淺談高校檔案信息化建設

王　磊（浙江大學檔案館，杭州　310028）

?

淺談高校檔案信息化建設

王磊
（浙江大學檔案館，杭州310028）

摘要：隨著社會信息化和“數字化校園”的逐步推進，高校檔案工作信息化建設已成為必然趨勢。為了夯實高校檔案工作的基礎，更好的收集、管理、利用檔案，推進高校檔案工作，使高校檔案工作更有深度、廣度，必須重視高校檔案信息化建設。本文分析高校檔案信息化建設的必要性，提出高校檔案信息化工作的建議。

關鍵詞：高校；檔案；信息化

0　引言

近年來，隨著我國信息化建設不斷推進，信息技術廣泛應用，信息網絡快速普及，高校的信息化建設快速發展，高校檔案工作也面臨著巨大的機遇和挑戰。如何應對信息化帶來的變化，進一步拓展檔案工作發展空間，利用信息化為提升高校檔案管理工作和服務工作，是我們亟待解決的問題。

1　高校檔案信息化建設的現狀

1.1高校檔案信息化建設成績顯著

自從2000年國家檔案局在《全國檔案事業發展“十五”計劃》中提出：“要堅持依賴科教振興檔案事業的方針，加快檔案信息化進程”，把檔案信息化建設作為“十五”期間的一項戰略性任務明確下來，全國各地高校均開展了檔案信息化建設工作，許多高校投入經費，進行檔案的數字化工作，部署數字檔案管理系統。

1.2館藏數字化資源量不斷增大，但檔案資源數字化比例不高

大多數高校已經開展數字化工作，但由于各種原因只能逐步推進。一方面存量檔案數量巨大，數字化需要大量的人力物力，短時間內難以完成。另一方面新增檔案還不能完全實現網絡自動化采集歸檔，大多還停留在紙質件歸檔，手工著錄的模式。

1.3數字檔案管理系統重管理，輕服務

大多數高校的數字檔案管理系統經過多年的使用已經比較成熟，但大多注重檔案的管理，卻不夠重視服務利用。

1.4高校檔案信息化投入不足

檔案信息化工作需要經費作為保障，但高校檔案部門長期處于學校發展的邊緣化位置，學校對檔案工作的重要性認識不足，檔案工作的投入本身就不足，更何況檔案信息化建設。同時檔案工作作為學校的一項基礎性工作，無法創收，只能依靠學校的行政撥款。

2　高校檔案信息化建設的必要性

2.1電子文件日益增多，需信息化手段管理收集

傳統的紙質公文歸檔到著錄，然后掃描，最后歸檔的模式耗費大量的人力物力。目前高校的公文大多已通過電子文件的形式在OA中處理，通過信息化手段，探索電子公文的半自動或自動歸檔，可以提高檔案收集歸檔工作的效率。

2.2檔案數量日益龐大，需信息化手段進行管理，提升工作效率

新時代下，高校教育教學、對外交流等工作均不斷發展，歸檔范圍也不斷調整，檔案量隨之不斷增加，高校檔案庫房緊張，通過信息化手段一方面數字化保存檔案，另一方面合理規劃管理檔案庫房，從而更好的保存學校檔案。

2.3利用服務要求日益提高，檔案工作需要借助信息化手段提升服務

在網絡信息技術不斷發展的當下，傳統的檔案查詢利用模式已經無法滿足廣大師生、校友對檔案利用的要求，通過信息化手段，提升檔案檢索利用的效率、準確率，從而更好的提供檔案利用的服務。

3　高校檔案信息化建設的建議

3.1規范制度建設，制定明確目標計劃

標準化是開展檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，直接關系到檔案信息化建設的成敗和可持續發展。高校檔案信息化工作應制定和完善適合自身發展、符合國家和地方相關標準的檔案信息化建設規范制度。同時高校檔案應制定切合實際的具體目標及計劃，有序的推進檔案信息化建設。

3.2依托全校信息化建設，強化檔案館基礎設施

檔案部門應向學校申請充足的資金，配置檔案信息化建設需要軟件系統、服務器、計算機等軟硬件設施。檔案部門應該緊跟學校信息化建設的步伐，充分利用學校信息化建設成果。例如可以借助學校網絡信息中心的網絡資源，可以租用學校網絡信息中心機房或虛擬服務器備份資源，可以抓住學校其他部門開發信息化系統時進行系統級對接，可以借助學校公共平臺推送檔案服務等。

3.3加快數字化工作，強化檔案信息資源建設

信息資源建設是高校檔案信息化建設的一個重要組成部分，有條件的高校檔案部門應該盡快的開展存量檔案的數字化工作，存量檔案數字化工作應優先考慮早期的老檔案、利用率較高的檔案。同時對于增量檔案盡可能采取紙質、電子雙套歸檔。

3.4穩重求快，逐步推出應用，提升服務

高校檔案信息化建設應在推進檔案管理系統建設的同時，逐步向師生推送服務，提高檔案工作在校內的影響力。例如可以借助微信公眾平臺向師生推送檔案工作相關信息，在校內提供檔案查詢的網上預約服務系統，在校內開發直接提供師生對部分開放檔案的自助查詢系統等。

參考文獻：

［1］夏文.淺談高校檔案信息化建設［J］.湖北檔案，2013（09）.

［2］李寧.高校檔案信息化的途徑及其模式研究［J］.城建檔案，2013（05）.

［3］席杰.高校檔案管理信息化的實施與評價［J］.檔案管理，2012（05）.

［4］許慧瑾.高校檔案信息化建設探析［J］.黑龍江檔案，2012（06）.

［5］石冰.淺議高校檔案管理信息化建設［J］.內蒙古科技與經濟，2011.

［6］吳淑鑫.淺議高校檔案信息化建設［J］.華章，2012（06）.

DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.11.232

作者簡介：王磊（1981-），男，浙江杭州人，本科，研究方向：檔案信息化。