìn)行設(shè)置，對(duì)填表時(shí)間進(jìn)行限定。

3、上手容易，效率高。超級(jí)表格類似于EXCEL的操作界面，一般管理人員能很快學(xué)會(huì)超級(jí)表格的使用，而且大部分的功能，只需要勾選就能實(shí)現(xiàn)功能的開(kāi)、關(guān)。

4、應(yīng)用成本低。一些細(xì)微的工作如果進(jìn)行專門(mén)的程序開(kāi)發(fā)，使用頻次低，開(kāi)發(fā)代價(jià)高。現(xiàn)有的大型教務(wù)管理軟件又無(wú)法根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)適，時(shí)效性差，超級(jí)表格則很好地解決了這些的問(wèn)題。

“超級(jí)表格”的出現(xiàn)，為教務(wù)管理信息化提供了一條新途徑，填補(bǔ)了大型教務(wù)管理軟件與本地EXCEL軟件之間的空白。雖然還有亟待解決的一些問(wèn)題，但瑕不掩瑜，以上優(yōu)點(diǎn)足以使“超級(jí)表格”成為教務(wù)管理人員手中的利器，對(duì)于提高教務(wù)管理信息化水平，提高工作效率，減輕工作強(qiáng)度起到了事半功倍的效果。

（作者單位：上海海洋大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1]王田榮.淺析Excel軟件在教務(wù)管理工作中的綜合應(yīng)用[J].南京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，01：77-81.

[2]邢承杰，楊旭，姜寧，耿幼平，張治坤.基于SaaS的軟件開(kāi)發(fā)模式在高校中的應(yīng)用研究與實(shí)踐[J].華東師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2015，S1：324-329.

[3]吳敏一.“超級(jí)表格”APP超好用[J].計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，2016，14：33.