論加強事業單位會計檔案管理

尚星（襄陽市襄州區衛生計劃生育管理局流動人口管理站，湖北 襄陽 441008）

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論加強事業單位會計檔案管理

尚星
（襄陽市襄州區衛生計劃生育管理局流動人口管理站，湖北 襄陽 441008）

摘要：隨著社會主義市場經濟的發展，尤其是會計信息化水平的不斷提高，對會計檔案管理工作提出了新的要求。在新形勢下如何加強事業單位會計檔案管理值得思考。本文就加強事業單會計檔案管理必要性，當前會計檔案管理存在的主要問題以及應對措施進行了探討。

關鍵詞：事業單位；會計檔案管理；問題；措施

一、加強事業單位會計檔案管理的必要性

（一）使檔案管理更加充分、安全。有的人以為機關事業單位經費渠道單一，資金使用方向明確，賬目簡單，因而會計檔案建不建、管不管意義不大，事實并非如此。在會計檔案信息化的過程中，建立一套有效的檔案管理計算機信息系統。這套系統可以有效的提高檔案利用率，使檔案管理工作的流程更加規范和先進，更能滿足檔案信息管理的需求。同時還可以依據實際情況增加檔案系統軟件的功能，有利于建立一套完善的內部控制制度，增加了檔案的安全性。

（二）能有效提高管理和服務的質量。將事業單位會計檔案信息化可以快速的提高管理質量，信息化后的檔案信息都存儲在計算機設備中，不僅占有空間小，而且查找信息十分方便，能明顯提高工作效率和服務質量，同時也能避免一些檔案無故丟失的情況，在檔案的復制、傳遞等方面也十分方便。面對現在大量的檔案信息，將檔案信息化有利于檔案管理工作的順利開展，是未來事業單位檔案管理的發展趨勢。

二、基于信息化，事業單位會計檔案管理的特點

（一）檔案信息具有智能性。會計檔案的信息化主要依賴于計算機互聯網技術的發展，將檔案信息化后，計算機系統會根據情況自動生成需要的信息化檔案信息，既快捷，又準確。同時如果出現檔案數異常化的時候，計算機系統也可以及時通過預警的方式通知工作人員，可以及時發現問題，避免出現更大的損失，保證了數據的真實性和客觀性。

（二）信息化檔案保管具有特殊性。會計檔案信息化完成后，檔案的都由計算機硬盤或則其他儲存設備進行存儲，這種保管形式有著嚴格的保管要求，必須要保持一定的存儲環境，一旦環境發生劇烈的變化，設備中存儲的信息就會受到破壞，嚴重時會全部消失，這樣就會給單位帶來不可挽回的損失。同時網絡存在一定的安全隱患，會計檔案信息化后很有可能被人通過信息技術進行篡改，甚至對檔案進行竊取和破壞，因此事業單位要保證網絡平臺的科學性和安全性，及時采取有效的安全措施，保證檔案的安全可靠。

（三）處理檔案信息具有高效性。會計檔案信息化后，摒棄了傳統的手寫方式，信息的統計和傳遞都借助于智能化的計算機系統。因此在檔案的錄入、傳遞、更改等工作都可以快速完成，可以有效的提高工作效率。同時，由于會計檔案經過信息化后都是存儲在計算機的存儲設備中，具有占用空間小、數據查詢方便等特點，對于想要查找的檔案，只需要通過搜索引擎，輸入關鍵詞，就會快速的找到想要的信息。相比傳統的方式，大大節省了人力物力以及工作時間，有利于檔案管理工作的順利進行。

三、事業單位會計檔案管理存在的主要問題

當前，一些事業單位對會計檔案管理工作重要性認識不足，在日常會計工作中，重核算、輕管理，會計檔案管理職責不清、管理不嚴的現象還具有一定的普遍性。

（一）會計檔案管理意識薄弱，會計資料收集不齊。由于對會計檔案認識模糊，對會計檔案管理的重要性認識不足，思想上不重視，存在著應付現象。有的認為事業單位賬目簡單、要不要會計檔案無所謂，有的認為僅有會計憑證、賬簿、報表核算類資料就行了，以致本單位工作規劃計劃、預決算資料等散失在別的部門而未歸入會計檔案；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一同帶走，造成會計資料收集不全。

（二）會計檔案整理、銷毀不到位。單位的財務人員在月末、年度終了未按規定將已形成的會計檔案及時整理立卷，裝訂成冊，而是隨意置放，易造成資料遺失。有的雖然進行了整理立卷，但是案卷質量不符合規范。會計檔案保管到達規定年限之后，經鑒定、審查和報批，可以銷毀。但許多事業單位的有關負責人因工作責任或銷毀程序不明確等原因，不敢隨意銷毀會計檔案，即使會計檔案已符合銷毀條件并失去使用價值，仍然繼續保管，大大增加了檔案保管成本。

（三）會計檔案移交、存放不規范。按規定會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊移交本單位檔案機構統一保管。但實際工作中，財務部門與檔案部門配合得并不協調。財務部門擔心移交后調閱不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會計業務為由，不愿接收。

四、加強事業單位會計檔案管理的措施

會計檔案管理的日趨規范是一項系統工程，需要管理層高度重視，并有效做好管理制度建設、管理技術手段升級和從業人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。

（一）建立健全會計檔案管理制度，完善會計檔案管理。事業單位應根據新修訂的《辦法》制定切合實際的會計檔案管理制度，建立會計檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；建立健全會計檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。

（二）加強學習，提升會計檔案管理工作人員素質。會計檔案管理工作正走向網絡化、信息化，實現資源共享的時代。因此，會計檔案管理人員要積極參加業務培訓和新技術學習，才能使會計檔案管理更加科學、更加高效地發揮服務事業單位發展的職能。從業準入上持續提高檔案從業人員職業素質要實現會計檔案管理工作的連續性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優秀的職業道德素質，也要具備一定的會計從業知識，對會計基本流程和要素具有職業敏感性。會計檔案管理要在崗位準入上和工作中能切實堅持履行職責，遵守各項法規，模范履行會計檔案管理工作中的各項規章制度。

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中圖分類號：F810.6；G271

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2016）02-0299-01