略論企業科技檔案工作范圍的延伸和擴展

王　巍

（神華國華徐州發電有限公司檔案室　徐州　221166）

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略論企業科技檔案工作范圍的延伸和擴展

王巍

（神華國華徐州發電有限公司檔案室徐州221166）

摘要本文詳細闡述了企業科技檔案工作范圍的延伸、擴展以及現代科學管理對科技檔案工作提出的新的要求。

關鍵詞科技檔案范圍延伸擴展

人類的生產實踐證明，當人們從事簡單的小生產活動時，由于規模小，生產過程簡單，可以憑經驗進行管理。而當進入社會化大生產后，由于生產環節多，結構復雜，要求內部協調，外部平衡，管理工作要科學化，而且生產社會化程度越高，越需要科學管理，因此，管理科學才作為一門學科應運而生。它標志著人們對客觀生產實際認識的能動性、適應性的提高。

科技檔案工作是管理中的一個環節，有它產生和發展的過程，社會主義的科技檔案工作是適應社會化大生產的需要而產生，隨著生產管理的發展而發展的。因此，要研究企業科技檔案工作內容，范圍的變化和發展，就不能脫離社會生產發展和管理需要這一客觀實際去進行。那么，現代生產技術和管理發展的趨勢怎樣？在這個趨勢下，企業科技檔案工作的內容、范圍有哪些變化？我們怎樣去解釋這種變化并展望未來呢？本文略陳淺見。

一、現代生產技術和管理發展趨勢

人類物質文明經歷了四次革命：第一次是火的應用使人和動物分界，第二次是農業革命，第三次是工業革命，第四次是現代電子計算機的應用。我們所處的二十一世紀已進入了信息時代，以信息論為中樞神經的系統論、信息論、控制論（簡稱“三論”）成為現代科學管理的前沿（電子計算機已成為現代管理的重要手段）。資本主義國家生產技術的發展，已使管理從“傳統管理”經歷了“科學管理”進入到“現代管理”階段。我國從半封建半殖民地社會轉變為社會主義社會，生產技術從落后水平逐步過渡到現代化生產水平，并且在較短的時間內從落后的管理方式迅速轉到科學管理以至現代化管理的軌道。其標志不僅表現在我國吸收、應用了國外一些現代科學管理的理論，結合我國的特點加以應用，如全面質量管理、系統工程，價值工程、“三論”等提高了管理效能，電子計算機正在逐步推廣應用，而且“四全”管理已成為我國現階段企業管理現代化的重要內容。“四全”即以改善經營決策、提高經濟效益為目標的全面計劃管理，以提高質量為目標的全面質量管理，以增收節支為目標的全面經濟核算管理，以開發人才，調動職工積極性為目標的全面人事勞動管理等。因此，從總的趨勢看是向現代化管理邁進，在“全”字上下功夫。市場經濟下企業也從單一生產型轉為生產經營型，管理職能向前延伸到生產前的市場預測，向后延伸擴展到為用戶技術服務，以提高經濟效益。各門學科之間也在互相滲透，綜合發展。這些，都反映了生產，管理水平在日益提高，向綜合整體發展，以打開種種界限，千方百計地提高生產效能，獲取最佳經濟效益。

通過現代生產技術和管理發展趨勢的分析，就不難看出企業科技檔案工作內容、范圍擴展的客觀性和必然性了。在現代科學管理的影響下，科技檔案工作也在向前、向后延伸、擴展，并滲透到相關的管理工作中去，向全面綜合化、整體化發展，并將逐步采用電子技術，以適應總的管理水平和提高經濟效益的需要。事物的動態相關性原理，要求我們必須從人與物，物與物之間的關系去研究其變動和發展，以得出正確的結論。

二、企業科技檔案工作范圍的延伸、擴展

唯物辯證法認為，每一事物的運動都和它的周圍事物互相聯系著、互相影響著。但事物變化發展的根本原因在事物的內部，內因是變化的根據，外因是變化的條件，二者缺一不可。企業科技檔案工作范圍的變化，從根本上來說還是檔案工作本身發展的必然結果。

1、向前延伸

目前企業科技檔案工作范圍，已經從“六個環節”向前延伸擴展到對科技檔案的來源、質量進行管理、監督，這種延伸是檔案工作本身發展的需要。科技檔案之所以需要保存，是因為它有使用價值，而價值大小，首先取決于檔案的質量。實際生產技術活動中也有大量這樣的教訓，假數據比沒有數據更壞。試想如果我公司發電機組大修檔案數據不準確，勢必會對機組設備維護及下次大修帶來惡劣影響。目前不少單位的檔案庫房保存了一大批與實物不相符的圖紙，給工作上帶來不少麻煩。此外，由于基建圖紙不全、不準確，施工中經常發生事故，停電、停水甚至人身傷亡。然而，不少有價值的科技文件材料又散存在個人手中，發揮不了作用。這些實際工作中的教訓，要求檔案工作必須保證檔案達到完整，準確，因此只有做好歸檔前的工作才能保證檔案來源的質量。對文件材料的形成、積累、整理、歸檔，要從檔案管理的角度出發，進行一系列的組織管理、指導、監督、檢查工作。

近些年來廣大科技檔案工作者所致力解決的“納入”問題，就是這種延伸所探索的新領域，其形式之多樣，內容之豐富使檔案工作增添了活力。如檔案部門負責制定本單位檔案管理辦法（不僅是檔案室內部的管理而且包括歸檔前的一系列工作要求）使之作為廠規廠法，協助有關的專業技術部門制定文件材料形成、積累、整理，歸檔制度和人員崗位責任制并監督其實施，參加生產、技術會議，成果驗收，設備開箱等監督技術文件材料完整，準確和及時歸檔，以及為達到齊全，完整、準確而使檔案工作納入到計劃管理，技術管理，質量管理、財務管理，成果管理之中。也是從這個意義出發，科技檔案工作需要由總工程師或生產副廠長領導，統一協調與各方面的關系。科技檔案部門的這些職能，使其性質發生了變化，從單一的檔案保管部門轉化為檔案工作的職能部門，它可以對科技文件材料的形成、積累，歸檔以及歸檔后的修改，補充工作進行組織管理；可以直接參加廠級的生產調度會，可以參與對各部室、工程技術人員形成、積累、整理、歸檔科技文件材料的質量進行考核并給予合理的評價。

為了確保企業文件歸檔質量，建議采取以下措施：

（1）大力宣傳，增強全員檔案意識。

一是加強領導力量。我公司明確總工程師具體分管檔案工作，綜合檔案室共有專職檔案人員6人，各單位配備兼職檔案員。二是重視提高群體檔案意識。檔案管理是一個系統工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全廠廣大職工特別是各級領導都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學習宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項重要內容，認真組織學習貫徹，對全公司職工進行《檔案法》的學習和培訓，使廣大職工普遍增強了檔案管理的法制觀念。《檔案法》修改后，又把新《檔案法》發到公司領導和中層干部以及工程技術人員手中，適時開展了《檔案法》宣傳周活動，并利用廣播、廠報、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎上，組織了全公司檔案知識競賽。我廠還將檔案管理進行指標分解，納入經濟責任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。同時，我們從檔案利用產生的巨大經濟效益和社會效益中，明確了“檔案興企”的工作思路，使大家能夠理解和支持檔案工作，提高了群體檔案意識。

（2）健全和落實規章制度。

收集是檔案工作的起點，是發揮檔案作用的前提。歸檔制度是企業檔案收集工作的規范和標準，制定科學合理的歸檔制度和歸檔范圍，是做好收集工作的基本保證。制定相應的歸檔制度，并在實踐中對各職能部門的歸檔工作予以監督執行，是檔案部門的基本職責，也是做好檔案收集工作的重要前提。在企業管理制度與歸檔制度健全的情況下，接收企業檔案的移交歸檔是企業檔案收集工作的主要方法。文件材料歸檔制度，應明確文件材料歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施，文件形成、歸檔責任。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，我們著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，我們將檔案管理進行指標分解，納入廠各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，我們根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發布，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發催交催辦通知書，限期上交，愈期進行考核。第二，機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質量的考核內容，并規定設備異動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原圖進行修改。第三，設備技術資料歸檔制度。規定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料須由檔案人員現場驗收后立即歸檔。對于外出進行技術收資人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。第四，工程項目資料管理。規定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環節都做到了有章可循，職責明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我廠檔案的歸檔率、準確率、查全率、查準率均為100%，資料完整率達99%。第五，制訂并落實電子文件歸檔管理制度。根據國家經委、國家建委、國家科委、國家檔案局頒發的《科學技術檔案工作條例》的規定，為做好電子文件管理工作，充分發揮檔案資料在生產、經營和管理中的作用，結合我廠具體情況，特制定《電子文件歸檔管理制度》暫行規定。

所以檔案部門必須與生產、技術部門協作，狠抓規章制度的落實，真正做到依法治檔，這是解決歸檔存在問題的關鍵所在。

企業科技檔案工作內容、范圍向前延伸，可以說使科技檔案工作的面貌大為改觀：一是檔案的質量提高了；二是檔案部門的工作由被動變為主動了；三是重視、支持檔案工作的人越來越多了。以上工作的發展充分說明檔案工作的管理水平在日益提高。

2、向后延伸

上述科技檔案工作向前延伸，是從“接收”這個環節向前延伸，而向后延伸，則是從“利用”工作向外延伸到與各項管理工作相結合，以另一種形式“超越”了“六個環節”，向更廣闊的范圍滲透、發展，從而使科技檔案在提高經濟效益中發揮更大的作用，并且使科技檔案工作得到進一步完善。

例如我公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。

（1）開發利用檔案，給企業帶來明顯的經濟效益

我公司從1994年開始探討對4臺125MW和4臺200MW機組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機、發電機、鍋爐及其輔助設備總圖等大量有參考價值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對8臺機組進行了現代化技術改造，改造后的機組各項經濟技術指標，達到了國內同類型機組的先進水平。通過技術改造，不僅延長了機組的壽命，使老機組煥發了青春，而且大大提高了機組安全可靠性、可控性、可調性和自動化水平，增強了企業實力，對于企業參與市場競爭，迎接新世紀挑戰，無疑具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。在改造中，以汽機通流部分改造為重點，對發電機部分、鍋爐部分以及相應輔機進行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調速系統改DEH純電調，使機組綜合技術裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經濟效益。

（2）發揮檔案的依據憑證作用，取得經濟和社會效益

例如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。目前，關停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設第三工程公司、山東金佰生物技術有限公司等單位的工程技術人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，并以檔案為重要依據，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發電設備出售同時移交，能為購買企業今后設備的安裝、運行和使用提供可靠的依據，使山東金佰生物技術有限公司愿意出2億元買下1—6號機組設備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關鍵的作用。否則，1—6號機組設備只能作為廢鐵或報廢設備處理。檔案價值的發揮，使機組設備變廢為寶，為企業贏得了可觀的經濟效益。再如為了減少二氧化硫排放量，保護大氣環境，完成江蘇省政府和省環境保護廳下達的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標和防治計劃，我公司在#7、#8機組配套安裝煙氣脫硫設備。福建龍凈環保股份有限公司上海龍凈環保科技工程有限公司和我公司生運部、鍋爐公司等部門的工程技術人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價值的科技檔案，為改造工作的前期初步設計、工程的順利實施提供了基礎條件。#7、#8機組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50%的除塵效率，煙塵排放濃度可進一步降低，改善當地大氣環境質量，因此項目具有顯著的環保效益。又如2000年10月，山西省某煤礦二位同志來我公司要求查閱1995年和1996年兩筆煤款未收到，要求徐州發電廠支付此款。我公司財務部同志來到綜合檔案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明細帳及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）會計憑證檔案，我公司分別于1995、1996年度向對方已付過款，使對方承認了此款已匯出這一事實。為我公司挽回了經濟損失。再又如2011年9 月30日，我公司與當地農民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發生爭執，為證實此地為電廠所征用我公司經營管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉、徐州電廠等單位關于徐州電廠第二批征地問題的批復、通知、協議等文字材料），手續齊全，完全證實此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。以及2011年10月17日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護及灰場灰壩運行維護承包問題發生爭執，我公司紀檢監察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護及灰場灰壩運行維護承包協議、合同審核意見單等），證實我公司確實履行了合同協議，避免了糾紛。再再又如國華徐州發電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節能減排”的政策，促進企業可持續發展，根據國華電力發展規劃，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。2×1000MW機組（上大壓小）建設工程2臺機組已于2012年12月4日高水平通過達標投產和工程質量評價工作。為爭創國家級優質工程金獎，我公司邀請中電建協專家組對我公司百萬機組進行兩次創優咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機、綜合指標、檔案六個專業組分別進行檢查。按中國電力優質工程獎評選辦法（2013版）最新標準，對現場實際和檔案資料進行抽查和現場檢查，相關參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協會專家組來我公司進行國家優質工程金獎現場復查。國優現場復查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程創優工作取得的優異成績。一致認為我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程符合國家優質工程審定辦法2013年版及現場復查重點部位的要求，通過國家優質工程金獎現場復查。在兩次創優咨詢檢查及國家優質工程金獎現場復查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設三公司、天津電力建設公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優質工程金獎現場復查工作中起到了關鍵的作用。以及2013年9月10日，北京國華電力有限責任公司電力研究院專家組成的評審組對我公司進行為期一周的安全標準化達標評審，此次評審標志著國華公司安全生產標準化工作已全面進入現場評審階段。安全生產標準化現場評審工作，對于提升我公司安全管理能力，夯實我公司安全生產基礎，統籌協調安全、健康、環境，全面改進和加強企業內部的安全管理工作，促進安全管理水平不斷提高，具有十分重要的意義。2013年9月15日，我公司安健環監察部專業工程師葛某到檔案室借閱了0400-8048-1，2，3、0401-8041-007、0400-8080-009等檔案案卷，正是由于檔案人員熟悉館藏，業務熟練，調卷準確、迅速，使我公司順利通過國華公司安全生產標準化現場評審工作。再再再又如為確定兩臺百萬機組工程投資項目竣工決算的合法性、真實性，資金使用的合理性和有效性，提高項目管理水平，保障資金合法使用，維護出資人合法權益，保證投資活動合法、真實、合規，我公司委托天職（北京）國際工程項目管理有限公司進行審計。審計人員自2013年3月中旬進駐至2013年9月，陸續對工程、服務、物資等合同結算情況、兩臺百萬機組財務決算情況、交付使用資產情況進行審計。審計人員到我公司檔案室借閱了大量基建檔案、設備檔案及光盤檔案，使我公司順利完成兩臺百萬機組工程項目竣工決算審計工作，取得天職（北京）國際工程項目管理有限公司出具的《建設工程項目結算報告》和天職國際會計師事務所出具的《竣工決算審核報告》。以及2013年7月18日凌晨4：30分，我公司百萬機組運行中的2號斗輪機突然無法回轉，燃料生產部迅速啟動應急預案，一方面協調保證兩臺百萬機組正常上煤，一方面組織精兵強將進行設備搶修，燃料生產部班長胡某到檔案室借閱了0400-913-008，009斗輪機案卷，至18日晚上22：40分，2號斗輪機回轉缺陷消除，投入運行，輸煤系統恢復正常，為百萬機組安全運行提供了有力保障。

（3）提供檔案為企業經營決策、查處經濟案件、慣標認定、編史修志等工作發揮了積極作用

如2002年12月我廠朱廠長借閱徐州發電廠征地實況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準通知書及協議書等（0300-8030-1、8、9），為領導關于我公司機組擴建提供了參考。再如1997年我公司編寫《徐州發電廠志》，廠編委先后調閱了綜合檔案科大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志共查閱各種檔案案卷202卷次，復印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

（4）圍繞企業生產經營工作做好資料匯編

幾年來，我公司檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《歷年安全生產典型事故匯編》、《科研成果匯編》、《徐州發電廠志》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。近年來，我廠累計利用檔案材料7000多卷次，創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

從以上例子不難看出，檔案工作者為了提高經濟效益，已跨出了檔案室的門檻，直接參與了一定的生產、技術活動，并以它的實際效用促使技術人員重視科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。由于各單位具體情況不一，參與的途徑顯然不同，但事實卻告訴我們，把檔案工作搞活了，能夠在提高經濟效益中起作用，而且，這種結合不是靠行政的強制手段，而是適應了現實的需要。這就給我們一點提示：檔案的利用工作范圍、利用途徑已在延伸、擴展，它逐步沖破了傳統的作法，在實際工作中取得了顯著效果。

綜上所述，企業科技檔案工作內容、范圍向前、后兩個方向延伸、擴展，大大豐富了我公司檔案工作的內容，使檔案工作增加了活力。它和其他管理工作一樣，圍繞著生產管理科學化，正在向“全”字發展，從形成、積累開始直至到發揮檔案的作用，以致取得最佳經濟效果，形成一個比較完整的體系，而且在實踐中還在不斷地完善和發展著。它在實踐中經受了考驗，并將繼續豐富、發展。

三、現代科學管理對科技檔案工作提出新的要求

二十一世紀已進入信息年代，電子計算機的應用，為科學管理提供了有利的條件，它可以大大縮小時、空范圍，以較大的容量存貯和傳遞各種信息。信息是企業管理的基礎，企業的管理者通過信息流動對生產經營活動進行控制。企業的生產經營活動中實際上貫穿著兩種“流動”，一種是人、財、物的流動；另一種是隨之而產生的大量數據、圖紙、資料、報表等信息的流動。科技檔案是一種技術信息，也將借助計算機的功能為管理提供各類技術數據。科技檔案（包括原始記錄、原始憑證）、經濟技術情報、統計分析等將組成信息系統，為領導機構進行決策提供依據，為科技人員提供各類技術數據。檔案部門是企、事業一切文字材料（信息資源）的質量監督部門和歸宿，就有可能成為信息系統的中心。科學技術的整體化發展和學科間的互相滲透，并不等于簡單的互相混雜，而是一種“微觀更微”、“宏觀更宏”的發展。在這種形勢下，科技檔案工作也會在“微觀”、“宏觀”上繼續發展，從微觀來說，要求工作做得更細、更準確，管理水平更高，適應性更強，為現代化管理準備條件，搞好標準化、規范化；從宏觀來說，就是與相關的工作結合，以最佳的效能為現代管理提供條件。而前者又是后者的基礎，因此，要求也越來越高了。

檔案管理現代化是企業發展的需要，也是檔案自身建設的需要。1992年開始，我廠就著手實施采用以光盤技術和網絡技術為基礎的多媒體檔案管理信息系統，結合我廠已經實行的辦公自動化（OA）系統的單軌運行，制定了建設多媒體技術數據庫信息管理、全文級圖象管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網絡的規劃，并逐步加以實施。目前，我廠已經建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網絡，開發應用了包括人事檔案、經營檔案、生產實時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權用戶可以上網查詢所需信息，全廠各類文件的管理形成了完整的微機管理體系，基本實現了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進微機網絡，自建廠以來的科技檔案也已著錄進計算機，檔案立卷、統計、檢索、打印均實行了微機管理，科技圖書資料實現了微機管理和目錄檢索。現在，我廠檔案室配備有6臺IBM液晶顯示屏幕微機，激光打印機5臺。檔案微機管理已與廠MIS系統聯網，廠領導以及有關職能部室均可按照管理權限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備，它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我廠現在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，我公司圖形信息系統已上線運行，包括設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息，并集成了其他生產和設備管理系統數據，方便了設備資料查閱和管理，提高生產技術基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案（基建檔案、設備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統查閱綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案的電子文件。

筆者認為，電子檔案最好是采用紙質檔案掃描件，因為紙質檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質檔案內容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網絡查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護檔案室的檔案原件。

總之，科技檔案是科學技術的伴生物，科學技術日新月異的特點，以及生產、管理水平的變革和發展也必將促進科技檔案的變革與發展，科技檔案工作的現實性、應變能力應該更強。因此，在指導思想上須要以改革的精神去研究新情況，總結新經驗，才能為開創檔案工作的新局面作出貢獻。

A Brief Discussion on the Extension and Expansion of the Scientific & Technological Archives Working Scope in Enterprise

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company Limited Xuzhou 221166）

AbstractThis paper describes in detail the exension and expansion of the working scope of the enterprise science and technology archives and the new requirements proposed by modern scientific management to science and technology archives.

KeywordsScientific and technological archives Scope Extension and expansion

中圖分類號G270；G278.3

文獻標識碼B

文章編號160316-7229

作者簡介

王巍，男，漢族，1965年11月生，神華國華徐州發電有限公司檔案室科檔主管，研究館員。