提高辦公室檔案管理工作效率的思考

陳 騫

山東省日照市疾病預防控制中心 山東日照 276800

提高辦公室檔案管理工作效率的思考

陳 騫

山東省日照市疾病預防控制中心 山東日照 276800

辦公室檔案對于單位或企業都是重要的資料，與辦公室工作密不可分。高效率的檔案管理能夠很大程度上推動單位或企業順利展開工作。在當前社會，信息技術快速發展，傳統的辦公室檔案管理方式已經不符合當前社會的發展。所以，對其進行改革創新十分必要。本文對目前辦公室檔案管理中存在的問題進行了簡單的分析，并提出了提高辦公室檔案管理工作效率的幾點建議，希望能為檔案管理工作提供相應的依據。

辦公室；檔案管理；工作效率

一、引言

在當前的21世紀，是信息技術快速發展的時代。傳統的個辦公室檔案管理方式在當今社會中已經不適用，需要進行改革與創新。計算機信息技術也給檔案管理工作提供了新的發展空間。在過去，辦公室檔案管理系統更加重視“管理”這一過程，而沒有充分對檔案進行利用，查閱檔案的方法也較為落后，雖然很多辦公室對于檔案管理工作提高了重視，效果卻并不顯著。因此，在新時代下，如何做好辦公室的檔案管理，提高工作效率是需要重新思考的熱點問題。

二、當前辦公室檔案管理存在的不足

（一）管理意識較低，管理方式落后。造成辦公室檔案管理存在問題的主要原因就是由于我國當前辦公室檔案管理的相關工作人員的管理意識較低。在檔案管理工作中的很多工作人員都是兼職，專業水平不足，進而影響了工作效率與管理方式，在管理過程中沒有科學的方式，讓檔案管理工作越來越落后。在新時期，也沒有把現代的網絡技術應用到檔案管理中，和時代脫節。

（二）單位或企業沒有重視檔案管理的重要作用。目前辦公室檔案管理工作的進展較慢主要的原因之一就是因為單位或企業沒有認識到檔案管理的重要作用。檔案是單位或企業中一個巨大的隱形資源，如果能夠把它合理地進行使用，能夠促進單位或企業的進一步發展。但是目前很多單位只認為檔案管理就是把這些資料進行保存，沒有重視對檔案的利用。在管理過程中，只做到了“管理”這個形式，并沒有重視這些檔案的價值。造成檔案管理工作的實際意義較低，沒有針對性與實用性。

（三）網絡信息化在檔案管理中使用不足。作為辦公室的檔案管理工作人員，需要把每個時期的不同類型的檔案進行整理，如果工作人員還是使用傳統的管理方式，就無法滿足現代化檔案管理的發展。目前網絡信息化在檔案管理中的使用不足，很多地方還有著信息化檔案和紙質檔案并存、混亂的情況，需要進一步改善。并且，目前辦公室檔案管理網絡信息化的水平還較低，沒有形成一定的規模，這對于檔案的保存與尋找都有著很大的不便。

（四）檔案管理人員專業水平不足。目前由于辦公室的檔案管理工作人員的專業水平較低，導致檔案管理不能符合時代發展的需求。因此，提高管理人員的綜合素質已經十分迫切。信息化時代需要辦公室的檔案管理工作能夠達到信息化，這就對工作人員的素質有了更高達要求。如果專業水平不足，對于檔案管理工作來說有很大的影響。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的建議

（一）建立完善的辦公室檔案管理機制。單位或企業的管理人員要幫助檔案管理工作人員建立完善的辦公室檔案管理機制，讓檔案管理工作能夠發展的更加標準、規范。辦公室的檔案管理與企業的文件有著直接的聯系，所以可以把它們放在一起進行。在管理過程中，設定獨立的檔案管理工作時，把檔案根據不同的時間與類型進行保存，并把文件進行編號，如果需要使用能夠更快的尋找到。并且做好辦公室檔案的保密工作。如果是單位或企業的重要信息應該放在獨立的地方，并且做好有關的記錄，在檔案管理工作需要最少兩個工作人員，方面在工作中做好相互監督與管理，進而讓辦公室檔案工作能夠開展的更加順利。

（二）加強檔案管理工作意識。在進行辦公室檔案管理的工作人員要對管理工作有充分的認識，了解檔案管理的基本理論，改變在管理工作中的功利想法與消極的工作態度。工作人員要積極主動的了解單位或企業目前的運行情況，明確自己的工作職責與工作目標，做好日常工作中檔案的收集與管理，在完成工作后把管理結果上報給管理人員，按照實際情況結合有關部門建立信息溝通平臺，讓檔案管理工作更好的進行。在工作中，不能盲目和隨意的對檔案進行管理，要保證這些資料對單位或企業的進一步發展切實有效。提升檔案管理的工作效率，同時為單位或企業的建設添磚加瓦。

（三）建立辦公室檔案管理數據庫。目前信息化科技在當今社會中已經十分成熟，并且企業的檔案信息量也不斷的提高。過去在檔案管理工作中主要是以手工抄寫與轉錄作為主要的工作，和當今企業的發展需求你已經很難符合。所以，建設一個健全的檔案信息資料庫十分迫切。這是對辦公室檔案管理工作的創新，是新時代進行檔案管理工作的基礎，對于管理工作有著十分重要的作用。使用檔案數據庫能夠方方便檔案的存放與查詢，把傳統的管理工作和高新科技緊密結合，產生網絡化、開發性是數據庫，從根本上讓辦公室檔案管理的工作效率得到提高。

（四）提高辦公室檔案管理人員的專業水平。目前很多單位或企業的辦公室檔案管理工作都有著管理人員的專業水平與綜合素質較低的情況。只要讓管理人員的素質得到提高，才能讓檔案管理工作更好的進行。但是這并不表明要立刻辭退或者改變檔案管理的工作人員。想要提升水平，每個人都需要一個培養的過程。所以，單位或企業要能夠對檔案管理工作人員進行適當的培訓，如果頻繁的調動工作人員，只能讓管理工作的進度與工作質量造成不利的局面。單位或企業要加強對于辦公室檔案管理人員工作的培訓，并且使用不同的方式來促進他們學習新的專業知識，提升其知識的儲備量。并且對于培訓結果定期進行檢查，讓員工有不斷學習，提升自己的意識。

四、結論

綜上所述，辦公室的檔案管理工作作為企業內部管理的主要環節，在單位或企業的管理中的重要性越來越明顯。所以，我們要建設完善的檔案管理機制，提升管理意識，并且有效地使用心悸技術，加強檔案工作人員的培養，從實際上提升辦公室檔案管理的工作效率。

［1］杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考［J］.辦公室業務，2014，05：171-172.