巧用Excel，解決印刷企業質量管理問題

何簡軍

柏拉圖法，又稱排列圖法或主次因素分析法，是一種分析方法。其將影響產品質量的諸多因素羅列出來，再按照某種質量特性值的大小或出現頻次的多少進行排列，繪制出柏拉圖。柏拉圖能根據質量特性值的大小和因素的多少確定影響問題的關鍵因素，從而指出問題的原因所在和主次關系，可用來進行產品的質量分析和質量改善。一般可借助Excel軟件來繪制柏拉圖，然而就筆者多年的工作經驗來看，很多印刷企業的質量管理者并不能熟練使用Excel，還停留在數據的初級錄入階段或只能制作比較簡單的圖表，更不用說借助Excel繪制柏拉圖了。

本文中，筆者將以Excel 2013為例，和大家一起探討繪制柏拉圖的方法及其在印刷企業質量管理中的運用。

巧用Excel，繪制柏拉圖

1.處理數據

以某印刷企業某統計月度內印刷質量缺陷發生的次數為例，在Excel中輸入原始數據，并將原始數據按照B列降序排列。

為便于數據處理，需要在數據的右側加入“累計百分比”和“橫軸次坐標”兩列數據，作為表格的C列和D列。其中，C列數據輸入的公式為：=SUM（B$3：B3）/ SUM（B$3：B$9），代表此不合格項以及之前所有的不合格項的頻次占不合格總頻次的百分比。D列數據輸入的公式為：=COUNT（B$3：B3）/ COUNT（B$3：B$9），代表假設橫坐標的終點長度為1，每種不合格項在橫坐標軸上對應的位置（根據最后的計算結果，相當于“墨皮”不合格項在橫坐標上位置為0～0.143，“色差”不合格項在橫坐標上的位置為0.143～0.286，以次類推……）。

為了便于最后圖形的繪制，需要在表頭下插入輔助行（便于畫折線時使用）。經過處理后的數據如圖1所示。

2.生成柏拉圖雛形

選中A3至C9單元格區域，然后在插入選項中找到“插入圖表”選項，并在左側圖表類型中選擇“組合”，在右上方選擇“簇狀柱形圖-次坐標軸上的折線圖”。在下方選項中將折線圖作為次坐標，最后單擊確定，即可在工作區得到柏拉圖雛形。

3.編輯繪圖區域數據

將圖表標題改為“印刷缺陷分布”。單擊圖表區域的任何位置時，會顯示圖表工具選項（如果沒有選中圖表，而是選中了表格的其他位置，如單元格，圖表工具選項可能會消失，當再次點擊圖表區域時，圖表工具選項會再次出現），在圖表工具選項“設計選項卡”下，依次單擊選擇添加圖表元素、坐標軸、次要橫坐標軸，操作完成后的結果如圖2所示。

右擊做好的圖表，再單擊“選擇數據”，會得到如圖3所示的對話框。在對話框中選擇左側的“系列1”，然后單擊左側“圖例項（系列）”的“編輯”，隨即會出現“編輯數據系列”對話框，刪除系列名稱框中的原有內容，并輸入“頻次”或者點擊選擇B3到B9單元格，再點擊確定。

選擇“系列2”，同樣單擊左側“圖例項（系列）”的“編輯”，刪除系列名稱框中的原有內容，并輸入“累計百分比”或者點擊選擇C2至C9單元格區域，并點擊確定，此時折線圖的左端已從“0”點開始。然后點擊“選擇數據源”對話框右側的“水平（分類）軸標簽”中的“編輯”，選取D2至D9單元格區域，然后點擊確定。

對繪圖區域數據進行以上步驟的的編輯后，你會發現這幅圖表越來越清晰。它代表的是印刷車間的印刷質量缺陷情況，其中柱狀圖代表某一種缺陷發生的次數，折線圖代表的是累計百分比，一目了然。

4.編輯坐標軸

為了讓圖表更加清晰，我們還要對坐標軸進行一些修改。首先右擊次要橫坐標的任何位置，選擇設置坐標軸格式，則會在Excel工作區的右側出現對應的編輯選項，選擇設置坐標軸位置為“在刻度線上”。再找到“標簽”選項，設置標簽位置為“無”。設置完畢后圖表上將不再顯示次要橫坐標刻度。

在圖表上單擊左側縱坐標軸，然后將“設置坐標軸格式”中的坐標軸最小值設為0，最大值設為50。再單擊圖表右側縱坐標軸，然后將坐標軸選項中的最大值改為1（即100%），為了便于閱讀，可以將主要間隔值設為0.2，即20%。

5.編輯圖形

為了讓圖形更美觀、柱狀圖更飽滿，并且與折線圖相呼應（折線圖同時以坐標軸的0點和柱狀圖第一根柱子的左下角為起點，第一個折點從第一根柱子的右上角穿出），可以對圖形進行必要的修改。

選中圖表上任意一根柱子，右擊選擇“設置數據系列格式”，這時將系列重疊和分類間距都設置為“0”。然后單擊左邊的填充與線條，可以對柱子設定邊框顏色和邊框寬度。

到此，印刷工序的印刷缺陷分布柏拉圖就繪制完成了，最終效果如圖4所示。

另外，操作者可以根據自己的興趣每次只選定一種對應的柱形，單獨對每一種不合格項對應的柱形圖設置不同的填充顏色。也可以根據需要對坐標軸的字體和文字大小進行設置，也可以選擇是否將數據標注于圖形上方或標注于坐標軸下方，以適合不同的場景應用。

利用柏拉圖進行產品質量分析

從制作好的圖形上我們可以比較直觀、清晰地看出，“墨皮”“色差”“臟版”是本統計月度內影響印刷質量的主要因素，占到了總缺陷的80%以上。所以在進行質量改善時，我們應該將主要精力用在對“墨皮”“色差”“臟版”的原因調查分析和制定相應的改正措施上。這樣做，雖然暫時忽略了其他質量缺陷，卻能以花費相對較少的精力和時間，最大限度地控制和改善占比較大的主要質量缺陷。

本文對柏拉圖的制作和分析進行了闡述，在實際生產過程中，柏拉圖同樣適用于印刷企業的印前及印后工序的質量管理分析及質量改善活動。此外，柏拉圖也可以用來統計不合格產品的數量，或者結合生產成本，將不合格產品的數量與價格相乘獲得質量損失金額，制作成質量損失柏拉圖。總之，柏拉圖可以根據不同的需求，以不同的統計量（因素）進行繪制，從而找出有效改進的著力點。