強化檔案意識 提升學校檔案管理水平

姜慶澤

佳木斯技師學院 黑龍江佳木斯 154000

強化檔案意識 提升學校檔案管理水平

姜慶澤

佳木斯技師學院 黑龍江佳木斯 154000

學校檔案管理工作的發展對學校整體工作的進行具有重要的基礎性作用，提升學校檔案管理水平是目前學校發展的重要工作。本文對學校檔案管理的內容進行描述，通過介紹學校檔案管理的重要性，提出目前學校檔案管理工作存在的問題。針對目前學校檔案管理存在著的學校相關人員檔案意識不強、檔案管理技術水平有待加強、學校檔案建設責任意識不高等問題，筆者提出了要強化檔案意識、建立檔案管理系統、提高檔案管理水平等一系列解決途徑，旨在通過本文提高學校管理人員對檔案管理工作的重視程度。

學校檔案；檔案管理；檔案意識

所謂檔案意識是指人們對于檔案和檔案工作在經濟建設和社會生活各個方面的地位、作用的認識?！稒n案法》明文規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企事業單位和公民都有保護檔案的義務。”又專門規定了“法律責任”一章?！稒n案法》的貫徹實施，必然要具體地體現在一切單位、部門及其工作人員在檔案方面應該履行的權利與義務的行為之中。

一、強化檔案意識提升管理水平的重要性

強化檔案管理意識是提升學校檔案管理整體水平的重要因素。學校檔案管理水平提升有利于學校建設、教育、教學、科研等工作的發展。教學檔案中會記錄教學、科研過程中出現的難題、關鍵點等。學校檔案管理水平的提升會為學校學術環境建設和科研工作提供依據和資料保障。學校檔案的其他構成部分，例如行政檔案和人員師生檔案的建設管理會為學校發展過程中產生的問題和難處提供解決依據，使學校的發展進程有理可依，有跡可循。

二、現存學校檔案管理的缺陷

目前我國學校工作人員的檔案意識已經有一定程度的提升，當時仍然存在一系列的問題，檔案管理工作的順利進行還有很多工作要做。

（一）學校相關人員檔案意識不強。學校領導對學校檔案管理工作的重視程度對學校整體的檔案工作的順利進行具有重要的作用，目前我國學校高層領導對檔案建設問題的重視程度仍然不夠，導致學校缺乏檔案管理人才、工作人員缺乏檔案管理的服務意識等。相關人員的檔案管理意識不增強便會導致學校檔案體系構成不健全、檔案留存不完整等問題，這會為學校將來進行問題解決時留下難題。學校工作人員檔案意識的提高是發展學校檔案管理的最重要一環，“人”是進行一切工作的動作發出者，如果工作人員不能將本職工作重視起來，檔案管理工作發展的進程將會十分緩慢。

（二）檔案管理技術水平有待加強。學校檔案管理工作存在信息化程度低，數字化能力弱等問題。如今是信息化的時代，也是互聯網時代，檔案管理工作已經能夠順應時代的潮流進行不斷地發展了。目前仍有很多學校的檔案管理工作停留在所有資料都是紙質留存，人工管理的階段。學校加強檔案管理的過程中可能會出現缺乏專業的人才、缺乏培訓學習機制等問題，檔案管理人員相互之間對于檔案管理的經驗交流少，在技術水平不高的情況下會導致檔案管理水平發展緩慢的問題。提升檔案管理水平，重視檔案管理的數字化發展，加強新時期學校檔案管理水平。

（三）學校檔案建設責任意識不高。工作人員的責任意識與上文提到問題比較一致，屬于相關人員的檔案意識，檔案意識可以分成對檔案管理的重視程度和對檔案建設的責任意識問題。工作人員提升學校檔案管理的責任意識能夠自然加強其對檔案管理中產生的細節問題的處理效率和重視程度。在對人員進行培訓的過程中要提升工作人員的檔案管理素養，使其具備檔案相關的基礎知識和能力，只有培養更高的檔案知識素養才能進一步提升檔案管理意識、重視程度和檔案責任意識。

（四）缺乏檔案管理系統。在進行良好的檔案管理工作后，還需要構建檔案管理的完整系統，目前很多學校缺乏檔案管理系統。只有建立起一整套的學校檔案管理系統，才能加快管理步伐，提升整體管理工作效率。建立整套的學校檔案管理系統需要更加專業的人才，也需要加強每個工作環節的連接性，在每個環節連接合理后形成完整的管理體系。

三、提升學校檔案管理水平的途徑

（一）強化檔案管理意識。學校檔案管理的發展離不開人員檔案意識的增強，提升工作人員檔案意識的途徑有很多，例如進行專業人員的培訓工作、聘請專業人員進行講座、加強人員經驗交流等。目前學校檔案管理存在工作人員管理水平分布不均等問題，必須提升整體工作水平，均衡管理水平，整體提升工作人員的檔案意識，加強學校檔案人員的素質水平，提高檔案工作效率。

（二）建立檔案管理系統。隨著社會的發展，學校檔案工作不再是孤立的，已經延伸到學校行政管理的方方面面，而機構的設置、人員的配備、所需經費等，都是構成一個學校檔案管理系統的關鍵，所以整體的系統性越強越強，組織機構內部的工作人員的檔案意識就越強，工作效率就越高。在日常教育教學工作中必須把檔案工作列入議事日程，做到有計劃、有檢查、有總結。建立整套檔案管理系統可以從校外引進高素質人才進行工作，檔案管理系統涉及檔案的錄入、管理、后期維護等環節，目前的檔案管理系統涉及數字化的方面比較多，必須提升相關工作人員的整體素質。

（三）提高檔案管理水平。提升學校的檔案管理整體水平是一項整體性的工作，在工作過程中必須保證檔案管理工作的標準化和高質量，同時注重工作效率與工作質量。學校檔案管理工作要擺正各項工作的服務態度，提高學校檔案的查全率和查準率。在工作中要做到對學校工作的預見性調查，通過對學校各部分人員與整體工作的把握，統一檔案管理的工作環節、統一人員能力與素質，做好有針對性、有目的性的檔案管理工作。

四、結語

提升學校檔案管理工作是學校進行各項工作的保障，能夠為學校發展中出現的難點提供解決方法和歷史資料，檔案管理具有重要的歷史意義。提升檔案管理的重要一環便是提升相關人員的檔案意識，提升人員整體素質素養，培養檔案管理的專業人才。在數字化發展的今天，檔案管理的發展對學校整體運行、規范的構建等工作均具有重要的基礎性作用。

［1］許永生.強化檔案意識 提升管理水平［J］.龍巖學院學報，2011，S1：122-124.