淺談加強檔案整理工作提高檔案管理水平

竇 翔

大慶市讓胡路區人力資源和社會保障局

淺談加強檔案整理工作提高檔案管理水平

竇 翔

大慶市讓胡路區人力資源和社會保障局

檔案管理工作是新時期發展過程中的一項重要工作，本文重點就對檔案管理水平的提高問題進行了詳細的分析，在檔案管理以及整理的過程中應該遵循相應的原則，從而才能促進檔案管理水平的進一步提高，為發展我國的檔案事業做出貢獻。

檔案整理；分類；排列；編目

在對檔案進行管理的過程中的，其中一個重要的環節就是對檔案進行必要的整理，雖然這項工作看似簡單，但卻是一個龐大的工程，因為在檔案館中，擁有大量的檔案資源，相應的成分也是十分復雜的，在完成檔案的收集工作以后，只有分門別類的將檔案整理好，才能保證在今后的工作中讓檔案發揮更加完整的作用。

一、檔案整理應遵循的原則

（一）重視檔案文件的歷史聯系

在對檔案進行整理的過程中，并不是依據個人喜好隨意進行整理的，必須要按照原則辦事，首先就是要遵循一定的歷史聯系，通過歷史聯系將檔案有機的整理在一起，這樣才能便于對其進一步的查找。檔案文件的歷史聯系實際上就是在生產以及處理的過程中在內部形成的一種關聯性，因為在文件中能夠體現出客觀規律，所以只有將其按照固有的聯系結合在一起形成一個整體，才能更加客觀的反映出文件當時的背景。在遵循歷史聯系方面，主要包含以下幾方面的內容。

首先是在來源方面的聯系。在機關內部與組織結構中，文件以單位為形式產生，所以文件與單位之間具有密切的聯系，二者之間的歷史聯系是不可分割的，因此在對檔案文件進行整理的過程中，必須要遵循這種聯系性，保證文件在來源方面的聯系，并且以此為前提條件，將檔案文件的時間、內容以及形式結合在一起，這樣才能更加真實的反映出檔案的真實情況，將檔案作為對歷史的記錄這一優點突出的體現出來。

其次是檔案文件在時間方面具有一定的關聯性，檔案所反映的是客觀存在的活動，具有過程性以及階段性的特點，在對文件進行整理的過程中，應該在保持歷史來源的基礎上，重視在時間方面的來源，按照這樣的方式對檔案進行整理。

此外檔案文件在內容以及形式上也具有一定的關聯性。檔案文件另外的一點特質是對所解決問題的一種記錄，每份檔案文件代表的都是一種特定的活動，所以在內容上存在一定的聯系，在對檔案進行整理的過程中，除了要重視在來源以及時間上的關聯性以外，內容與形式的重視也是十分重要的。檔案文件的形式可以說是在特定情況下帶來的一種作用，所以對于文件的形式而言，也可能具有一定的聯系，這是在進行檔案整理工作中應該注意的問題。

（二）檔案的整理必須便于保管和利用

之所以要對檔案進行整理，主要是為了可以更加便于查找，保管起來也更加方便。所以從歷史聯系的角度對檔案進行整理，這與其要求是相互一致的。但是如果處理不好，兩者之間也會發生矛盾。整理檔案是一項復雜細致的工作，同樣是在保持聯系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法，而有些做法，雖然保持了相互之間的聯系，但可能不便于安全保管和實際利用。

（三）檔案的整理應該充分利用原有基礎

形成和保存下來的檔案，都是歷史文化的產物，它不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了歷來整理和保存檔案的情況和成果。我們要尊重歷史和前人的勞動，在整理檔案的時候，應該充分利用原有的整理基礎。這是多年來實踐證明了的一種可行的辦法，也是科學地組織檔案整理工作的一條原則。重視和利用先前的整理基礎，有利于保持文件之間的歷史聯系，提高檔案整理工作的質量，并且能夠有效地加快整理工作步伐，以適應提供利用的需要。

二、加強檔案整理工作的有效措施

檔案的管理，就是把零散的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統起來。檔案整理工作的內容主要包括：區分全宗、分類、組卷、卷內文件的整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制。這就是案件整理工作的基本程序，又稱整理工作的各環節。上述各項具體工作并不是任何情況下都必須全部做。在檔案館（室）內檔案整理工作的范圍，大致可分為三種情況：

（一）在工作正規的條件下，檔案室接收的是文書處理部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是機關檔案室按照入館要求整理移交的案卷。檔案室和檔案館通常還要對接收的這些檔案，在更大的范圍內，即從整個檔案室和檔案館對檔案合理排放和各種管理的要求，進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，對案卷目錄進行某些加工等等。

（二）對已經整理的檔案進行局部整理。檔案入館（室）以后，經過質量檢查，對顯然不符合整理要求、不便于保管利用的案卷，需要進行加工，以提高質量。同時，隨著時間的推移，檔案材料本身以至檔案整理體系可能會發生一定的變化，也須相應地進行必要的調整。

（三）零散文的整理。由于某些原因，檔案館（室）有時也接收和收集一些零散文件，這就必須進行全過程的整理工作。檔案整理工作，從其各個環節作業的性質上，又可概括為系統化和篇目兩大部分。檔案的系統化包括：區分全宗，分類，組卷，卷內文件的排列，案卷的排列。檔案的編目，種類很多，其中屬于整理工作范圍的編目工作，通常稱作基本編目，種類很多，其中屬于整理工作范圍的編目工作，通常稱作基本編目。它包括：編制卷內文件目錄、備考表，案卷封面的編目，案卷目錄的編制。系統化和編目在進行程序中有所交錯，但也有一定的規律性：系統化——編目——系統化——編目，即區分全宗、分數、組卷、卷內文件的管理——案卷封面的編目——排列案卷——編制案卷目錄。

三、結語

綜上所述，檔案在管理的過程中一定不能忽視對檔案的整理工作，這是在日常檔案建立的過程中一定要進行的內容，是社會發展的必然需要。要想在今后的檔案管理工作中進一步提高其工作水平，就要從基本工作的落實抓起，不斷完善檔案的整理，讓檔案的價值得到更加充分的發揮。

［1］紀慶麗，紀鑫蕾.加強檔案管理基礎工作努力提高現代化管理水平［J］.學術理論與探索，2012年第3期.

［2］賈成芳.柔性管理——高校教學管理的新理念［J］.教學改革與管理，2005年02月.