物資計劃審核輔助系統的開發應用

謝磊

摘 要：物資計劃管理為實現公司經營管理目標發揮著重要作用。開發物資計劃審核輔助系統，部署于公司ERP，形成統一管理平臺。批次采購計劃通過系統自動分析，可以準確分配采購批次，自動提示申報錯誤。經過實際應用，證明該系統顯著降低人工審查工作量和人為操作誤差，提高計劃申報質量和審核效率。

關鍵詞：物資計劃；審核輔助系統；開發；應用

中圖分類號：TP399 文獻標識碼：A 文

1 引 言

電網公司所采購的物資具有規模大、專業強、品類多等特點，由需求單位按照批次安排申報物資采購計劃。物資計劃管理作為實施集中規模采購的前提和基礎，是推進物力集約化管理的源頭和關鍵，因此對物資計劃管理標準化、精益化的要求不斷提高。通過信息化手段，建立計劃審核輔助系統，將顯著提高物資計劃的規范性管控、申報質量和審核效率。

2 批次計劃管理的主要難點

批次計劃管理實際執行中有以下難點：

①國網和省公司每年分別下達采購目錄與計劃批次安排，各單位以此為依據將計劃申報至省公司集中審核，然后上傳國網。由于未嚴格執行計劃批次安排和審核規定，錯過申報時間節點再增補計劃、造成招標采購風險，影響工程實際需求等情況時有發生。

②批次計劃管理規則復雜，審核要點多，而且會依據各批次執行情況滾動修編。難以保證各單位相關人員深入學習，及時跟進，造成計劃申報錯誤較多。如有錯誤遺漏未修改，上傳至國網將直接影響業務指標。

③物資批次計劃由各單位收集、初審，提交至省公司集中審核，發現錯誤再退回相關單位修改。所有審核工作由人工完成，人為造成的錯誤的機率大，而且各單位與省公司重復勞動，溝通協調工作量大、周期長。

為了貫徹落實計劃管理工作要求，省物資公司依據批次計劃管理的特點，針對實際工作中的困難，設計開發了計劃審核輔助系統。

3 系統開發情況

3.1 系統開發準備階段

全面收集、梳理國網、省公司各類文件、規定中關于計劃管理，特別是物資計劃的內容，并且及時跟進、掌握最新的管理動態。

深入了解國網物資公司、其他網省批次計劃管理現狀，發揮比較優勢，有針對性的選取先進網省，開展調研訪談。針對湖北省各專業管理部門和地市基層單位在物資批次計劃申報、審核中存在的問題、困難進行調研訪談。組織多輪集中研討，優化、確定開發方案。

3.2 系統功能

主要的系統功能包括：

①設定各批次申報截止時間，到期自動關閉，落實時間節點，控制計劃申報周期，避免計劃隨時增加對后續審查工作造成影響。對應招標批次，匹配固化采購方式、采購策略，杜絕該項人為操作失誤。

②將采購目錄和全部計劃審核要點轉化為系統邏輯表，通過系統邏輯判斷，自動分析采購申請中的錯誤內容，準確分配采購批次。以“物料小類+項目電壓等級”生成匹配采購申請所屬招標批次的邏輯規則。依據不同的物料小類及其對應批次，設定交貨方式、交貨時間規則范圍。減少人工判斷工作量，避免人為失誤。

③所有的批次采購計劃必須通過系統審核，系統自動分析發現的錯誤項，必須全部修改正確才能提報，省公司只受理正確提報的采購申請。避免以往申報單位、地市、省公司多級重復審查工作，消除反復溝通、修改過程，從而縮短計劃申報時間，提高計劃申報合格率。

④除了上述主要功能，省物資公司計劃管理人員將依據最新管理要求，滾動更新、維護計劃審核輔助系統，確保時效，使系統具備持續改進功能。另外，省物資公司就系統功能的詳細說明及操作方法編制了流程手冊，發放給各單位物資計劃管理人員，并組織多輪專題培訓。

4 系統應用的情況

物資計劃審核輔助系統在2016年第一批計劃申報階段上線試運行后，組織各單位研討，分析使用情況，收集反饋意見，對系統進一步優化調整，于第二批計劃申報時正式全面應用。系統應用效果有如下體現。

4.1 計劃申報質量提高

計劃申報合格率是考核計劃申報質量的重要指標，是指各批次計劃申報截止時間前，申報至省物資公司，完全符合審核標準、無任何申報錯誤的采購計劃條目數，占該批次條目總數的比例。

2015年主要批次與2016年系統應用后批次的計劃合格情況見表1；各批次合格率對比如圖1所示；2016年各批次計劃合格率同比2015年如圖2所示。

以上數據顯示，2015年各批次計劃申報合格率保持穩定，2016年系統應用以來，合格率明顯提高；2016年各批次的合格率同比2015年也都有大幅改進。說明計劃審核輔助系統應用對提高計劃申報質量作用顯著。

4.2 計劃審核效率提升

①計劃審核輔助系統提供了批次計劃管理的信息平臺，通過系統自動分析，大幅降低以往繁重的人工審查、統計工作；降低審核過程中人為操作誤差影響績效考核，或者后續采購、供應工作的風險。

②各單位物資批次計劃經系統審核通過后提報至省物資公司，避免多級重復審查工作，消除反復溝通、修改過程，大幅度縮短計劃申報時間

③通過系統自動分析、報錯提示，促使各需求單位和專業管理部門在計劃申報之前就共同參與，實現物資計劃管理協同運作。并且同步實現考核和反饋，強化物資計劃的閉環管理。

5 總結與展望

省物資公司在貫徹物資計劃管理工作要求，分析批次計劃管理特點、難點的基礎上，開發了計劃審核輔助系統，實際應用效果良好，對提高計劃申報質量和審核效率有顯著作用。

在后期的工作中，以下方面值得進一步深入發展：

①監控系統運行狀況，收集各單位的使用意見以及改進建議，持續改進系統功能；跟進計劃管理的最新工作要求，實時維護系統，確保系統的時效性。

②進一步擴大系統應用范圍，盡量涵蓋公司生產、建設和運營等方面所需的各類物資和服務。實現物資采購計劃與綜合計劃、里程碑計劃、財務預算的全面對接。

③利用系統中積累大量有價值的數據，對批次計劃及后續采購的完整性、及時性、合規性進行分析，開展合理預測；發現計劃管理中仍需改進的工作，進一步優化業務流程。

參考文獻：

[1] 諸軍明，傅紅儒，鄧宏明.物資計劃管理程序的開發及其推廣應用

[J].浙江冶金，2009，（1）：2-4.