檔案管理工作中的信息化建設(shè)研究

楊 成

重慶市公安局刑偵總隊(duì)刑事技術(shù)支隊(duì)，重慶 400000

檔案管理工作中的信息化建設(shè)研究

楊 成

重慶市公安局刑偵總隊(duì)刑事技術(shù)支隊(duì)，重慶 400000

檔案信息化建設(shè)是我國(guó)檔案管理工作的中心內(nèi)容，本文將從其必要性、條件性等方面分析檔案管理中存在的問(wèn)題并找出解決對(duì)策。

檔案管理；信息化；建設(shè)研究

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化逐漸深刻地影響到了檔案管理的模式、方法等，給檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。國(guó)家檔案局在2000年的時(shí)候，就把檔案信息化建設(shè)列為了一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，這是全球信息化發(fā)展大潮的必然結(jié)果。在信息全球化的今天，檔案信息的信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫，其重要性日益凸顯。

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化是指在國(guó)家有關(guān)部門(mén)的宏觀指導(dǎo)下，采用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理和提供服務(wù)，以提高檔案資源的管理水平和信息服務(wù)的效率。我國(guó)的檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和管理隊(duì)伍建設(shè)。目前，我國(guó)各級(jí)人民政府幾乎都已經(jīng)把檔案信息化建設(shè)列入到了主要工作目標(biāo)中來(lái)。其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1檔案信息化是信息時(shí)代的必然要求

隨著全球進(jìn)入信息時(shí)代，信息成為了一種十分重要的資源，越來(lái)越得到人們的重視，現(xiàn)代信息通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，推動(dòng)著全球信息化革命的發(fā)展。檔案管理部門(mén)作為信息管理的重要部門(mén)之一，正越來(lái)越受到這一形式的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。2000年9月，國(guó)家檔案局將檔案信息化建設(shè)確定為“十五”期間的重要戰(zhàn)略任務(wù)。傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)目前的檔案信息化發(fā)展，以電子計(jì)算機(jī)為載體的現(xiàn)代管理手段將成為檔案信息化發(fā)展的主要方向，檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)是檔案從實(shí)體文本的管理向虛擬數(shù)字化進(jìn)化的過(guò)程，因此，檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代的必然要求。

1.2檔案信息化是電子科技發(fā)展的必然要求

當(dāng)前數(shù)字化辦公已經(jīng)成為了人們信息交往的主要方式，越來(lái)越多的信息交流與儲(chǔ)存都依賴于電子環(huán)境，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，將會(huì)有更多的記錄依托電子文檔的形式被記載與儲(chǔ)存，傳統(tǒng)的手工方式被其取代是歷史的必然。截止到2000年，全國(guó)檔案部門(mén)的各種電子信息存檔已達(dá)340余萬(wàn)盤(pán)，到了2010年這個(gè)數(shù)字超過(guò)了1 000萬(wàn)。電子文檔的出現(xiàn)是一場(chǎng)信息的革命，我們?cè)柔槍?duì)紙質(zhì)文件所制定的管理原則、管理模式、管理理論等都與目前的時(shí)代有些脫節(jié)，甚至落后，現(xiàn)在急需利用現(xiàn)代化的管理手段制定新的管理模式。

1.3檔案信息化是信息資源利用的必然要求

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息資源被提升到了一個(gè)戰(zhàn)略高度，成為了一種戰(zhàn)略資源。早在1984年，鄧小平同志就曾提出：“開(kāi)發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)。”可見(jiàn)，國(guó)家對(duì)信息資源的重視。檔案是信息資源的一種，更是一種原生資源，許多信息都是根據(jù)它組裝、重組而來(lái)，因此，信息是整個(gè)社會(huì)信息系統(tǒng)的支柱，檔案信息是信息的核心部分。檔案信息化建設(shè)，可以將檔案信息資源進(jìn)行合理的配置，科學(xué)管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大價(jià)值。20世紀(jì)末，我國(guó)大力發(fā)展的信息高速公路計(jì)劃這是在此背景下孕育而生，一旦實(shí)現(xiàn)，我們每一個(gè)人都能通過(guò)與其對(duì)接更加快捷、更加方便地獲取信息和共享信息。檔案信息化建設(shè)，就是要與信息告訴公路接軌，將蘊(yùn)藏在各類檔案中的豐富信息挖掘出來(lái)，使他們充分發(fā)揮其作用。

2 我國(guó)實(shí)現(xiàn)檔案信息化的有利條件

我國(guó)的檔案信息化發(fā)展在經(jīng)歷了多年的努力以后已經(jīng)初具規(guī)模，信息化的發(fā)展程度已經(jīng)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，全國(guó)各地的檔案管理發(fā)生了巨大的變化，檔案資源的利用滲入到了各行各業(yè)，我國(guó)的檔案信息化發(fā)展取得如此的成績(jī)并非偶然，其原因在于以下幾個(gè)方面。

2.1國(guó)家的高度重視

“實(shí)現(xiàn)四個(gè)現(xiàn)代化，哪一化也離不開(kāi)信息化”，這是江澤民同志對(duì)信息化重要性的高度概括。我國(guó)早在十五屆五中全會(huì)上就做出了加快信息化步伐的決定，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息的保管提供了便利，為檔案信息的利用提供了效率。隨后，2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上，國(guó)家檔案局決定在“十五”期間大力推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略。2001年，北京等地開(kāi)始了檔案信息化試點(diǎn)建設(shè)，隨后在全國(guó)全面展開(kāi)。檔案信息化建設(shè)受到了各級(jí)黨委政府的高度重視和大力支持，紛紛出臺(tái)政策為檔案信息化建設(shè)提供有利保障，國(guó)家檔案局也特別成立了領(lǐng)導(dǎo)小組，建立了專家?guī)焯峁┘夹g(shù)支持，以上這些為我國(guó)檔案信息化建設(shè)提供了組織保證。

2.2基層單位的大力配合

在國(guó)家大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，許多省市的檔案館都把檔案信息的數(shù)字化列為了一項(xiàng)重要工作，并且在數(shù)字化的過(guò)程中對(duì)檔案重新劃分類別、評(píng)定等級(jí)，使得自身的管理更加有序，并且將各自信息并網(wǎng)共享。四川、湖南、重慶等省市走在了此項(xiàng)工作的前列，開(kāi)展的比較早。還有的一些部門(mén)將各自的信息互相共享，提高資源利用率。

2.3管理技術(shù)的快速發(fā)展

目前，各種各樣的檔案管理軟件層出不窮，為檔案信息化管理建設(shè)提供了技術(shù)支持。20世紀(jì)80年代，我國(guó)開(kāi)發(fā)了檔案自動(dòng)標(biāo)引系統(tǒng)、智能編目檢索系統(tǒng)、自動(dòng)立卷系統(tǒng)、光盤(pán)原文管理系統(tǒng)；20世紀(jì)90年代，隨著光盤(pán)技術(shù)、人工智能技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)、多媒體技術(shù)等技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。

3 檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題和對(duì)策

檔案信息化的好處顯而易見(jiàn)，但是不可否認(rèn)的是在實(shí)際操作過(guò)程中也遇到了不少問(wèn)題和困難，值得檔案管理者仔細(xì)思考。

3.1遇到的問(wèn)題

我國(guó)檔案信息化建設(shè)主要存在4方面的問(wèn)題，總結(jié)如下。第一，硬件設(shè)施不夠完善。我國(guó)經(jīng)過(guò)這些年來(lái)的快速經(jīng)濟(jì)發(fā)展，雖然取得了許多經(jīng)濟(jì)奇跡，但是由于我國(guó)人口基數(shù)大，人均產(chǎn)值還是比較偏低的，再加上我國(guó)的信息化基礎(chǔ)比較薄弱，這就造成了許多基層的檔案管理部門(mén)經(jīng)費(fèi)不足，無(wú)法采購(gòu)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的高效、快速共享。第二，軟件技術(shù)存在制約瓶頸。我國(guó)的檔案信息化建設(shè)本質(zhì)上是信息數(shù)字化的過(guò)程，這就要求在傳輸、保存過(guò)程中要確保信息的完整性和安全性，這涉及到了計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展水平。由于目前的技術(shù)不夠成熟，這就造成了在許多環(huán)節(jié)尤其是重要環(huán)節(jié)上仍然依賴紙質(zhì)文件，這就對(duì)檔案信息化造成了反沖擊，使很多人對(duì)檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了質(zhì)疑，制約了檔案信息化的發(fā)展。第三，信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系不健全。要想實(shí)現(xiàn)信息的高速、高效共享，必須要有一個(gè)類似行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的文件出臺(tái)，目前全國(guó)各級(jí)各類檔案管理部門(mén)上萬(wàn)個(gè)，由于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的缺乏造成大家各自為戰(zhàn)，不僅造成了管理的混亂，又大大增加了建設(shè)成本，同時(shí)在共享方面上又不能準(zhǔn)確對(duì)接，無(wú)法發(fā)揮信息化的作用。因此，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建立已經(jīng)迫在眉睫，直接關(guān)系到我國(guó)檔案信息化建設(shè)的成敗。

3.2解決的對(duì)策

要想解決上述問(wèn)題，應(yīng)著重從以下幾方面尋求突破：首先，加強(qiáng)宏觀管理，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一實(shí)施，避免各自為政；其次，加強(qiáng)信息化建設(shè)相關(guān)聯(lián)的軟硬件條件建設(shè)，在資金有限的條件下，應(yīng)先加強(qiáng)主干線的建設(shè)，同時(shí)與政府上網(wǎng)工程和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)有效對(duì)接，加大國(guó)外先進(jìn)專利技術(shù)的引進(jìn)，加快我國(guó)自身信息化建設(shè)的技術(shù)水平。最后，要加強(qiáng)信息人才的儲(chǔ)備。不管什么工作都需要人來(lái)完成，人的素質(zhì)決定了管理的水平，各級(jí)檔案管理部門(mén)要時(shí)刻注意專門(mén)人才的培養(yǎng)，未雨綢繆。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的重要一環(huán)，我們要清醒意識(shí)到檔案管理的重要性，加快我國(guó)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

[1]楊麗華.淺談檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其意義[J].廣東科技，2013，22（2）：6.

[2]王文.淺談高效的檔案信息化建設(shè)[J].青年時(shí)代，2014（4）.

[3]姚秀敏.淺談檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策[J].商情，2014（24）：309.

G2

A

1674-6708（2016）171-0079-02

楊成，重慶市公安局刑偵總隊(duì)刑事技術(shù)支隊(duì)。