人事檔案管理的發展趨勢研究

馬 欣

黑河市職業技術教育中心學校 黑龍江黑河

人事檔案管理的發展趨勢研究

馬 欣

黑河市職業技術教育中心學校 黑龍江黑河

人事檔案作為人力資源資部門的重要工作內容， 能夠反映出個人的綜合信息，為企事業單位正確評價人才提供重要依據，因此，人事檔案管理工作受到人們越來越廣泛的關注。本文在分析了人事檔案管理重要性的基礎上，對人事檔案管理的現狀進行了全面剖析，最后提出了人事檔案管理的發展趨勢，促進企事業單位人事檔案管理水平的提升。

人事檔案管理；發展趨勢；措施

一、前言

近年來，我國人事改革制度逐漸深入，企事業單位對人才管理的認知不斷增加，人事檔案的有效管理顯得尤為重要。人事檔案是由人事部門管理的，記錄了個人在人事管理活動中的政治面貌、業務能力、工作表現、品德作風等內容，是保證人才合理使用、提高人才隊伍素質的主要依據。現階段，我國人事檔案管理中存在一些問題，制約了人事檔案管理的發展，無法滿足社會發展的切實需要。針對以上現象，要總結人事檔案管理中的不足，提出有效的措施，為人才管理提供參考。

二、人事檔案管理的重要性

隨著人才管理意識的提高，人們加深了對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是對個人的基本信息、工作能力、品德修養等進行綜合評估的工作，作為人力資源機構在人員調配時的參考依據，是企業人事管理的重要部分，具有不可或缺的重要地位。加強人事檔案的管理質量，構建完善的人事檔案管理體制，有效開展人事檔案管理工作，使企業更全面的評價人才，促進人才的合理配置，能夠有效提高企業的管理能力，保障企業的可持續發展。

三、人事檔案管理的現狀分析

（一）人事檔案管理制度不健全

隨著我國社會市場經濟的快速發展，人才流動越來越頻繁，我國人事檔案管理的制度不健全，無法滿足現代社會的發展需求。由于人事檔案制度的不健全，人事檔案的管理仍是采取手工管理和經驗管理，在收集人事檔案時，工作人員的責任心較差，導致檔案資料歸檔不完整，檔案資料的連續性較差，檔案管理的執行力不及時。檔案的轉接過程中，經常發生人事檔案資料丟失的現象，導致現階段的人事檔案資料無法提供一個人的準確信息。

（二）人事檔案管理的意識淡薄

目前，在我國人事檔案的管理中，很多工作人員沒有認識到人事檔案的重要性，對人事檔案管理的資金投入較少，領導對檔案基礎工作的監督和檢查不到位，造成人事檔案管理工作的不完整、缺乏科學性，制約了人事檔案作用的發揮，無法滿足部門工作的需要。現在社會堅持以人為本，企事業單位只看重個人的能力，忽略了人事檔案的功能，對檔案管理的認識只留在檔案資料的完整和安全的程度，越來越不在意人事檔案管理，導致人事檔案的利用效率低，無法發揮檔案人才調控的作用。由于對檔案管理工作的思想認識不夠且資金投入不足，導致檔案事的建設不夠規范，阻礙了人事檔案管理工作的穩定發展。

（三）人事檔案管理工作人員的素質水平較低

由于單位領導對人事檔案管理工作的不重視，沒有專職的管理人員進行人事檔案的集中管理，大部分是由其他部門的人員兼職檔案管理工作，且換人比較頻發，這些新人未經專業的檔案管理培訓，檔案管理水平較低，缺乏專業的知識和素質，檔案管理意識薄弱，直接影響了人事檔案的質量，這些人收集的檔案內容往往不符合標準，很多檔案的內容都是千篇一律，檔案管理手段無法滿足人事管理的需要，無法為人事部門提供個人的真實情況，使得人事檔案的質量和作用都達不到要求。

四、人事檔案管理的發展趨勢

（一）提高對人事檔案管理的認識

管理部門要提高對人事檔案管理工作的認識，了解人事檔案管理的重要性，提高相關工作人員的責任心，落實檔案管理人員的待遇。通過有效手段加強領導人員的重視，是促進檔案管理工作的前提，加大對人事檔案管理工作的資金及人力投入，并將人事檔案管理納入議事日程，聘請專業的人員對檔案資料進行管理并定期檢查。此外，人事檔案管理部門要規范檔案的管理，保證檔案庫房的設施建設，并為檔案的維護和搶救預留足夠的經費，還應在檔案庫房中添置掃描議、計算機，確保檔案資料的安全。

（二）規范檔案管理工作，完善檔案管理制度

人事檔案管理需要嚴格遵循相關的規章制度，企事業單位要根據各自發展的實際情況，規范檔案管理工作，建立完善的檔案管理工作細則，相關部門要健全人事管理制度，在檔案的管理、利用等方面制定嚴格的規定，并從人事檔案的收集、歸檔、節約等方面做好把關工作，保證檔案信息的真實性，對檔案的各種行為進行登記入冊，使人事檔案管理有章可循，進而提升人事檔案管理工作的質量和整體水平。

（三）加強人事檔案管理的現代化手段

現代社會要求人事檔案管理必須引進信息化技術，實現人事檔案的現代化管理，建立以網絡為核心的檔案管理信息化體系，增加檔案管理的資金投入，配備先進的計算機設備，引進現代化技術，將人事檔案中的各種數據快速分類錄入，對圖片、音頻等資料進行保存，建立人事檔案的存儲和檢索系統，使用國家統一標準完善檔案數據庫，實現檔案數據資源的共享。此外，要在檔案存放庫房中增設除濕機、空調和檔案密集架，并安裝監控設施，保證人事檔案信息數據庫的完整，實現人事檔案資源的優化配置，防止檔案長時間放置后受損。最后，要加強檔案信息的保密系統建設，做好網絡系統中人事檔案信息的保密工作，檔案管理人員要具備高的責任心，對人事檔案數據庫備份，避免人為泄密的現象。

五、結論

綜上所述，我國人事檔案管理現狀表現在：人事檔案管理制度不健全，人事檔案管理的意識淡薄，檔案管理工作人員的素質水平較低，限制了人事檔案管理作用的發揮。企事業單位要提高對人事檔案管理的認識，規范檔案管理工作，完善檔案管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質，加強人事檔案管理的現代化手段，充分發揮人事檔案管理的優勢，為優秀人才的錄用提供依據，促進人事檔案管理的發展。

［1］劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望［J］.檔案學研究，2011，05：20-23.