信息化背景下會計憑證規(guī)范化管理探討

彭丹旎

摘 要：隨著我國大型國企財務信息化步伐的加快，會計憑證電子化工作勢在必行，會計憑證規(guī)范化管理面臨新的形勢和挑戰(zhàn)。分析企業(yè)實踐過程中的做法和經(jīng)驗，提出總結原始憑證填制經(jīng)驗，規(guī)范會計核實工作起點；增強會計審核規(guī)范及時性和有效性；提升財務人員知識水平，同時積極開展自查、抽查，鞏固會計憑證規(guī)范管理工作成果等規(guī)范會計憑證管理的主要做法，以期為會計憑證電子化工作奠定堅實基礎。

關鍵詞：會計憑證；信息化；規(guī)范化

中圖分類號：F230 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）28-0081-02

隨著企業(yè)財務信息化步伐的加快，企業(yè)財務組織、業(yè)務流程都發(fā)生了重大調整，會計工作方式隨之變化，需要從會計憑證這一基礎工作開始調整[1]，統(tǒng)一標準和原則，以此為基礎，核算與財務管理一體化運作，并搭建公司級的原始憑證電子化管理平臺，實現(xiàn)對原始憑證的保管、流轉、應用全過程規(guī)范化、電子化管理。作為我國大型國企中積極推進信息化的代表，SG公司從會計憑證規(guī)范化建設上入手，深入貫徹會計憑證規(guī)范管理理念和目標，增強全員會計基礎工作水平，加強會計憑證規(guī)范管理，為會計憑證電子化順利實施奠定了堅實的基礎。

一、信息化背景下會計憑證規(guī)范管理的理念和目標描述

（一）會計憑證規(guī)范管理的理念

會計憑證規(guī)范管理是指會計憑證使用、審核、傳遞和保管等操作過程的規(guī)范化。通過規(guī)范化填寫，保證會計信息的真實性，有效避免違法違規(guī)行為的發(fā)生，保證公司各項業(yè)務的合法性。通過對會計憑證的規(guī)范化審核，有效保證會計賬簿的正確性和真實性，發(fā)揮會計監(jiān)督職能作用。通過在電子化平臺上上傳原始憑證附件，實現(xiàn)實務票據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對接，加快了原始憑證傳遞、審核處理速度，有效提升工作效率，同時實現(xiàn)業(yè)務與財務信息電子化，使財務的核算、管理、監(jiān)督、決策支持職能與業(yè)務經(jīng)營活動緊密結合，實現(xiàn)其信息的最大價值。

（二）會計憑證規(guī)范管理的目標

通過加強會計憑證規(guī)范管理，落實經(jīng)濟業(yè)務活動合法合規(guī)審核，強化會計憑證填寫、審核、傳遞、保管等全過程管控，降低企業(yè)經(jīng)營風險、促進業(yè)財融合，提升財務管理水平。具體目標包括：一是保證原始憑證完整、合規(guī)性；二是保證會計憑證審核與傳遞及時、有效；三是實現(xiàn)會計憑證等關鍵會計資料電子化、電子檔案的及時轉換和統(tǒng)一歸檔。隨著財務核算體系的電子化，合同、發(fā)票等重要的原始憑證逐步在財務應用系統(tǒng)中操作和管理。

二、會計憑證規(guī)范管理的主要做法

（一）總結原始憑證填制經(jīng)驗，規(guī)范會計核實工作起點

會計憑證填制是會計核算工作的起點，只有使用規(guī)范、正確的填寫方法，才能確保會計工作的有效進行。SG公司組織基層派駐財務人員對原始憑證填寫規(guī)范和要點進行歸納總結，將原始憑證按業(yè)務類型分成成本費用類、工程類、資產(chǎn)類、收入類和其他類五大類，以業(yè)務發(fā)生頻繁的成本費用類憑證管理為突破口，根據(jù)不同業(yè)務事項將原始憑證使用要求制作規(guī)范表單，如發(fā)票（外來原始憑證）開具注意事項、報銷單據(jù)（自制原始憑證）填寫相關要求等。

在日常原始憑證審核過程中，對憑證填寫存在的問題進行記錄、統(tǒng)計和分析，歸納不同原始憑證填寫時存在的主要問題，對一些共性問題，如預提費用、會議費、培訓費、業(yè)務招待費等業(yè)務支撐資料的不完整，進行補充規(guī)范要求。對各類業(yè)務事項真實性，原始憑證使用的合規(guī)性、準確性、資料完整性進行內部評價，對于質量相對較低的業(yè)務經(jīng)辦人員進行提醒和培訓，促使公司各部門提高報賬質量，從而降低會計核算風險。

（二）會計審核規(guī)范及時，有效支撐業(yè)務運行

會計人員最基本的一項工作就是審核會計憑證，通過對原始憑證等的日期、內容和金額進行檢查，審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否真實，是否與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關，是否準確、合規(guī)等，審核工作直接關系到會計核算的質量以及生產(chǎn)經(jīng)營活動能否正常進行。

1.為保證業(yè)務的合法合規(guī)性，發(fā)揮基層單位財務工作的優(yōu)勢，轉變工作方式，將財務工作前置化處理，在合同簽訂前、物料需求采購提報前進行預審等，在支持業(yè)務過程中保持充分的溝通，既能實現(xiàn)財務與業(yè)務的工作協(xié)同，提高業(yè)財融合水平，又能在業(yè)務前端發(fā)現(xiàn)問題，有效規(guī)避風險。對“三公經(jīng)費”、專項經(jīng)費的使用進行嚴格審核，使每一筆記賬憑證都有理有據(jù)，核算的規(guī)范性越來越高。

2.SG公司抓住原始憑證電子化平臺試點上線契機，明確會計憑證規(guī)范工作的新要求及各階段工作時間節(jié)點，例如對業(yè)務部門提交的發(fā)票校驗請求，一般于1—2個工作日內即完成發(fā)票校驗工作，并及時告知業(yè)務部門相關單據(jù)編號。通過對業(yè)務流程及辦結時限的規(guī)范，大大提升了會計工作效率。

3.使用集團結算系統(tǒng)核算各類業(yè)務事項，通過系統(tǒng)流程控制，絕大部分的業(yè)務的發(fā)起、完成均在系統(tǒng)內完成，按照標準流程流轉，用標準的制度杜絕了業(yè)務非標的可能性。在原始憑證掃描平臺上完成工程付款類、運營成本、檢修運維費等各類原始憑證掃描錄入工作，實現(xiàn)原始憑證精細化、可視化管理，通過電子化憑證突破了流程審批的時間、空間的限制，將企業(yè)不同部門、不同業(yè)務和不同流程環(huán)節(jié)系統(tǒng)聯(lián)結在一起，促進人、財、物的協(xié)同，有利于發(fā)揮財務業(yè)務監(jiān)督作用，有效規(guī)避經(jīng)營風險[2]。

（三）提升財務人員知識水平，為會計憑證規(guī)范管理提供人力支持

共享服務模式的建立與會計核算電子化工作的開展，對財務人員的知識結構和業(yè)務水平提出了更高的要求，只有不斷提高財務人員的素質才能保證會計各項工作規(guī)范執(zhí)行。依據(jù)會計法規(guī)、準則、核算辦法等要求，可將基層企業(yè)派駐財務人員所需的知識分為三大塊：一是會計準則、財政、稅務、會計職業(yè)道德規(guī)范等專業(yè)知識[3]；二是行業(yè)法規(guī)、工程、資產(chǎn)物資知識等業(yè)務知識；三是ERP系統(tǒng)、集中核算系統(tǒng)和原始憑證電子化平臺操作等應用知識。必須通過多種途徑提升財務人員的專業(yè)知識儲備，為公司會計憑證規(guī)范管理提供人力支持。

（四）積極開展自查、抽查，鞏固會計憑證規(guī)范管理工作成果

財務檢查是加強會計憑證管理，規(guī)范財務行為的有效途徑。SG公司以會計基礎工作管理創(chuàng)優(yōu)工作為契機，以SG與上級公司會計憑證相關標準流程為基礎，結合財務日常稽核和內控要求，建立了會計憑證規(guī)范考評表，對公司會計憑證規(guī)范化工作進行自查、抽查。派駐財務人員按照考評表自行檢查會計憑證使用、填寫、審核與傳遞，裝訂保管等工作的規(guī)范情況；對公司使用的增值稅專用發(fā)票、業(yè)務費發(fā)票等重要會計憑證嚴格執(zhí)行入庫、領用登記制度，定期抽查已填開原始憑證的存根聯(lián)和會計憑證的裝訂情況，并嚴格檢查收到的各類外部原始憑證，做好發(fā)票的認證及稅款抵扣工作。通過日常稽核、專項稽核和專項檢查等措施，將業(yè)務部門原始憑證規(guī)范化使用納入月度配合工作考核，結合會計人員個人績效、評先評優(yōu)等內容，督促會計人員加強會計憑證的規(guī)范化操作。

三、成效與改進方向

（一）會計憑證規(guī)范管理工作成效

1.SG公司通過會計憑證規(guī)范管理，夯實了會計基礎工作，會計憑證能更準確、清晰地反映經(jīng)濟業(yè)務及賬務處理情況，從源頭提高基礎會計信息的準確性，規(guī)避了賬務處理錯誤、會計憑證資料的審計風險。

2.通過貫徹會計憑證規(guī)范管理規(guī)則，實現(xiàn)縱向集約，同時通過會計憑證這一載體串聯(lián)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各條線工作，實現(xiàn)財務與其他業(yè)務的橫向融合，有利于深化業(yè)財融合，提高財務風險控制水平。另外，會計憑證規(guī)范管理為推進原始憑證電子化工作提供堅實基礎，更穩(wěn)步地推進財務集約化、信息化應用水平。

（二）會計憑證規(guī)范管理改進方向

一是要堅持創(chuàng)新和學習，不斷探索和實踐會計憑證規(guī)范管理的思路和方法，以需求為導向，促使財務工作更多的和業(yè)務管理需求相結合，提高財務各職能的服務水平。二是在固化、總結原始憑證電子化等項目應用工作的基礎上，積極深化原始憑證電子化應用范圍，提升財務信息化水平，根據(jù)實際操作運行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題進行整理，及時反饋，積極配合完善原始憑證電子化等財務信息系統(tǒng)，并指導業(yè)務前端操作。

參考文獻：

[1] 邵露，王偉國.我國會計憑證的歷史演變[J].財會月刊，2013，（20）：20-25.

[2] 王義.數(shù)字化背景下的企業(yè)會計檔案管理研究[D].長春：吉林大學，2012.

[3] 中華人民共和國財政部.會計基礎工作規(guī)范[S].1997.

[責任編輯 陳麗敏]