淺談醫療衛生機構檔案的電子化管理

薛文清

摘 要：隨著業務的發展，醫療衛生機構對于檔案管理工作提出了更高的要求，而實現檔案的電子化管理是必然趨勢。在工作實踐中，檔案的電子化管理面臨著標準缺乏、投入不足、安全性差等一系列問題。如何把握趨勢，使檔案管理工作為醫療衛生事業的發展助力成為每個檔案管理工作者應該認真思考的問題。

關鍵詞：醫療衛生機構；電子化；檔案管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】B 【文章編號】1008-1216（2016）05C-0077-02

醫療衛生機構的檔案管理工作作為醫療衛生體系現代化建設的重要組成部分，在教學科研中的作用日益突出。隨著循證醫學的發展，醫學課題的設立、科研項目的開展都需要完備而全面的醫學資料作為支撐，而保管著大量完備的一手文獻的檔案科室就像一座含金量巨大的“礦山”。信息技術的進步使高效開發這座“礦山”變成了可能。在新時期，檔案管理工作如何結合信息化技術為醫療、公共衛生、計劃生育單位的業務、教學、科研服務成為每個檔案管理工作者應該思考的問題。

一、檔案電子化管理的意義

醫院、公共衛生、計劃生育單位在實踐中逐步積累起來的大量文獻、圖像和影音資料，是醫學實踐活動的真實寫照，是醫學研究的寶貴財富。面對數量巨大，各成體系的資料，如何準確地進行建檔、歸檔、建立索引、保管貯存一直是檔案管理工作研究的內容。檔案管理工作始終是要為檔案的使用服務的。可以說提高了檔案的利用效率，就等于提高了檔案的使用價值。

信息技術的發展為醫療衛生機構的檔案保存管理提供了條件。一些寶貴的、具有重要價值的檔案卷宗可以制成電子版，這樣在方便查閱者查閱的情況下，也利于原始材料的保護。一些不太重要的資料也可以制成電子版，以節約寶貴的檔案存儲空間。

檔案的電子化管理是時代的需要。隨著醫學信息化的發展，目前醫療衛生機構的不少業務活動如病歷管理、死因監測、傳染病報告、孕前優生檢查已經逐步實現了電子化，大部分資料文檔以數字形式產生并最終保存在電子介質和服務器中，不少文件甚至在其整個生命周期中都不會以實體形式存在。因此，實現檔案的電子化管理也是實際工作中的迫切需要。

此外，電子化的檔案管理為工作和業務需要提供了極大的方便。傳統檔案的利用效率低下。一些像病例對照研究，回顧性隊列研究這樣的科研活動中，在浩如煙海的檔案卷宗中尋找研究者所需要的內容既費時又費力，而電子化后的檔案可以在計算機或網絡終端上快速地查詢，提高了工作效率。

二、檔案電子化管理目前面臨的問題

目前各級醫療衛生機構在實踐檔案電子化管理上取得了可喜的成績，同時也面臨一些問題。

檔案管理與醫療衛生信息系統銜接不上。隨著國家對衛生事業信息化的投入不斷加大，醫療衛生機構的不少業務開始使用專用網絡，如傳染病網絡報告系統、孕前優生項目系統等。目前各個系統在工作中產生的各種文件如何交由單位檔案管理科室進行建檔歸檔尚沒有明確規定。如何實現檔案管理工作與這些孤立的醫療衛生業務的整合是目前擺在檔案管理工作者面前的一個難題。

電子化檔案的管理沒有統一的標準。目前不同機構和單位使用的軟件環境和系統不盡相同，電子檔案的生成和保存不僅格式不一致，保存標準和形式也是多種多樣。這就為檔案管理科室對這些資料的統一管理設置了障礙。而為了實現檔案高效利用，就必須實現信息資源的網上共享。因此出臺相應標準規范檔案的電子化管理是必要的。

檔案管理科室工作人員的業務水平不高。檔案管理工作的電子化對檔案管理工作人員的專業素質提出了更高的要求，而目前檔案管理人員知識結構老化，較難適應新形勢下檔案管理工作的要求。隨著醫療衛生系統檔案的信息化程度提高，具有一定的數據庫維護和網絡維護知識成為檔案管理工作者的必然要求。目前大多數單位針對檔案管理人員的業務培訓無論是內容還是形式均滯后于業務的發展情況。

檔案電子化管理工作制度的不規范和執行不到位。目前各個醫療衛生機構檔案管理的水平參差不齊，不少單位的檔案室并未配備具有檔案管理專業知識的人員。檔案管理制度缺失，執行不到位，造成建檔的不規范、檔案查找困難、保管不當甚至檔案丟失。在檔案實行電子化管理之后，如果沒能執行定期備份數據和定期檢修設備，誤刪、斷電、硬盤故障這些小問題就可能造成不可挽回的損失。

單位對檔案管理工作投入不足。一些領導對檔案管理工作不重視，不少檔案室的硬件更新較慢，設備陳舊，不僅提高了檔案維護的成本，也降低了檔案維護工作的效率。隨著電子檔案的增多與云端儲存技術的發展對硬件系統提出了更高的要求，老一代的計算機性能在實際使用中已經顯得捉襟見肘。為了使醫療衛生機構的檔案管理水平跟上時代的步伐，應該加強對檔案管理科室的硬件建設。

檔案電子化管理面臨的安全問題。任何新技術的使用都是一把雙刃劍，檔案管理的電子化在帶來極大便利的同時也帶來安全問題。保存在電子介質和互聯網中的檔案資料相對于紙質卷宗保存有著截然不同的要求，黑客、后門和木馬程序等因素嚴重威脅到檔案資料的安全。而醫療衛生機構中保存著大量敏感資料，一直是一些別有用心的攻擊者感興趣的。這是檔案電子化管理不能忽視的。此外，相對于具有較高難度的網絡入侵，檔案的內部泄密更是常見的安全問題。一些單位對內部工作人員疏于管理，從而造成涉密資料從內部流出單位。

三、一些針對檔案電子化管理的建議

醫療衛生機構應當將檔案管理工作上升到戰略高度，將檔案的電子化管理納入頂層設計，使檔案管理工作為醫療衛生事業發展助力。

檔案管理工作者需要不斷學習，提高業務水平，優化知識結構，這樣才能與時俱進。醫療衛生機構的檔案管理工作有其特殊性，應該加強針對醫療衛生機構檔案管理工作者的業務培訓，使他們可以更好地為醫療衛生事業的發展服務。

檔案管理工作人員應當引導上級領導重視檔案管理工作，加大對檔案管理部門的投入，提高硬件設施水平，配備磁盤陣列、UPS電源等設備，減少因斷電、硬件故障造成的損失。另外，醫療衛生機構的檔案管理部門應該建立健全檔案電子化管理制度和科室硬件設施的使用規范，加強對內部人員的監督管理，防止設備染上木馬病毒或涉密資料從內部流失。

四、對檔案電子化管理工作的展望

目前大多數單位已經或正在建設網絡中心，一些大型的醫院、疾病預防控制部門和計劃生育技術服務中心還在籌建數據處理中心和數據分析部門。隨著云計算發展，不同部門間的數據資源可能通過云平臺深度整合，從而實現從宏觀到微觀，從個體到社會精確描述。不僅如此，穿戴式設備的普及使得實時收集個人的健康數據變成可能。這將會成為未來醫學研究的潮流。檔案管理工作者必須意識到，電子化檔案可能通過云計算技術實現深度整合，這將會深刻地改變檔案管理工作的形式。這對于檔案管理工作而言，既是挑戰，也是機遇。如何可以搭上云計算和大數據的快車，推動醫療衛生機構檔案管理電子化事業的發展，應該引起每一個檔案管理工作者的思考。

參考文獻：

[1] 岳淑敏. 關于醫院檔案管理信息化的思考[J]. 蘭臺內外， 2012， （3）.

[2] 王敏，蔣賀.關于檔案管理信息化問題的研究[J].中國商界，2010，（12）.

[3] 馮昌琪， 甘華平， 陳文. 四川省基層醫療衛生機構管理信息系統需求及總體設計概要[J]. 中國衛生信息管理雜志， 2012， （3）.

[4] 畢建華. 電子文件檔案管理系統設計與實現[D]. 華中科技大學， 2004.

[5] 岳書靜. 探討如何做好醫院檔案規范化管理[J]. 黑龍江史志， 2013， （13）.

[6] 徐秀萍. 小議醫療衛生機構檔案規范化管理[J]. 黑龍江史志， 2014 ，（7）.

[7] 韋桂婷. 淺論新時期的檔案管理信息化[J]. 南方論刊， 2011， （2）.