高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基本標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的必要性與可行性分析

任巖巖

（廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)院辦公室　廣州　511483）

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高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基本標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的必要性與可行性分析

任巖巖

（廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)院辦公室廣州511483）

摘要隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)發(fā)展，高校信息化水平仍有待提升，特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)相對(duì)緩慢有待整體推進(jìn)。在各高校逐步開(kāi)展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，亟需相應(yīng)的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)參照，以節(jié)省大量的建設(shè)成本。高校因工作內(nèi)容大部分相同或相似決定了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能的相同或相近。因此，總結(jié)探索出一個(gè)基本建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)具有一定的可行性，也是高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞信息化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)可行性

一

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)下，高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展起步雖早，但發(fā)展速度相對(duì)緩慢。在互聯(lián)網(wǎng)+的大背景下，高等院校傳統(tǒng)行政辦公模式亟待改進(jìn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展仍有較大空間。

在各高校逐步開(kāi)展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，沒(méi)有相應(yīng)的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)參照。在規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)需要耗費(fèi)大量的精力進(jìn)行前期的需求調(diào)研和論證分析。

且多數(shù)高校未能把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)放到學(xué)校信息化建設(shè)和智慧校園建設(shè)的全局中來(lái)規(guī)劃，從而使建設(shè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在功能不完善，和學(xué)校其他系統(tǒng)不兼容，數(shù)據(jù)不能對(duì)接共享等一系列問(wèn)題，有的系統(tǒng)更新存在技術(shù)瓶頸等問(wèn)題需要重新更換系統(tǒng)，從而造成具大的資源浪費(fèi)。

二

教育部印發(fā)的《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》（教技〔2012〕5號(hào)）中明確要求“制訂學(xué)校管理信息化標(biāo)準(zhǔn)與要求，通過(guò)分類指導(dǎo)、示范引領(lǐng)推動(dòng)各級(jí)各類學(xué)校管理信息化建設(shè)?！薄敖?shù)據(jù)采集、交換共享、管理與應(yīng)用的技術(shù)平臺(tái)與工作機(jī)制，銜接各級(jí)各類教育管理信息系統(tǒng)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)與數(shù)據(jù)互通，建設(shè)縱向貫通、橫向關(guān)聯(lián)的教育管理信息化體系?！倍k公自動(dòng)化系統(tǒng)是各高校進(jìn)行信息化建設(shè)的重要載體之一，是教育管理信息化體系中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。因此，一所高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的水平一定意義上體現(xiàn)了該校的信息化水平。2015年3月印發(fā)的《國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)深化標(biāo)準(zhǔn)化工作改革方案的通知》（國(guó)發(fā)〔2015〕13號(hào)），針對(duì)各行各業(yè)標(biāo)準(zhǔn)缺失老化滯后、體系不夠合理、標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)調(diào)推進(jìn)機(jī)制不完善等現(xiàn)狀提出了改革要求和具體措施。而現(xiàn)行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為中華人民共和國(guó)電子工業(yè)部1993年3月批準(zhǔn)發(fā)布的電子行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)指南SJ/T 10352-93》，適用范圍為政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)、建設(shè)、開(kāi)發(fā)、實(shí)施和應(yīng)用。該標(biāo)準(zhǔn)除了不能滿足高校教育行業(yè)特性的個(gè)性化需求外，也因網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展明顯滯后。進(jìn)行高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基本標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的探索，正是積極響應(yīng)并貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院和教育部的相關(guān)文件精神。

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，可以有效地節(jié)省辦公自動(dòng)化系統(tǒng)新建設(shè)高校大部分前期需求調(diào)研和分析論證工作，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)具有前瞻性和全局性，從而避免了一些不必要的資源浪費(fèi)，節(jié)省大量的人才財(cái)力，整體提升高校信息化水平，為高水平大學(xué)建設(shè)提供條件支持。

因區(qū)域信息化水平和領(lǐng)導(dǎo)重視程度的差異，各高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)有早有晚，但無(wú)論是自行研發(fā)，還是直接購(gòu)買，在建設(shè)中總會(huì)遇到一些問(wèn)題，而其中有一些問(wèn)題是相同的具有普遍性的問(wèn)題。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)都需要辦公室進(jìn)行前期充分的需求調(diào)研設(shè)置系統(tǒng)模塊和規(guī)劃流程，需要教育技術(shù)信息部門的不斷調(diào)試進(jìn)行功能完善。而高校因工作內(nèi)容大部分相同或相似決定了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能的相同或相近。因此，總結(jié)探索出一個(gè)基本建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)具有一定的可行性，也是高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展的需要。

三

高校的辦公內(nèi)容決定了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能，而辦公內(nèi)容可以簡(jiǎn)單梳理分類為辦文、辦會(huì)、辦事，具化到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)服務(wù)模塊上來(lái)，可以分為公文處理模塊（包括收文處理和發(fā)文處理等）、通知公告模塊、綜合辦公模塊（包含會(huì)議室管理、車輛管理、辦公用品管理等）、協(xié)同辦公模塊、郵件和即時(shí)通訊模塊、通訊錄、日程安排、電子文檔管理等。其中通知公告是辦公自動(dòng)化的最基礎(chǔ)應(yīng)用，沒(méi)有技術(shù)難度；綜合辦公和公文處理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心功能，需要通過(guò)規(guī)劃建設(shè)規(guī)范的流程來(lái)實(shí)現(xiàn)。辦文和辦事的審批流程都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，因此設(shè)置基本的規(guī)范流程是可行的。其中辦事流程較為簡(jiǎn)單，可按管理權(quán)限設(shè)置逐級(jí)審批。公文處理的流程較為復(fù)雜，為實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，可以以中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）中的辦文要求為依據(jù)來(lái)規(guī)劃設(shè)置。在文件第六章“公文辦理”中，有明確的收文辦理主要程序和發(fā)文辦理主要程序。其中收文辦理主要程序分為簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序，發(fā)文辦理主要程序分為復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等，并對(duì)審批簽發(fā)規(guī)則作了要求。而制定辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的公文處理基本標(biāo)準(zhǔn)只需按要求的辦文程序結(jié)合高校的具體情況進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。

此外，針對(duì)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中出現(xiàn)的新問(wèn)題，結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速、產(chǎn)品更新?lián)Q代快的特征，要注意規(guī)劃的前瞻性，提高規(guī)劃建設(shè)水平；注意規(guī)劃建設(shè)的全局性，把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)納入到學(xué)校信息化建設(shè)和智慧校園建設(shè)的總體規(guī)劃中來(lái)，做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與學(xué)校人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)對(duì)接、資源整合及共享；學(xué)習(xí)和借鑒政府電子政務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展模式；預(yù)判和適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的移動(dòng)辦公功能的開(kāi)發(fā)探索和應(yīng)用；教育行政部門及教育技術(shù)信息化部門主導(dǎo)，聯(lián)合技術(shù)實(shí)力強(qiáng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)豐富的企業(yè)和高校，制定發(fā)布相關(guān)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，避免了軟件開(kāi)發(fā)公司和技術(shù)人員不了解高校用戶實(shí)際需求而進(jìn)行的盲目開(kāi)發(fā)，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)更有針對(duì)性。

如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)基本標(biāo)準(zhǔn)能在相關(guān)職能部門的支持下得以制定并推廣，各高校在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)時(shí)就會(huì)少走許多彎路，不僅可以節(jié)約大量的資金，同時(shí)也節(jié)省了在新辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)上的人力支出。促進(jìn)高校通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范工作程序，提升高校管理水平和整體信息化水平，為創(chuàng)辦高水平大學(xué)提供條件支持。

The Necessity & Feasibility Analysis on the Standard Basic Construction of OA System in Colleges & Universities

Ren Yanyan
（College Office，Guangzhou Panyu Polytechnic Guangzhou 511483）

AbstractAlong with the development of computer network and information technology, the informatization level in colleges and universities remains to be promoted, especially the construction of Office Automation system was relatively slow to be comprehensively promoted. During the construction of Office Automation system in colleges & universities, in urgently needed to the corresponding standard reference system, to save a lot of construction cost. Because of the work most of the same or similar content determines the Office Automation system function of the same or similar in colleges and universities. As a result, to summarize the construction of a basic standard has certain feasibility, which is also the needs of the development of Office Automation system construction in colleges & universities.

KeywordsInformatization Office Automation system Standards construction Feasibility

中圖分類號(hào)C931.4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼B

文章編號(hào)160318-7234

作者簡(jiǎn)介

任巖巖（1983～），男，安徽阜陽(yáng)人，廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，文學(xué)碩士。主要研究方向?yàn)楦叩冉逃?、現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)。