檔案規范化背景下高校行政檔案管理工作創新的意義

吳珍

摘要：隨著計算機技術的快速發展和網絡信息技術的普遍應用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發生了巨大變化。為適應新形勢，更好地發揮檔案的作用，跟上時代發展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質等方面狠下功夫。

關鍵詞：檔案管理；創新；以人為本

行政檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、價值鑒定、統計和提供利用的活動。行政人事檔案的重要性隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。針對高校行政檔案管理工作遇到的各種挑戰，本文從檔案工作創新，要解決好四個關系問題行政人事檔案的重要性、行政檔案服務手段創新、行政檔案拓展服務領域、高校行政檔案管理工作的創新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創新與發展。

一、行政檔案服務手段創新

（一）建立行政檔案館（室）網頁，開展網上利用服務

隨著行政檔案館（室）內部局域網的建立，行政檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使行政檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現行政檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（二）建立“電子文件（檔案）數據管理中心”

行政檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在學校檔案館（室），是學校信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為行政檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質行政檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，行政檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在行政檔案館（室）的服務器上歸檔。

（四）開展在線服

傳統的行政檔案利用方式，如到行政檔案部門利用行政檔案、參加行政檔案展覽、閱讀行政檔案復制件或公布件，特別是到行政檔案部門利用行政檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的行政檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的行政檔案服務方式所代替。

二、高校行政檔案管理工作的創新途徑

（一）完善各項規章制度

充分認識行政檔案管理的重要性，健全行政檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。一是根據我國《檔案法》等法律法規和有關行政檔案管理規定，結合實際，從行政檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的行政檔案管理制度。二是引進先進的行政檔案管理軟件，制定電子行政檔案的管理、分類標準。逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，同時借助先進的行政檔案管理技術，逐步建立和完善行政檔案管理機制，促進檔案事業的發展。

（二）提高信息化管理水平

以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。在現代化過程中，高校行政檔案的載體發生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了行政檔案的信息存儲量，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校行政檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及行政檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對行政檔案管理工作提出了新的要求。實現行政檔案管理工作信息化可以將行政檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究行政檔案的各種規律，不斷改善行政檔案的管理水平，有助于學校管理水平的整體提升。

（三）提高管理人員素質

新時期的高校行政檔案管理人員不但要具備較全面的行政檔案業務知識和實際能力，還需要樹立行政檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建立一支高素質的專業人才隊伍，組織行政檔案管理人員系統地學習行政檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用行政檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質。鼓勵大家樹立終身學習的意識，逐步提高對行政檔案管理工作重要性的認識，使行政檔案管理人員有很強的責任感與事業心，做到愛崗敬業，堅持原則。

另外，做好檔案工作，還需處理好四個關系，即創新與基礎的關系、創新與現實的關系、創新與學習、借鑒的關系、創新與實踐的關系

總之，加強高校行政檔案的管理，要從完善各項規章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質等方面著手。行政檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，行政檔案管理工作才能跟上時代發展的步伐。只有不斷地創新，行政檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業才能真正實現可持續發展。我們要努力做到人無我有，人有我優，人優我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使我校行政檔案工作立于不衰之地。

【參考文獻】

[1]王英瑋主編.專門檔案管理[M].北京：中國人民大學出版社，2004.

[2]馮寶華.新時期加快檔案工作現代化建設的思考.石曉英，淺談高校檔案管理應加強的幾項工作.