文書檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程分析

王雅楠

天津市引灤工程爾王莊管理處

文書檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程分析

王雅楠

天津市引灤工程爾王莊管理處

在數(shù)字化背景下，應(yīng)該構(gòu)建數(shù)字化的文書檔案管理模式，深入開發(fā)文書檔案資源，從根本上提升文書檔案管理的效率。基于此，本文通過分析文化檔案數(shù)字化管理模式建立的必要性，并深入分析文書檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程，有利于全面提升文書檔案管理的效率。

文書檔案 數(shù)字化 管理

文書檔案管理主要是收集和整理各類相關(guān)文書檔案資料，保障文書檔案資料的穩(wěn)定性和真實性，是當前各個部門制定決策和開展相關(guān)工作的重要依據(jù)。然而，在現(xiàn)代數(shù)字化信息時代下，紙質(zhì)檔案資料管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會對信息儲存和共享的要求，所以建立文書檔案管理的數(shù)字化模式具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1 建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

（1）建立文書檔案數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代信息交流的基本要求。在數(shù)字化技術(shù)水平不斷提高的背景下，建立文書檔案數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代信息交流的基本要求，能夠有效實現(xiàn)各個部門之間的文書檔案信息共享，所以應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)合理和高效率的文書檔案數(shù)字化管理模式。

（2）建立文書檔案數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代檔案管理的主要方式。通過建立文書檔案管理的數(shù)字化管理模式，充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)，有利于最大 限度提升文書檔案資料的利用效率，從而滿足現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的重要需求。

（3）不斷創(chuàng)新文書檔案管理模式，突破傳統(tǒng)文書檔案管理模式的要求，促使文書檔案管理朝著數(shù)字化管理方向發(fā)展，能夠有效實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化。同時，文書檔案管理數(shù)字化管理模式能夠為社會創(chuàng)造更多有利的價值，從而推動社會更好的向前發(fā)展。

（4）建立文書檔案數(shù)字化管理模式有利于保障文書檔案信息的安全性。在現(xiàn)代社會信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)逐漸被應(yīng)用到各個領(lǐng)域中，從而在一定程度上影響了文書檔案信息資源管理的安全性。因此，構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式，有利于強化文書檔案的數(shù)字化管理工作，從而保障文書檔案資源信息的安全性。

2 文書檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)對策

2.1 強化數(shù)字化建設(shè)意識

新形勢下，文書檔案管理要想真正實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，首先第一步就是要轉(zhuǎn)變自身思想觀念，深刻認識到文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)對于文書檔案管理的重要作用。只有有了文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)意識，才能推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)得以真正實現(xiàn)。首先，應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)意識，使他們充分意識到文書檔案能夠為社會的各項管理工作、各項決策以及各項計劃提供重要的憑證，這既是社會的一種寶貴財富，同時也是社會獲得發(fā)展的前提，而推動文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)將能夠使文書檔案發(fā)揮更大的作用。其次，應(yīng)加大文書檔案數(shù)字化模式的建設(shè)宣傳力度，讓更多的人們充分認識到文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)對自身以及社會發(fā)展的重要作用，從而樹立起必要的責(zé)任意識和數(shù)字化意識，有效提升自身的信息素養(yǎng)，以便在日常工作中做好本職工作的同時，積極配合文書檔案的數(shù)字化建設(shè)。

2.2 加強文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強文書檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為文書檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)提供有效載體。基礎(chǔ)設(shè)施主要包含兩個方面，文書檔案信息管理硬件設(shè)施、設(shè)備方面與軟件方面。硬件設(shè)施、設(shè)備主要是指文書檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化所必須的計算機、掃描儀、檔案網(wǎng)絡(luò)專線、交換機設(shè)備、數(shù)碼相機等必要設(shè)備，這是文書檔案數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)信息傳輸、交換以及共享的基礎(chǔ)與前提。軟件方面主要是指建設(shè)文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，一般而言，文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要包括門戶層、應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層三個部分，門戶層主要是指文書檔案網(wǎng)站的建設(shè)，這是文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要步驟之一。文書檔案網(wǎng)站是文書檔案部門與社會交流、溝通的重要途徑，通過有計劃地將部分可以公開的檔案信息開發(fā)給社會大眾，可以使文書檔案網(wǎng)站成為社會開展宣傳的有力工具以及向社會提供文書檔案信息服務(wù)的窗口。應(yīng)用層是文書檔案管理數(shù)字化得以實現(xiàn)的有效載體，社會可以直接利用文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用層實現(xiàn)對檔案的數(shù)據(jù)收集、建檔、歸檔和管理，以及為社會工作人員提供檔案查詢、查閱以及打印等功能。數(shù)據(jù)層主要是指包括科研課題、科研論文與檔案、各項文書等多方面在內(nèi)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)層能夠為社會在決策管理、科研教學(xué)等多方面提供有效的數(shù)據(jù)信息支持。通過這些文書檔案軟硬基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，最終形成一整套集軟件開發(fā)、信息錄入、檔案編研、信息檢索、系統(tǒng)管理、安全防護等諸多功能為一體的文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。只有文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)建設(shè)好了，文書檔案信息才能實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享，有效利用，才能有效發(fā)揮文書檔案最終為社會發(fā)展服務(wù)的宗旨。

2.3 加強文書檔案數(shù)字資源建設(shè)

為了進一步提高文書檔案的利用率，還需要加強文書檔案數(shù)字資源建設(shè)。開發(fā)與利用文書檔案數(shù)字資源，不僅關(guān)乎到文書檔案數(shù)字化建設(shè)能否成功，同時它也是文書檔案數(shù)字化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，能夠直接體現(xiàn)文書的檔案數(shù)字化管理水平。其中，主要包含電子檔案的全方位收集以及文書檔案的數(shù)字化兩個方面。檔案的收集過中要突出檔案的實用性、知識性、特色性，利用電子掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)手段，將原有的紙質(zhì)檔案、聲像資料等轉(zhuǎn)化成電子檔案，并與已歸檔保存的電子檔案一起，形成一個擁有更加豐富資源的電子檔案數(shù)據(jù)庫。然后開發(fā)完善的電子檔案信息庫檢索工具，使查檔人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)，在任何時間、任何地點查閱利用開發(fā)檔案，提高文書檔案的利用率，不再受時間、空間以及借閱數(shù)量等方面的限制。

2.4 加強檔案數(shù)字人才培養(yǎng)

新形勢下文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，加強檔案數(shù)字管理人才的培養(yǎng)，提升其綜合素質(zhì)是關(guān)鍵。首先，文書在對檔案管理人員進行人才培養(yǎng)的時候，需要先對其有針對性地開展政治思想教育，培養(yǎng)文書檔案管理人員具備較強的職業(yè)道德、事業(yè)心、責(zé)任感以及奉獻精神。其次，有計劃地開展各種培訓(xùn)，有目的、有計劃地組織文書檔案管理人員開展技能學(xué)習(xí)，使其不僅能夠掌握扎實的計算機信息技術(shù)理論知識，更能夠在實際工作中靈活運用計算機信息技術(shù)以及各種現(xiàn)代化數(shù)字化工具處理檔案。最后，積極組織檔案管理人員深入臨床一線，去研究調(diào)查科研、醫(yī)學(xué)、教學(xué)等對檔案信息的需求，從而做到不僅能夠高效地完成檔案管理工作，又能夠為文書檔案管理工作人員及時提供必要的信息支持。

3 結(jié)語

在數(shù)字化已經(jīng)成為社會發(fā)展以及經(jīng)濟發(fā)展必然趨勢的形勢背景下，文書檔案管理也應(yīng)當積極探尋可行路徑來實現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化，轉(zhuǎn)變文書檔案管理工作模式，提升文書檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，使其更好地為文書改革發(fā)展服務(wù)。各級文書檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，要充分重視檔案數(shù)字化建設(shè)對于文書發(fā)展的重要意義和作用，從加強文化檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加強檔案信息人才培養(yǎng)等方面入手，加快推進文化檔案數(shù)字化建設(shè)進程。

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王雅楠（1981.06-）女，籍貫：天津 學(xué)歷：本科 職稱：中級 研究方向：檔案系列。