論精細化管理在煤礦企業辦公室工作中的運用

李婷

摘 要： 隨著改革的深入推進，尤其是在煤炭市場處于低迷期的不利形勢下，煤礦企業辦公室面臨著許多新的任務和挑戰，將企業精細化管理理念融入辦公室工作之中，是應對新挑戰、全面提升辦公室工作水平的必然要求。本文對精細化管理在煤礦企業辦公室工作中的運用進行了探討，提出了煤礦企業辦公室精細化管理的“五化”策略。

關鍵詞：煤礦企業 辦公室工作 精細化管理

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）10-0092-02

辦公室是煤礦企業工作運轉的軸心，是重要的形象窗口，發揮著重要的協調與樞紐作用，并且是領導決策的重要助手，是企業上下聯系的橋梁和紐帶。社會細致分工和新型管理理念在不斷影響著我國企業的發展，隨著國企改革的深入推進，煤礦企業辦公室面臨著許多新的任務和挑戰。現代意義上的精細化管理源于發達國家，講究只有細致化的服務質量才能形成良好的管理氛圍，強調用精益求精的態度和認真細致的方法，以最小的投入創造出最大的價值。新形勢下，將企業精細化管理理念融入辦公室工作之中，推進煤礦企業辦公室從粗放型管理逐步向精細化管理轉變，是應對新挑戰、全面提升辦公室工作質量的有益嘗試和必然要求。

一、精細化管理的內涵

在我國傳統文化中，“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細”、“不積跬步無以至千里，不積小流無以成江海”、“千里之堤，潰于蟻穴”等等，都闡述了同一個理念，那就是事情的成功需要不斷的細致積累，精細化的量變才能最終達到良性的質變。

精細化管理是源于發達國家的一種企業管理理念，它是社會分工的精細化，以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。現代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。作為一種管理理念和管理技術，精細化管理通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化、數據化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行。精細化管理的核心在于，實行剛性的制度，規范人的行為，強化責任的落實，以形成優良的執行文化。簡單來說，精細化管理就是重細節、重過程、重具體、重落實、重質量、重效果，力爭在每一個細節上精益求精。

二、煤礦企業辦公室工作精細化管理的必要性

煤礦企業辦公室代表著礦區的形象，是煤礦企業對外服務、對內管理工作的重要機構，主要承擔著辦文、辦事、辦會、接待、上下協調及服務保障的職能。當前，隨著改革的不斷深入推進，尤其是在煤炭市場處于低迷期的不利形勢下，如何做好煤礦企業辦公室工作已成為礦區發展過程中一項緊迫而重要的任務。完成這項任務的關鍵就在于轉變管理模式，變以往的粗放型管理為精細化管理。煤礦企業辦公室工作要進行精細化管理是由辦公室的工作特點和當前管理現狀所決定的。

1.辦公室的工作特點

辦公室工作所具有的瑣碎性、突發性、服務性、參謀性等特點，直接決定了煤礦企業辦公室工作必須進行精細化管理。

1.1瑣碎性。辦公室工作是一個非常冗雜的綜合系統，瑣碎性表現在辦公室工作的方方面面。辦公室承擔著大量的公文流轉、材料撰寫、檔案管理、會議籌備、印章管理、信息報送、督查督辦、信訪維穩、接待安排、對外聯絡、商務車輛調派等日常事務性工作。這些工作頭緒繁雜，看似都是小事卻責任重大，必須細致處理。一旦處理不好，就有可能小事變大事，影響各項工作的正常運轉。

1.2突發性。辦公室工作被動性強，往往無規律可循，工作中不確定因素多，要經常處理突發性和臨時性的事務。這就要求辦公室人員遇事不急躁，做事不毛躁，隨機應變，分清緩急，有的放矢。

1.3服務性。煤礦企業辦公室工作從根本上說就是服務，為領導者服務，為煤礦各單位、各部門服務，為煤礦全體職工服務。為領導者服務就是為領導者提供準確有用的決策依據，做好上傳下達，發揮好參謀助手作用；為煤礦各單位、各部門服務主要是橫向的溝通與協調工作，尤其是當一項工作需要幾個部門共同完成時，辦公室就要在中間當好聯絡員，做好協調工作；為煤礦全體職工服務就是要把涉及職工切身利益的服務性工作做到位，讓職工滿意從而專心地投入到煤礦生產經營各項工作中。

1.4參謀性。辦公室的一項重要職能是為領導決策提供參考，辦公室給出的參謀意見一定程度上影響著工作部署和落實效果，因此，在給出參謀意見之前必須進行細致全面的調查研究，為領導決策提供準確可靠的信息。要想信息準確可靠，就要從精細處著手。

2.煤礦企業辦公室管理現狀

當前，煤礦企業辦公室在辦文、辦會、辦事的質量和日常服務水平上都有了很大的提高，但多數煤礦企業辦公室采用的還是以模糊化管理為主，如果以高標準衡量，辦公室管理還是存在一些問題和不足的。比如：參謀作用發揮不到位，制度建設不夠完善，事務性工作沒有實現流程化和標準化。以筆者所在的黑岱溝露天煤礦為例，開展調研為領導做決定提供智力支持，仍是目前辦公室工作的一個薄弱環節。這些現狀就決定了煤礦企業辦公室工作進行精細化管理勢在必行。

三、煤礦企業辦公室精細化管理的“五化”策略

為了使精細化管理理念在煤礦企業辦公室的各項工作中落到實處，進一步提高辦公室工作效率，就要著力從辦公室管理制度化、辦公室業務流程化、辦公室考核常態化、辦公室隊伍專業化、辦公室文化精細化五個方面入手，實現辦公室管理忙而不亂、繁而有序。

1.辦公室管理制度化。“無規矩不成方圓”，精細化管理的基本前提就是規范化和標準化，這個“規矩”具體到辦公室管理就是要加強制度建設，保證辦公室工作有章可循，做到用制度管權、按制度辦事、靠制度管人。一是細化崗位責任制。應打破按人定責的慣例，按照辦公室每個崗位細化職責，合理分工，做到目標明確，責任清晰，形成人人有事做、事事有人管，既團結協作又各司其職的工作格局。二是辦公室相關制度必須健全。凡是辦公室主抓的工作都要建立相應的制度，如公文處理、印章管理、會議管理、保密、信訪等方面的制度，形成一套全覆蓋、無缺漏的制度系統。三是各項制度要在實際工作中及時修訂、增補和完善。制度也是要與時俱進的，當工作實際有所變化或上級公司頒布了新的制度時，就要及時調整，合理完善，使制度更好地指導辦公室各項工作。

2.辦公室業務流程化。辦公室的每一項業務實質上都是一個程序流程，讓每一個環節受控，注重業務流程化，煤礦企業辦公室的管理就會精細高效。因此，要根據辦公室的業務特點，將辦公室的每一項工作進行科學的分解、歸類，如建立發文辦理、收文辦理、接聽記錄電話通知、會議管理、督查督辦、接待安排和信訪處理等各方面的具體流程，明確完成各項工作的標準和方法。各項工作分解的越細，越有利于優化工作模式，形成和諧有序的工作氛圍，提高辦公室服務質量和工作效率。

3.辦公室考核常態化。“無威不足以立規，不懲無人守規”。煤礦企業辦公室實施精細化管理，要按照獎優、治庸、罰劣的原則，積極推進辦公室績效考核，避免績效考核流于形式，真正實現考核常態化。要合理制定考核標準，采取科學的考核方法，堅持定量考核與定性考核、綜合考核與分類考核相結合，將考核結果與獎優評先、效益工資有機結合起來，建立約束機制和激勵機制，激發辦公室職工的工作積極性，推動各項工作有序開展。

4.辦公室隊伍專業化。精細化管理的核心之一在于規范人的行為，因此，提高辦公室人員業務素質，打造一支忠誠堅定、敢于擔當、專業高效的辦公室隊伍對煤礦企業辦公室實施精細化管理至關重要。辦公室人員要有細致嚴謹的專業態度，常懷如履薄冰的心態，時刻認真再認真、細致再細致。辦公室工作就是由點點滴滴、瑣瑣碎碎的細節串成的，它的顯著特征是既“忙”又“細”，越忙越要細，這就要求辦公室工作人員對細節要有敏銳的洞察力。除此之外，辦公室人員必須具備全面的專業知識、辦公自動化技術、過硬的政治素質、甘于奉獻的精神、較強的綜合分析能力、組織協調能力、文字表達能力和干練的辦事能力等。

5.辦公室文化精細化。思維意識決定人的具體行為模式，要將精細化管理意識上升為一種文化，增強對細節的執行力。辦公室工作如果在執行中忽視了細節，就可能釀成大錯，甚至造成惡劣影響，比如文件中的錯字、使用有誤的標點、裝訂的錯頁、排座位出差錯、通知參會人員遺漏等。這就要求我們在工作前有切實可行的計劃、工作中有隨機應變的機智、工作后有總結經驗的習慣，人人形成精細化的思想，打造精品文化，辦文要辦成美文佳作，辦會要辦得圓滿成功，辦事要辦得無可挑剔。

四、結語

精細化管理是一種先進的管理理念，本文通過分析認為，新形勢下，煤礦企業辦公室要從辦公室管理制度化、辦公室業務流程化、辦公室考核常態化、辦公室隊伍專業化、辦公室文化精細化五個方面扎扎實實做好每一項工作，轉變粗放式管理為精細化管理，重視細節，走專業化、流程化、標準化之路，全面提升辦公室工作效率和服務水平。

參考文獻

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